22 février 2022

Mag aan medewerkers van een buitenlands auditkantoor in het kader van een aanvraag van een beursnotering op de US Stock Exchange toegang/inzage gegeven worden tot de werkpapieren die in het kader van de groepsaudit werden opgemaakt door de Belgische commissaris wiens mandaat is afgelopen?

 

  1. De volgende situatie wordt beschreven:

     

    “Wij waren tot en met het boekjaar eindigend op 31 maart 2021 commissaris bij een Belgische vennootschap. Wij hebben dit en voorgaande boekjaren werkzaamheden uitgevoerd in het kader van de groepsaudit volgens instructies van de toenmalige groepsauditor. De groep heeft beslist om een beursnotering aan te vragen op de US Stock Exchange. In deze context heeft de groep een nieuwe groepsauditor aangesteld voor de groep waarvan de Belgische vertegenwoordiger ons mandaat overneemt. De nieuwe groepsauditor heeft zijn Luxemburgs filiaal aangesteld om een audit uit te voeren op de “carve-out and combined financial statements” van het onderdeel van de groep dat de beursnotering zal aanvragen. Deze audit zal gebeuren in overeenstemming met PCAOB-standaarden.

     

    In dit kader vraagt het Luxemburgs auditkantoor inzage in onze werkpapieren van de afgelopen boekjaren eindigend op 31 maart 2021 - 31 maart 2020 – 31 maart 2019 (openingsbalans). Mogen wij medewerkers van het Luxemburgs auditkantoor in dit kader toegang/inzage geven tot onze werkpapieren die wij in het kader van de groepsaudit hebben opgemaakt?”

     

  2. Om deze vraag te beantwoorden, wenst het ICCI te verwijzen naar artikel 86, § 1, 2° en § 2  van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren, dat het volgende bepaalt:

 

Ҥ 1. Artikel 458 van het Strafwetboek is van toepassing op de bedrijfsrevisoren, de geregistreerde auditkantoren, de stagiairs en de personen voor wie zij instaan.

  Buiten de uitzonderingen op de geheimhoudingsplicht waarin dit artikel voorziet, geldt deze plicht evenmin voor: (…)

  2° de mededeling van een attest of van een bevestiging gericht tot een commissaris of een persoon die in een onderneming naar buitenlands recht een gelijkaardige taak als die van commissaris uitoefent, binnen het kader van de hun toevertrouwde controle over de jaarrekening of de geconsolideerde jaarrekening van een onderneming; (…)

§ 2. Wanneer een rechtspersoon een geconsolideerde jaarrekening opstelt, zijn de commissaris van de consoliderende rechtspersoon en de commissarissen van de geconsolideerde rechtspersonen, onderling, bevrijd van het beroepsgeheim, binnen het kader van de hun toevertrouwde controle over de geconsolideerde jaarrekening van een onderneming. Deze bepaling is eveneens van toepassing ten opzichte van een persoon die in een rechtspersoon naar het recht van een land van de Europese Unie of van een derde land, een gelijkaardige taak uitoefent als deze van commissaris. In de zin van huidig lid wordt met de commissaris gelijkgesteld de bedrijfsrevisor die, zonder het mandaat van commissaris uit te oefenen, belast is met de controle over de geconsolideerde jaarrekening.”

 

 

3. Gelet op het voorgaande dienen twee voorwaarden vervuld te zijn om deze uitzonderingen te kunnen toepassen, namelijk:

1. de bestemmeling moet de commissaris van de consoliderende vennootschap zijn; en

2. de informatie moet worden uitgewisseld binnen het kader van de hun toevertrouwde controle over de jaarrekening of de geconsolideerde jaarrekening van een onderneming.

 

 4. De situatie die  wordt geschetst, wordt vaak opgezet door een nieuwe groepsauditor omdat hij/zij denkt hierdoor vlugger inzicht te verkrijgen en minder risico te lopen bij het werk dat in het kader van een nakende beursnotering in de VS moet worden uitgevoerd.

Evenwel is de geschetste situatie geen audit van de geconsolideerde jaarrekening. Het wetsartikel is hierin duidelijk: het moet gaan om de context van een controle van de geconsolideerde jaarrekening. Van zodra de beursnotering een feit is, kan de VS groepsauditor een verzoek indienen om de Luxemburgse auditors in zijn naam en voor zijn rekening toegang te verlenen tot het Belgisch dossier in het kader van de audit van de geconsolideerde rekening.

Ten slotte, op grond van deze beschrijving, lijkt het volgens het ICCI dat de twee voornoemde voorwaarden niet vervuld zijn. Het ICCI is dan ook van mening dat het niet is toegelaten om de werknemers van het Luxemburgs filiaal van de groepsauditor toegang/inzage te geven tot uw werkdossiers.  Bovendien herinnert het ICCI eraan dat de uitzonderingen op het beroepsgeheim strikt dienen te worden geïnterpreteerd.