31 mai 2024

Samenvatting

Wat zijn de uitstel mogelijkheden van de jaarrekening en van de algemene vergadering?

Wat dient de commissaris in dit geval te doen?

 

Résumé

Quelles sont les possibilités de report des comptes annuels et de l’assemblée générale ?

Que devrait faire le commissaire dans ce cas ?

 

Tekst

Vraag:

“Een vennootschap heeft  een ruling aangevraagd m.b.t. hun transfer pricing beleid. De vennootschap is wachtende op de beslissing van de ruling commissie. Deze beslissing zou nog een materiële impact kunnen hebben op de afwikkeling van de cijfers over boekjaar 2023. De beslissing zal mogelijks niet tijdig voor de statutaire Algemene Vergadering plaatsvinden.

Heeft de vennootschap de mogelijkheid de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen tot wanneer de beslissing finaal genomen werd? Kan de Algemene Vergadering ook uitgesteld worden tot meer dan 6 maanden na afsluiting van het boekjaar? Dient de commissaris in deze situatie dan louter een verslag van niet-bevinding op te stellen of dienen wij een onthoudende verklaring af te leveren?”

 

  1. Allereerst, wenst het ICCI op te merken dat de boekhouding op zich dient “een getrouw beeld te geven” op basis van de informatie die door het bestuur gekend is bij de opstelling van de jaarrekening.
    Een voorafgaande fiscale ruling ontheft het bestuursorgaan dus niet van de verplichting om de jaarrekening tijdig op te stellen die voldoet aan dit beginsel van getrouw beeld. Dit betekent niet noodzakelijk het “fiscaal aanvaardbaar beeld”.

     

    In het economisch leven van een onderneming worden er uiteraard constant beslissingen genomen en hypotheses gemaakt die boekhoudkundig moeten worden vertaald. Ab initio is niet alles steeds helder of uitgeklaard. Dit is inherent aan het ondernemen. Bepaalde onzekerheden hebben ook te maken met de fiscaliteit. Op dat vlak moeten er dan ook keuzes gemaakt worden.

    Op zich is er geen reden om “de fiscale onzekerheden” een groter soortelijk gewicht” te geven dan de andere. Het bestuur moet de jaarrekening tijdig opstellen.

     

  2. Indien de fiscale positie afwijkt van het getrouw beeld in de boekhouding, zal dit moeten worden opgelost d.m.v. een aangepaste belastingaangifte, en niet door een gewijzigde jaarrekening. Als er op het moment van het opstellen van de jaarrekening onzekerheid bestaat over de fiscale positie, moet dit indien nodig worden gecorrigeerd door een passende belastingvoorziening.  Bovendien is er in de Toelichting in VOL-kap 6.13 (indien van toepassing of in de vergelijkbare bladzijde bij de andere Modellen van de Balanscentrale, dan wel in de vrije tekst indien er geen specifieke bladzijde in het Model is voorzien) de plicht om verdere toelichting te geven inzake de relatie tussen het boekhoudkundig en fiscale resultaat.

     

  3. Vervolgens, om specifiek op de vraag te antwoorden bestaat er overeenkomstig artikel 3:1, §1 WVV de mogelijkheid voor de vennootschap om de statutaire algemene vergadering eventueel uit te stellen tot maximaal 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. Het advies van het ICCI van 10/06/2021 stelt dat, in principe de statutaire algemene vergadering wordt gehouden op de datum en de plaats die in de statuten van het bedrijf zijn vermeld. Daarentegen kan een buitengewone algemene vergadering beslissen om de gewone algemene vergadering uit te stellen tot zes maanden na het einde van het boekjaar.[1] Een uitstel van meer dan 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar, zelfs na een beslissing van een buitengewone algemene vergadering, zou niet wettelijk zijn.

     

  4. Wat betreft de laatste vraag, verwijst het ICCI naar artikel 3:74 WVV:

     

    “De commissarissen stellen naar aanleiding van de jaarrekening een omstandig schriftelijk verslag op. Met het oog daarop overhandigt het bestuursorgaan van de vennootschap hen de nodige stukken, en dit ten minste één maand of, bij genoteerde vennootschappen, vijfenveertig dagen vóór de geplande datum van de algemene vergadering.”

     

    Indien de voorgeschreven termijn van één maand niet kan worden nageleefd dient de commissaris, overeenkomstig dezelfde bepaling, een verslag van niet-bevinding op te stellen voor zover hij niet in staat is: “om de termijnen na te leven die in onderhavig wetboek zijn voorgeschreven in verband met de terbeschikkingstelling van zijn verslag van commissaris”.

     

    Het boek van het ICCI over het commissarisverslag duidt bovendien aan dat zelfs indien de commissaris weet heeft van het feit dat de algemene vergadering zal worden uitgesteld, het uitbrengen van een verslag door de commissaris aan de algemene vergadering een wettelijke verplichting is in hoofde van de commissaris[2].

     

     

  5. Daarenboven wenst het ICCI te wijzen op de risico’s van strafrechtelijke aansprakelijkheid van het bestuursorgaan indien de termijnen van de onderstaande artikelen niet worden nageleefd:

     

    -        Art. 3:1, §1 tweede lid WVV: “ De jaarrekening moet binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de vennoten verenigd in vergadering of de algemene vergadering.”

     

    -        Art. 3:10 WVV: Wat betreft de neerlegging door het Bestuursorgaan bij de Nationale Bank van België gebeurt “deze neerlegging binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar.”

     

    -        Art 3: 43 WVV: Betreft een geldboete van vijftig tot tienduizend euro voor “de leden van het bestuursorgaan die de artikelen 3:1, § 1, tweede lid, 3:10 en 3:12 overtreden.”

     

    -        Art. 3:74 WVV: “De commissarissen stellen naar aanleiding van de jaarrekening een omstandig schriftelijk verslag op. Met het oog daarop overhandigt het bestuursorgaan van de vennootschap hen de nodige stukken, en dit ten minste één maand of, bij genoteerde vennootschappen, vijfenveertig dagen vóór de geplande datum van de algemene vergadering.”

     

    -        Art 3:97, §1 WVV: “De leden van het bestuursorgaan, directeurs en lasthebbers van vennootschappen die wetens de bepalingen overtreden van hoofdstuk 2 van deze titel met betrekking tot de wettelijke controle op de jaarrekening of van hoofdstuk 3 van deze titel met betrekking tot de wettelijke controle op de geconsolideerde jaarrekening, worden gestraft met geldboete van vijftig euro tot tienduizend euro.”

     

     

  6. [3]Tot slot wil het ICCI nog benadrukken dat een verslag van niet-bevinding niet als gevolg heeft dat een commissaris geen verslag meer moet opstellen. Wanneer hij in staat is om zijn verslag te maken omdat hij de nodige documenten krijgt (bv de jaarrekening) zal de commissaris een nieuw verslag opstellen. Het tweede deel van het verslag zal dan de omstandigheden die tot een laattijdig verslag hebben geleid moeten toelichten, conform de voorschriften van artikel 3:75 WVV.

     

    Mots clés

    approbation des comptes annuels, report des comptes annuels, assemblée générale

     

    Sleutelwoorden

    goedkeuring van de jaarrekening, uitstel van de jaarrekening, algemene vergadering


    [1] Report de l’assemblée générale ordinaire par l’assemblée générale extraordinaire (icci.be)

    [2] icci-2023-nl---online.pdf (zie nr 456)

    [3] Zie icci-2023-nl---online.pdf (nr 465) en advies van het ICCI van 7/07/2021