7 juillet 2021
Est-ce qu’un rapport de carence doit être établi par le commissaire si les documents nécessaires au contrôle des comptes annuels ne peuvent pas être transmis dans les temps, purement et simplement en raison des mesures de confinement imposées par le gouvernement en réponse à la crise COVID-19 ?
« Je suis confronté au problème d’une société, à caractère familial mais en dissension entre actionnaires, qui rencontre des problèmes de clôture au 31 décembre 2020, l’expert-comptable n’ayant pu encore nous fournir les comptes utiles à notre examen de commissaire (sur base volontaire).
La date d’assemblée statutaire est dépassée mais les conditions COVID permettent d’étendre l’assemblée générale jusqu’au 30 juin alors que l’expert-comptable externe nous annonce sa propre clôture au 25 juin, ce qui nous conduirait, après notre examen, à une assemblée générale fin juillet.
Je devrais donc établir un rapport de carence.
Toutefois, il importe à tous les actionnaires, et aux avocats des parties, que j’exprime mon opinion sur les comptes. Un rapport de carence sera donc improductif et ne répondra pas à leur attente. En plus portera préjudicie à la société.
Comment procéder dans ce cas ? ».
« Les comptes annuels doivent être soumis à l'approbation des associés réunis en assemblée ou de l'assemblée générale dans les six mois de la clôture de l'exercice. ».
Par conséquent, étant donné que la clôture d’exercice de la société en question est le 31 décembre 2020, l’ICCI est d’avis qu’une assemblée générale ordinaire tenue en date du 30 juin 2021 pendant laquelle les comptes annuels sont soumis à son approbation, est encore juste à temps ( [1] ).
En principe, l’assemblée ordinaire doit se tenir à la date et au lieu déterminés dans les statuts de la société. Cependant, une assemblée générale tenue jusqu'à six mois après la clôture constituerait une violation des statuts mais non de la disposition légale pénalement sanctionnée. Une assemblée générale après cette date du 30 juin 2021 pendant laquelle les comptes annuels sont soumis à son approbation, par exemple fin juillet 2021, est donc trop tard et en infraction avec l’article 3:1, § 1er, deuxième alinéa précité du CSA.
L’article 3:43, § 1er, 1° du CSA prévoit une sanction pour « les membres de l'organe d'administration qui contreviennent aux articles 3:1, § 1er, alinéa 2, 3:10 et 3:12 ». Cette disposition pénale (une amende de cinquante à dix mille euros) s’applique si les comptes annuels ne sont pas présentés par l’organe d’administration à l'assemblée générale dans les six mois suivant la date de clôture de l’exercice, soit le 31 juin 2021 ( [2] ).
« Les commissaires rédigent à propos des comptes annuels un rapport écrit et circonstancié. A cet effet, l'organe d'administration de la société leur remet les pièces, un mois ou, dans les sociétés cotées, quarante-cinq jours avant la date prévue pour l'assemblée générale.
Si l'organe d'administration reste en défaut de leur remettre ces pièces dans le délai légal visé à l'alinéa 1er, les commissaires émettent un rapport de carence destiné à l'assemblée générale et adressé à l'organe d'administration pour autant qu'ils ne soient pas en mesure de respecter les délais prévus par le présent code en matière de mise à disposition de leur rapport de commissaire. ».
Par conséquent et en se référant à la Communication 2020/04 du Conseil de l’IRE ( [3] ), un rapport de carence doit être établi si l’organe d’administration reste en défaut de remettre au commissaire, dans le délai légal, les documents nécessaires au contrôle des comptes annuels. Cependant, sur base de la même Communication 2020/04 du Conseil de l’IRE, si les documents ne peuvent pas être transmis dans les temps, purement et simplement en raison des mesures de confinement imposées par le gouvernement en réponse à la crise COVID-19, cela peut être considéré comme un cas de force majeure. Le réviseur d’entreprises doit appliquer son jugement professionnel pour déterminer s’il convient, dans les circonstances, de ne pas établir un rapport de carence. Dans ce cas, ce point doit être justifié dans le dossier de travail. La situation peut également être mentionnée dans la seconde partie du rapport du commissaire.
Finalement, l’ICCI voudrait souligner que le rapport de carence n’a pas pour conséquence que le commissaire soit dispensé d’établir son rapport de révision dès l’instant où, ayant reçu les documents requis, il est en mesure de le faire. La seconde partie du rapport devra bien entendu faire état des circonstances qui ont conduit à l’émission tardive du rapport en infraction avec les délais légaux.