La mise à jour du Manuel relatif au système interne de contrôle qualité (norme ISQC 1 et loi du 7 décembre 2016) en 2018 et la publication de l’Avis 2019/04 : Norme ISQC 1 et loi du 7 décembre 2016 : revue de contrôle qualité de la mission et surveillance du système interne de contrôle qualité (monitoring) ont rendu les FAQ sur la norme ISQC 1 obsolètes. Elles ont dès lors été supprimées.
Publié le 26 avril 2018
Réponse:
L’article 17. § 1er de la loi du 7 décembre 2016 requiert que le réviseur d'entreprises constitue un dossier d'audit pour chaque mission révisorale. Le paragraphe 3 du même article spécifie que le dossier d'audit est clos au plus tard soixante jours après la date de signature du rapport d'audit.
Par ailleurs, en vertu de la norme ISA 230 (par. 14), « l’auditeur doit rassembler la documentation d’audit dans un dossier d’audit et compléter la mise en forme finale de ce dossier en temps voulu après la date du rapport d’audit ».
Le délai contraignant pour la mise en forme finale du dossier est de 60 jours maximum et découle de l’article 17 de la loi du 7 décembre 2016. Le réviseur d’entreprises ne peut donc plus s’appuyer sur les modalités d’application de la norme ISA 230 qui mentionnent, quasi à titre d’exemple, (par. A21) qu’un délai approprié pour la mise en forme finale des dossiers d’audit n’excède généralement pas 60 jours après la date du rapport d’audit. Le paragraphe 45 de la norme ISQC 1 énonce par ailleurs que : « Le cabinet doit définir des politiques et des procédures visant à ce que les équipes affectées aux missions complètent en temps voulu la mise en forme finale des dossiers de travail après que les rapports relatifs à la mission aient été finalisés. ».
Par conséquent, il incombe au cabinet de révision de déterminer les procédures de mise en forme finale des dossiers d’audit.
Il n'est sans doute pas inutile de rappeler tout d'abord que le dossier ne doit pas être surchargé de pièces qui n'ont rien à voir avec le contrôle effectué ou qui n'apportent aucune valeur ajoutée à la documentation utile et nécessaire du dossier de travail. Les pièces originales ou fournies par le client seront numérisées ou copiées et annexées en tant que documents au dossier. Toutes les pièces qui sont reprises dans le dossier sont liées via le système d’hyperliens (cross-références) aux documents de travail auxquels elles ont trait. Dans un dossier électronique, les documents externes (fournis par le client ou par des tiers) seront munis d’un nom de document clair, par exemple via un hyperlien à partir de l'index du dossier. De la sorte, il n'y aura pas de pièces « volantes » dans le dossier.
La technique d'archivage devrait reposer sur une méthode efficace et univoque afin d'éviter que des documents ne puissent encore être ajoutés ou ôtés ou que des notes ou mentions ne soient modifiées après la clôture du dossier de travail.Pour un dossier papier, il existe des systèmes de reliure permettant d'atteindre un tel objectif. Pour un dossier électronique, une copie sécurisée (disque dur, CD ROM, système à prévoir dans le software utilisé, …) devrait répondre à l'objectif.
Afin de répondre à l'exigence de la norme ISA 230, le dossier d'audit (papier ou électronique) pourrait disposer, par exemple, d'un index complet des éléments importants constituant le dossier. Ce document serait signé (déclaration sur l’honneur) et daté, par exemple, par le réviseur signataire et responsable du dossier confirmant ainsi la finalisation du dossier, prêt pour être archivé et mentionnant par exemple :
« Conformément à l’article 17§3 de la loi du 7 décembre 2016, la mise en forme finale de ce dossier d’audita été effectuée dans un délai de maximum 60 jours après la date de signature du rapport d'audit et plus aucune modification à ce dossier n’est autorisée :
Signature du gestionnaire du dossier/ Date Signature de l’associé/ Date
La norme ISA 230 par. 16 précise les conditions relatives à la modification de la documentation d'audit existante ou à l’ajout de nouveaux éléments après achèvement de la mise en forme finale des dossiers d'audit. En cas de modifications ou d’ajouts :
o Nature :
o Raisons :
o Fait par / date : »
L’index complet des éléments importants constituant le dossier d’audit pourrait comporter :
• Stratégie générale d’audit
• Calendrier des interventions et dates clés
• Note de synthèse
• Relevé des anomalies
• Lettre de recommandation (Management letter)
• Lettre d’affirmation (Representation letter)
• Balance des comptes généraux
• Comptes annuels
• Rapport de gestion
• Rapport du commissaire
• Procès-verbaux de réunions
• Points en suspens
• Etc.