Non-respect de l’obligation de soumettre les comptes annuels à l'approbation de l'assemblée générale dans les six mois de la clôture de l'exercice (mise à jour le 14/08/2020)

EST-CE QUE L’ICCI PEUT DONNER UN AVIS SUR LA SITUATION STIPULÉE CI-DESSOUS ?

L‘organe d’administration (OA) d'une association a arrêté le 18 décembre 2018 ses comptes clôturés au 30 juin 2018. L'assemblée générale (AG) qui approuvera ces comptes est prévue le 15 janvier 2019. Il est indiqué que les délais par rapport à la mise à disposition des comptes un mois avant l’AG et le rapport du commissaire quinze jours avant l’AG sont respectés. Cependant, le délai de l'approbation par l'AG des comptes annuels dans les six mois de la clôture des comptes n'est pas respecté.

La question est de savoir si le commissaire doit établir un rapport de carence ou s’il doit  seulement attirer l'attention de l’OA sur le respect des articles 92 et 98 du Code des sociétés/ 3:47, §§1 et 7 du Code des sociétés et des associations (ci-après « CSA ») dans un courrier, avec mention dans la seconde partie de votre rapport.

***

1.      L’article 92, §1er du Code des sociétés dispose ce qui suit :

«  Chaque année, les gérants ou les administrateurs dressent un inventaire suivant les critères d'évaluation fixé par le Roi et établissent les comptes annuels dont la forme et le contenu sont déterminés par le Roi. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte des résultats ainsi que l'annexe et forment un tout.

Les comptes annuels doivent être soumis à l'approbation de l'assemblée générale dans les six mois de la clôture de l'exercice.

Si les comptes annuels n'ont pas été soumis à l'assemblée générale dans ce délai, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission. ».

/ L’article 3 :47, §1^er CSA dispose ce qui suit :

«  L'organe d'administration établit chaque année des comptes annuels .

  Les comptes annuels de l'ASBL ou l'AISBL, ainsi que le budget de l'exercice social qui suit l'exercice social sur lequel portent ces comptes annuels, doivent être soumis pour approbation à l'assemblée générale dans les six mois de la date de clôture de l'exercice social.

L'organe d'administration dresse chaque année un inventaire suivant les critères d'évaluation fixés par le Roi et établit les comptes annuels visés à l'alinéa 1er dans la forme et le contenu déterminés par le Roi. »

L’article 98 du Code des sociétés précise quant à lui que :

« Les comptes annuels sont déposés par les administrateurs ou gérants à la Banque nationale de Belgique.

Ce dépôt a lieu dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice.

Si les comptes annuels n'ont pas été déposés conformément à l'alinéa 2, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission. ».

Toutefois, dès lors que la situation décrite concerne une association et non pas une société, il convient plutôt de se référer à l’article 17, §1 et §6, alinéa 1 de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les fondations, les partis politiques européens et les fondations politiques européennes, dont le contenu correspond à celui des articles 92, §1, alinéa 2 et 98 du Code des sociétés :

« Art. 17. § 1er. Chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l'exercice social, le conseil d'administration soumet à l'assemblée générale, pour approbation, les comptes annuels de l'exercice social écoulé établis conformément au présent article, ainsi que le budget de l'exercice suivant.[…]

§6. Dans les trente jours de leur approbation par l'assemblée générale, les comptes annuels des associations visées au § 3, sont déposés par les administrateurs à la Banque Nationale de Belgique. […] ».

/ L’article 3:47, §8 CSA précise quant à lui que :

« Dans les trente jours de leur approbation par l'assemblée générale, les comptes annuels des ASBL ou AISBL autres que celles qui à la date du bilan du dernier exercice clôturé ne dépassent pas plus d'un des critères visés au paragraphe 2 sont déposés par les administrateurs à la Banque nationale de Belgique.

  Sont déposés en même temps et conformément à l'alinéa 1er:

  1° un document contenant les nom et prénom des administrateurs et, le cas échéant, des commissaires en fonction;

  2° le cas échéant, le rapport du commissaire;

  3° le cas échéant, le rapport de gestion.

  Le Roi détermine les modalités et conditions du dépôt des documents visés aux alinéas 1er et 2, ainsi que le montant et le mode de paiement des frais de publicité. Le dépôt n'est accepté que si les dispositions arrêtées en exécution du présent alinéa sont respectées.(…) »

Enfin, l’article 143 du Code des sociétés, qui s’applique également aux associations en vertu de l’article 17, §7 de la loi du 27 juin 1921, dispose que :

« Les commissaires rédigent à propos des comptes annuels un rapport écrit et circonstancié. A cet effet, l'organe de gestion de la société leur remet les pièces, un mois ou, dans les sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché visé à l'article 4, quarante-cinq jours avant la date prévue pour l'assemblée générale.

Si l'organe d’administration reste en défaut de leur remettre ces pièces dans le délai légal visé à l'alinéa 1er, les commissaires émettent un rapport de carence destiné à l'assemblée générale et adressé à l'organe d‘administration pour autant qu'ils ne soient pas en mesure de respecter les délais prévus par le présent code en matière de mise à disposition de leur rapport de commissaire.».

/ Enfin, l’article 3:74 du Code des sociétés, qui s’applique également aux associations en vertu de l’article 3:98, §2 CSA, dispose que :

« Les commissaires rédigent à propos des comptes annuels un rapport écrit et circonstancié. A cet effet, l'organe d’administration de la société leur remet les pièces, un mois ou, dans les sociétés cotées, quarante-cinq jours avant la date prévue pour l'assemblée générale. 

Si l'organe d’administration reste en défaut de leur remettre ces pièces dans le délai légal visé à l'alinéa 1er, les commissaires émettent un rapport de carence destiné à l'assemblée générale et adressé à l'organe d’administration pour autant qu'ils ne soient pas en mesure de respecter les délais prévus par le présent code en matière de mise à disposition de leur rapport de commissaire. ».

2.      L’ICCI se réfère à la dernière mise à jour de l’ouvrage de l’ICCI intitulé « Le rapport du commissaire », disponible sur le site de l’ICCI[1] :

« L'émission du rapport de carence est liée aux délais en rapport avec la mise à disposition du rapport du commissaire. Les actionnaires, les titulaires d’obligations, de warrants et de certificats émis avec la coopération de la société doivent, conformément à l'article 553 du Code des sociétés, pouvoir prendre connaissance au siège de la société du rapport du commissaire quinze jours avant l'assemblée générale ou, en cas de sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché visé à l'article 4, dès la publication de la convocation à l'assemblée.

Si l'organe de gestion omet par conséquent de remettre les comptes annuels au commissaire un mois (ou 45 jours en cas de sociétés cotées) avant l’assemblée générale, le commissaire doit déterminer s'il sera en mesure de respecter les délais de mise à disposition de son rapport. Si ce n'est pas le cas, il devra émettre un rapport de carence conformément à l’article 143, deuxième alinéa du Code des sociétés. Il est donc recommandé que le commissaire, dès qu'il constate que l'organe de gestion ne lui a pas remis les comptes annuels à temps, en informe immédiatement et par écrit l'organe de gestion de son obligation conformément à l’article 143, deuxième alinéa du Code des sociétés. ».[2]

À cet égard, il est important de noter que la date de l’assemblée générale dont il est question dans les extraits ci-dessus, ainsi que dans l’article 143/ 3:74 CSA, est la date de l’assemblée générale statutaire puisque les sociétés sont tenues de prévoir le jour de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes annuels sont approuvés dans leurs statuts (art. 69, 12° C. Soc./ art. 2:8, §2, 13° CSA).

Le même raisonnement s’applique dans le cas d’un audit d’une association ou d’une fondationsoumise à la loi du 27 juin 1921/au Code des sociétés et des associations.[3] Toutefois, dans les associations, la date de l’assemblée générale ne doit pas nécessairement être prévue dans les statuts (art. 2 de la loi du 27 juin 1921/ 2:8, §2 a contrario CSA).

Pour répondre à votre question, il conviendrait donc de distinguer la situation où les statuts de l’association concernée prévoient une date pour l’assemblée générale (AG) de la situation où les statuts n’en prévoient pas.

3.      Si les statuts de l’association concernée prévoient une date pour l’AG, cette AG statutaire ne peut en aucun cas être prévue plus de six mois après la clôture de l’exercice, en application de l’article 17, §1er de la loi du 27 juin 1921/ 3:47, §1^er CSA.

Il y a donc lieu de se référer à la date prévue dans les statuts pour déterminer le délai d’un mois.  Dans la situation décrite, les comptes ont été clôturés au 30 juin. Cela signifie donc que, statutairement, l’AG statutaire ne pouvait être prévue plus tard que le 31 décembre. Dans cette hypothèse et face à ce délai butoir ultime, les comptes auraient donc dû être mis à la disposition du commissaire au plus tard le 30 novembre (respect du délai d’un mois) et le commissaire aurait dû rendre son rapport disponible au plus tard le 15 décembre (délai de quinze jours). Or, le conseil d’administration n’a arrêté les comptes qu’au 18 décembre 2019. Dans la situation décrite, si la date de l’AG ordinaire est prévue dans les statuts, les délais d’un mois et de quinze jours n’auraient en aucun cas pu être respectés.

Par conséquent, l’ICCI est d’avis que dans ce premier cas de figure, un rapport de carence aurait dû être établi et adressé à l’organe d’administration en priant ce dernier de communiquer son rapport de carence aux associés.

4.      Si les statuts de l’association concernée ne prévoient pas de date pour l’AG, il y a lieu de se référer conjointement à l’article 17, §1er de la loi du 27 juin 1921/ 3:47, §1^erCSA (six mois après la clôture de l’exercice) et à l’article 143du Code des sociétés / 3:74 CSA (délai légal de remise des pièces). 

Comme décrit au paragraphe précédent, les comptes auraient donc dû être mis à la disposition du commissaire au plus tard le 30 novembre (respect du délai d’un mois) et le commissaire aurait dû rendre son rapport disponible au plus tard le 15 décembre (délai de quinze jours).

Par conséquent, l’ICCI est d’avis que dans ce second cas de figure, un rapport de carence aurait dû également être établi et adressé à l’organe d’administration en priant ce dernier de communiquer son rapport de carence aux associés.

5.      Enfin, l’ICCI est d’avis que dans les deux cas de figure présentés ci-avant, le non-respect de l’article 17, §1er et §6, alinéa 1er / 3 :47, §1^er et §7, al.1^er CSA doit être mentionné dans la seconde partie du rapport du commissaire.

[1] V. Cordonnier, S, Delaunay, F. Fank, (e.a.), Le rapport du commissaire, version provisoire, ICCI, 2019-XX, 31 mars 2019, cf. https://doc.icci.be/fr/Documents/publications/modeles-de-documents/rapport%20de%20commissaire%202019/FR-ICCI-Rapport-commissaire-mars-2019.docx.

[2] V. Cordonnier, S, Delaunay, F. Fank, (e.a.), Le rapport du commissaire, version provisoire, ICCI, 2019-XX, 31 mars 2019, p. 253, n° 374.

[3] V. Cordonnier, S, Delaunay, F. Fank, (e.a.), Le rapport du commissaire, version provisoire, ICCI, 2018-XX, 30 mars 2018, p. 254, n° 378.