Droit d’information individuel des administrateurs (mise à jour le 18/08/2020)

19 avril 2017

EST-CE QUE L’ICCI PEUT DONNER UN AVIS À LA QUESTION MENTIONNÉE CI-DESSOUS ?

 

Les droits individuels de contrôle des actionnaires sont réglés par l’article 166 du Code des sociétés / 3:101 du Code des sociétés et des associations. En ce qui concerne les administrateurs, la doctrine juridique admet qu’un administrateur dispose d’un « droit individuel d’information » mais le contour et les limites de ce pouvoir ne sont pas très précis. Un administrateur peut-il, à votre avis, demander copie des contrats de management des membres du Comité de direction ? Un administrateur peut-il demander à ce qu’un PC de la société lui soit mis à disposition avec mot de passe permettant ainsi l’accès à toutes les informations ?

 

1.Avant de répondre à la question, il convient de noter que les droits d’investigation et de contrôle individuels conférés aux associés par l’article 166 du Code des sociétés / 3 :101 du Code des sociétés et des associations (ci-après « CSA »), qu’on mentionne dans la question, ne le sont que dans le cas où aucun commissaire n’est nommé.

 

2. Bien qu’aucune disposition du Code des sociétés/ Code des sociétés et des associations ne consacre le droit de l’administrateur à obtenir des informations concernant la société qu’il administre, doctrine et jurisprudence reconnaissent depuis plusieurs années l’existence d’un droit d’investigation individuelle dans son chef. [1] Trois fondements à ce droit ont été dégagés par la doctrine :

a)      Dès lors que les administrateurs sont appelés à prendre collégialement des décisions concernant la société, chacun de ces administrateurs doit être en mesure de le faire en connaissance de cause. Le droit d’information individuelle des administrateurs est donc inhérent au processus décisionnel collégial ;  [2]

b)      Le droit d’investigation individuelle est également la conséquence logique et nécessaire de la responsabilité individuelle qui pèse sur chacun des administrateurs en vertu de l’article 528 du Code des sociétés/ 2 :56 CSA. En effet, il parait normal que l’administrateur puisse individuellement avoir accès aux informations nécessaires afin d’éviter de prendre des décisions nuisibles à la société qui, par voie de conséquence, engageraient sa responsabilité ; [3]

c)      Enfin, certains auteurs considèrent que le droit d’investigation individuelle des administrateurs peut être déduit de la comparaison de la situation entre les administrateurs et les commissaires. Si les commissaires disposent d’un pouvoir d’investigation individuelle (en ce compris lorsqu’ils forment un collège) alors qu’ils exercent uniquement une mission de contrôle, ce même pouvoir doit a fortiori être accordé aux administrateurs qui sont chargés de la gestion de la société.  [4]

3. Le droit d’investigation individuel reconnu dans le chef des administrateurs n’est toutefois pas absolu. Il s’étend à toute la gestion de la société, dans tous ses aspects, mais ne peut être exercé que dans le respect de l’intérêt social.  [5]  Ainsi, la doctrine a dégagé quatre critères permettant de dessiner les limites de ce droit :

 a)      Le critère de la finalité : la demande d’information doit être utile et de nature à permettre à l’administrateur de remplir sa tâche,  toujours dans  le cadre de l’intérêt social ;

b)      Le critère de la proportionnalité : la demande d’information ne doit pas déranger ou empêcher le bon fonctionnement de la société (par exemple lorsqu’une demande de renseignement est adressée à des membres du personnel, et met ce personnel inutilement en émoi). Elle ne doit pas entraîner pour la société des charges totalement disproportionnées (frais...) au regard de l’avantage que pourra retirer l’administrateur de l’information fournie ;

c)      Le critère du risque de conflit d’intérêt : la demande d’information ne peut concerner des domaines dans lesquels l’administrateur demandeur a lui-même des intérêts opposés à ceux de la société ;

d)      Le critère de l’abus de droit : la demande d’information doit poursuivre un but légitime. Si les autres administrateurs ont de bonnes raisons de penser que la divulgation de l’information risque d’entraîner un dommage important pour la société (par exemple parce que l’administrateur demandeur d’information représente un actionnaire minoritaire qui détient une société concurrente), l’information pourra être légitimement retenue. Il est cependant clair que si le conseil d’administration craint que la société ne subisse un dommage important de par les agissements de l’administrateur demandeur, il doit en tirer les conséquences, et convoquer l’assemblée générale en vue d’envisager la révocation de l’administrateur en question.».  [6]

4. Déterminer si l’exercice du droit d’investigation individuelle d’un administrateur est légitime ou non est donc une question de faits qui nécessite une appréciation in concreto des circonstances de l’espèce au regard des critères repris ci-dessus.

Par conséquent, il semble difficile à l’ICCI de répondre à la question dès lors que l’ICCI ne dispose que de l’objet des demandes d’information de l’administrateur en question, sans connaitre les circonstances entourant ces demandes.

Sous réserve de ce qui précède et sans connaître les faits et circonstances précis des deux demandes mentionnées dans votre question, nous sommes d’avis qu’il n’y a aucune raison de croire a priori que celles-ci ne seraient pas légitimes et raisonnables.

5. L’ICCI souhaite néanmoins attirer l’attention sur le caractère confidentiel de toute information qu’un administrateur recueille dans l’exercice de son mandat. Pour renforcer ce caractère confidentiel, la signature d’une clause de confidentialité par chaque administrateur est à recommander, surtout dans des grandes structures disposant de nombreux administrateurs représentant des intérêts différents et parfois opposés.

6. Enfin, il convient de noter que la doctrine considère généralement que l’administrateur demandeur d’information a non seulement le droit de prendre connaissance d’un document, mais également le droit d’en prendre copie. ( [7] )

 

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 [1] J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A.O.R., n° 1, 2007, pp. 54 et 57 ; B. Feron et J. Meunier, « La « double casquette » de l’administrateur de société anonyme », J.T., n° 5983, 2000, p. 696 ; B. Tilleman, L’administrateur de sociétés, Bruxelles, la Charte, 2005, pp. 482-483 ainsi que les nombreuses références reprises aux notes de bas de page 48 à 51 ; H. Olivier et K. Deboek, Vademecum de l’administrateur de société anonyme, 5ème éd., Creadif, Bruxelles,  1996, p.46.

 [2]   B. Tilleman, L’administrateur de sociétés, Bruxelles, la Charte, 2005, p. 483 ; J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A.O.R., n° 1, 2007, pp. 57-58 ; B. Feron et J. Meunier, « La « double casquette » de l’administrateur de société anonyme », J.T., n° 5983, 2000, p. 696.

 [3]  B. Tilleman, L’administrateur de sociétés, Bruxelles, la Charte, 2005, p. 484 ; J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A.O.R., n° 1, 2007, p. 58.

 [4] B. Tilleman, L’administrateur de sociétés, Bruxelles, la Charte, 2005, p. 485 ; J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A.O.R., n° 1, 2007, p. 58.

[5]  J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A.O.R., n° 1, 2007, p. 59.

[6]  J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A.O.R., n° 1, 2007, p. 59, qui reprend les critères proposés par B. Tilleman (B. Tilleman, L’administrateur de sociétés, Bruxelles, la Charte, 2005, p. 485 ; J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A. O.R., n° 1, 2007, pp. 489-491).

 [7] J.-L. Devogele, « L’administrateur de la société anonyme et son rapport individuel à l’information : droit d’investigation et devoir de discrétion », D.A.O.R., n° 1, 2007, pp. 59-60.