Dissolution et liquidation en un seul acte et date du rapport de commissaire / Ontbinding en vereffening in één akte en datum van het commissarisverslag (24-055)

16 décembre 2024

Samenvatting

Ter aanvulling op de werkzaamheden in verband met artikel 2:71 van het WVV, is een commissarisverslag vereist over de jaarrekening die door de algemene vergadering moet worden goedgekeurd op de dag van de notariële akte?

Résumé

En complément aux travaux liés à l'article 2:71 du CSA, faut-il une opinion de commissaire sur les comptes annuels à approuver par l'assemblée générale au jour du passage devant notaire ?

Tekst

1. De volgende situatie wordt beschreven:

“Een vennootschap waar het boekjaar eindigt per 31.01.2025 zal naar de notaris gaan voor de vereffening in één akte op 15.01.2025 - de staat activa en passiva zal worden opgemaakt per 31.10.2024. De benoemde commissarissen van voormelde vennootschap (holding-entiteit) controleren de staat activa en passiva per 31.10.2024. Echter is de datum van notariële akte, conform artikel 2:70 WVV, het einde van een boekjaar en bijgevolg zal er een jaarrekening moeten worden opgemaakt en vervolgens worden neergelegd.

Op basis van het advies d.d. 05.01.2021 “Ontbinding en sluiting van de vereffening in één akte – roerende voorheffing en liquidatieboni – Dissolution et clôture de liquidation en un seul acte – précompte mobilier et boni de liquidation” is het ICCI van oordeel dat, in het geval van een ontbinding en vereffening in één akte, de jaarrekening in de finale vorm beschikbaar moet zijn op de Algemene Vergadering die tot ontbinding en vereffening beslist. Quid van het commissarisverslag? Volgens voorgaande commissaris kan er geen commissarisverslag worden opgemaakt over een jaarrekening die in finale vorm beschikbaar is daar de akte – en bijgevolg het einde van het boekjaar – altijd later zal zijn dan de datum waarop de jaarrekening in finale vorm werd aangeleverd.

Daarnaast stelt het advies d.d. 25 juli 2014 “Ontbinding en vereffening in één akte - Gemeenschappelijk bericht IBR - IAB – KFBN” in punt “3. Buitengewone algemene vergadering tot ontbinding, vereffening en sluiting van de vereffening (CVBA, Comm. VA, BVBA, NV)” dat er op datum van de notariële akte voorzien dient te worden in de beëindiging van het mandaat van het bestuursorgaan en in voorkomend geval van de commissaris. Gelet op het gemeenschappelijk bericht, dient er dan de facto een verslag commissaris te zijn op datum van de notariële akte of wordt het mandaat van de commissaris op datum van de notariële akte beëindigd, waardoor er geen verslag dient te worden opgemaakt over de periode tot en met de datum van notariële akte? Indien dit niet het geval is, zijn er dan nog enige formaliteiten die dienen te worden volbracht (bv. melding aan het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren (CTR))?”

1. Het ICCI wenst te verwijzen naar het ICCI-advies “Ontbinding en vereffening in één akte” van 9 juli 2021 en naar het CBN-advies 2022/06, Verslaggeving bij onmiddellijke sluiting van de vereffening van een vennootschap, dat een voorbeeld met een tijdslijn bevat. De redenering kan als volgt worden samengevat:

    

   -          artikel 2:70, laatste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna: “WVV”) bepaalt dat: “De ontbinding heeft de afsluiting van het boekjaar tot gevolg”;

   -          aangezien er geen uitzondering op dit principe is voorzien voor de procedure van onmiddellijke sluiting van de vereffening, is het ICCI van mening dat een jaarrekening en een commissarisverslag over deze jaarrekening – dus aanvullend op de werkzaamheden met betrekking tot artikel 2:71, § 1, laatste alinea van het WVV – moeten worden opgesteld;

   -          de stukken die in het kader van deze procedure bezorgd moeten worden aan de aandeelhouders, waaronder de verslagen van de commissaris, dienen samen met de oproepingsbrief van de algemene vergadering te worden verstuurd.

    

   In deze context verwijst het ICCI in het bijzonder naar randnummer 10 van het hierboven genoemde CBN-advies, dat stelt:

   “Het opstellen van dergelijke jaarrekening voor het boekjaar dat eindigt met de ontbinding en vereffening in één akte is geen sinecure vermits op de dag van de ontbinding en vereffening de betrokken jaarrekening reeds beschikbaar moet zijn met alle noodzakelijke elementen tot op die dag. Naar de mening van de Commissie zal dit best praktisch zo worden georganiseerd door het bestuursorgaan van de vennootschap middels het in acht nemen van een “standstill” tussen de datum waarop de jaarrekening moet beschikbaar zijn voor de commissaris, en de datum van de algemene vergadering die de ontbinding en vereffening in één akte zal behandelen.”

    

   In casu, is 15 januari 2025, de datum van de algemene vergadering en van de notariële akte. Dit is dienvolgens ook de datum van de afsluiting van het laatste boekjaar (d.w.z. 1 februari 2024 – 15 januari 2025). Het bestuursorgaan dient de nodige stukken aan de commissaris minstens één maand op voorhand over te maken, hetzij tegen 15 december (art. 3:74 WVV). De commissaris heeft dan twee weken om zijn verslagen op te stellen want ze moeten tijdig medegedeeld worden aan de leden van het bestuursorgaan (samen met de oproepingsbrief).

    

   Om ervoor te zorgen dat alle termijnen worden gerespecteerd, moet men rekening houden met twee periodes in de drie maanden en de datum van de algemene vergadering en de notariële akte:

   1. een periode waarin de boekingen nog dienen te gebeuren; en
   2. een “standstill-periode”, waarin er geen enkele boekhoudkundige beweging mag gebeuren.

      Dit stelt het bestuursorgaan in staat om de jaarrekening op te stellen vóór de datum van de Algemene Vergadering en de notariële akte.

      Het ICCI herinnert er aan dat er geen afwijking van de wettelijke procedure mogelijk is, zelfs als de situatie die ter goedkeuring wordt voorgelegd vergelijkbaar (of bijna vergelijkbaar) is met de tussentijdse situatie die wordt verstrekt in het kader van artikel 2:71 van het WVV. Daarom is de afsluiting van de vereffening in één akte alleen mogelijk in uiterst eenvoudige gevallen waarin alle handelingen kunnen worden afgesloten zodat de documenten tijdig aan de algemene vergadering kunnen worden voorgelegd. In alle andere gevallen is het noodzakelijk om de gewone vereffeningsprocedure (in twee stappen) te volgen. Het ICCI herinnert er ook aan dat de jaarrekening de consignatie van onbetaalde schulden moet laten schijnen. Ten slotte, geeft het ICCI aan dat, afhankelijk van de feitelijke omstandigheden, dit een impact kan hebben op de verklaring van de commissaris, wat in dit advies niet behandeld werd.
      

       

      Sleutelwoorden

      ontbinding en vereffening in één akte - commissarisverslag - bijzondere opdrachten in het wetboek van vennootschappen

       

      Mots clés

      dissolution et liquidation en un seul acte - rapport du commissaire - missions particulières du Code des sociétés