Dispense de convocation du commissaire à l’assemblée générale (mise à jour législative le 05/07/2019)

25 novembre 2009

Une dispense de convocation du commissaire à l’assemblée générale est-elle légalement concevable ?

 

Pour répondre à la question, l’ICCI renvoie notamment au livre de Mesdames P. Hainaut-Hamende et G. Raucq, Les sociétés anonymes- Constitution et fonctionnement (Larcier, 2005, p. 602, n° 469) :

 

« Les règles légales de convocation sont impératives; les statuts ne peuvent y déroger. Ils peuvent prévoir des délais plus longs, mais raisonnables. ».

 

Par conséquent, l’ICCI peut  déduire ce qui suit :

 

Une dispense de convocation, signée par le commissaire, est envisageable (voir article de Mme K. Vorlat et Mr. C. Michiels, Oproepen en Opgeroepen worden, D.A.O.R., 2000‑2001, p. 10 dont la traduction suit : « En présence de toutes les personnes convoquées, l’assemblée générale peut, sur décision unanime, déroger aux formalités de convocation. En ce qui concerne les administrateurs, ils peuvent aussi, préalablement (par exemple, lors du conseil d’administration qui décide de la convocation de l’assemblée générale), renoncer à leur droit d’être convoqué. »).

 

Par analogie à ce qui est prévu pour les administrateurs, l’ICCI est d’avis que les commissaires peuvent également renoncer à ce droit. Selon Madame Sophie Maquet, dans Actualités en droit des sociétés,  publié en 2007 chez Larcier, on peut lire à la page 46 : « La pratique a systématiquement recours aux renonciations par les administrateurs et commissaires aux formalités de convocation. ».

 

Un modèle de formulaire de renonciation est joint à la page 59 du périodique mentionné ci-dessus (voir ci-après). Ce modèle précise qu’il ne s’agit que d’une renonciation à la formalité de convocation, non à la convocation elle-même, qui est simplement faite par un autre moyen que celui prévu par l’article 533 du Code des sociétés / 7:127 du Code des sociétés et des associations et ce conformément à l’exception prévue in fine du 3^ème alinéa de l’article en question.

 

Le recours à cette technique ne paraît dès lors pas constituer une infraction au Code des sociétés (et des associations) qui devrait être dénoncé par le commissaire, a fortiori si celui-ci a accepté la dispense.

 

 

Formulaire de renonciation

 

 

A remettre au plus tard dûment complété et signe le jour de l’acte.

 

Le soussigné, Administrateur / Commissaire de la société anonyme dénommée ………………….déclare par la présente avoir pris connaissance de l’assemblée générale extraordinaire de la société suscitée qui se tiendra le …………. et dont l’ordre du jour est le suivant :

 

Le soussigné se considère valablement convoqué.

 

En outre, le soussigné, ayant connaissance des formalités et des délais de convocation d’une assemblée générale prescrits par l’article 533 du Code des sociétés / 7:127 du Code des sociétés et des associations, déclare :

 

–      renoncer expressément et irrévocablement aux formalités de convocations et de délais, ainsi qu'à la mise à disposition des documents prévus par les articles 533 et 535 du Code des sociétés / 7:127 et 7 :132 du Code des sociétés et des associations;

–      renoncer expressément et irrévocablement à toute action en nullité pour irrégularité de forme conformément aux articles 2:42, 1°, et 2:44 du Code des sociétés et des associations.

 

Fait à …………………….. , le ……………. 20....