8 avril 2020
En cette période de confinement, si vous avez la possibilité de contracter une nouvelle mission, la procédure d’identification du client en « face to face » ne sera éventuellement pas possible.
Dans ce cadre, nous vous rappelons avant tout les règles édictées par le manuel Anti-blanchiment de l’ICCI :
« Lorsque le client n'est pas physiquement présent, c'est-à-dire dans la perspective de la vérification de l'identification à distance, le professionnel doit prendre des dispositions adéquates. La vérification pourra être réalisée :
a. soit au travers d'une identification face-à-face ultérieure, dans un délai raisonnablement court ;
b. soit au moyen de la carte d'identité électronique (belge ou étrangère) ;
c. soit au moyen d'un certificat qualifié.
Il est important que le cabinet se demande si le client ne recourt pas à cette procédure d'identification à distance afin de dissimuler sa véritable identité. Ce risque pourra s'avérer d'autant plus élevé si la relation nouée se veut ponctuelle.
Dans tous les cas, la vérification pourra être valablement opérée en prenant en outre copie de tout autre document résultant de recherches complémentaires au travers de moteurs de recherche et d'analyse mis à disposition par des sources indépendantes ou officielles, ou au moyen de statuts, de publications, de listes de mandats internationaux, pour autant que :
a. le client présente un risque faible ou standard de BC/FT,
b. l'identification soit opérée en vue de nouer la relation d'affaires,
c. ce document soit pertinent et vraisemblable.
Par ailleurs, le cabinet peut adopter un certain nombre de mesures spécifiques complémentaires visant à corroborer les données d'identification du client et améliorer la connaissance qu'il a de ce dernier. Ces mesures sont :
- demander au client un ou plusieurs documents complémentaires tels qu'une déclaration fiscale, un passeport, un permis de conduire, une carte de sécurité sociale,... ;
- procéder à des recoupements au moyen de sources étrangères fiables telles que des sources externes indépendantes ou des moteurs de recherche et d'analyse ;
- procéder, le cas échéant, à l'envoi de courriers nominatifs et assurer un suivi des retours de courrier. »
Cependant, dans cette période de COVID-19, il existe également des alternatives pour communiquer par vidéoconférence. Il est impératif que les informations qui visent à vérifier l’identité à distance soient obtenues auprès d'une source fiable. Les processus d’identification électronique (par exemple par le biais d’une vidéoconférence et par le scan de la carte d’identité recto/verso) pourraient être considérés comme une source fiable s’il sont protégés contre la fraude et l'utilisation abusive, et s’ils peuvent fournir un niveau d'assurance adéquat visant à démontrer que la personne qui revendique une identité particulière est effectivement cette personne. Bien entendu, cette méthode alternative ne peut être appliquée que temporairement par les réviseurs d’entreprises - pendant la période de confinement - faisant preuve de scepticisme professionnel et dans la mesure où le client présente un faible risque de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme.