10 juni 2021
Quelles sont les conséquences d’un report de l’assemblée générale ordinaire par l’assemblée générale extraordinaire sur le plan des délais légaux pour l'arrêt des comptes par l’organe d’administration et de la remise du rapport du commissaire ?
« Notre client [une SA] a tenu une assemblée générale extraordinaire plus d'un mois avant l'assemblée générale statutaire. Tous les actionnaires étaient présents et/ou représentés à cette assemblée générale. Elle a décidé à l'unanimité d'une autre date pour l'assemblée générale ordinaire de 2021. Statutairement, l'assemblée doit se tenir le 21/05/2021. Cette décision prévoit une assemblée générale ordinaire en date du 30/06/2021 sans changer la date prévue dans les statuts. Dès lors, nous nous interrogeons sur les délais légaux pour l'arrêt des comptes par le conseil d’administration (CA) et la remise de notre rapport.
Le rétroplanning doit-il se faire sur base de la date statutaire ou sur base de la date décidée par l’assemblée générale extraordinaire (AGE) ? Par ailleurs, qu'en est-il concernant l'émission d'un éventuel rapport de carence ? Quelle est l'utilité d'un rapport de carence un mois avant la date prévue par les statuts si l'AGE a décidé à l'unanimité de postposer l’assemblée générale ordinaire (AGO) pour laisser plus de temps au CA pour la préparation des comptes annuels, avant même que ce dernier soit en défaut ? Quelle attitude prendre si le CA refuse de présenter le rapport de carence à l'assemblée générale car ce dernier défend qu'il ne soit pas en défaut et que son délai de remise des comptes est le 31 mai 2021 ? Quel risque est-ce que cela entraine au niveau de sa responsabilité ? ».
« Les comptes annuels doivent être soumis à l'approbation des associés réunis en assemblée ou de l'assemblée générale dans les six mois de la clôture de l'exercice. ».
Par conséquent, en supposant que la clôture d’exercice de la SA en question est le 31 décembre 2020, l’ICCI est d’avis qu’une assemblée générale ordinaire tenue en date du 30 juin 2021 où les comptes annuels sont soumis à son approbation, est encore juste à temps.
En principe, l’assemblée ordinaire doit se tenir à la date et au lieu déterminés dans les statuts de la société. Cependant, une assemblée générale extraordinaire (AGE) peut décider que la tenue de cette assemblée générale ordinaire soit reportée jusqu’à six mois après la clôture de l’exercice.
« Les commissaires rédigent à propos des comptes annuels un rapport écrit et circonstancié. A cet effet, l'organe d'administration de la société leur remet les pièces, un mois ou, dans les sociétés cotées, quarante-cinq jours avant la date prévue pour l'assemblée générale.
Si l'organe d'administration reste en défaut de leur remettre ces pièces dans le délai légal visé à l'alinéa 1er, les commissaires émettent un rapport de carence destiné à l'assemblée générale et adressé à l'organe d'administration pour autant qu'ils ne soient pas en mesure de respecter les délais prévus par le présent code en matière de mise à disposition de leur rapport de commissaire. ».
Etant donné que la date prévue pour l’assemblée générale est – après la décision unanime de l’AGE où tous les actionnaires étaient présents et/ou représentés – le 30 juin 2021, le commissaire doit seulement émettre un rapport de carence si l’organe d’administration reste en défaut de lui remettre ces pièces un mois avant la date prévue pour l’assemblée générale, soit le 31 mai 2021 ( [1] ).
Par conséquent, l’ICCI estime que le rétroplanning doit se faire sur la base de la date décidée par l'AGE et le commissaire ne doit pas émettre un rapport de carence avant le 31 mai 2021. L’ICCI pense que cela n’entraîne aucun risque au niveau de la responsabilité de l’organe d’administration tant que les comptes annuels sont soumis à l’approbation de l'assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice, soit le 30 juin 2021.
L’article 3:43, § 1er, 1° du CSA prévoit une sanction pour « les membres de l'organe d'administration qui contreviennent aux articles 3:1, § 1er, alinéa 2, 3:10 et 3:12 ». Cette disposition pénale (une amende de cinquante à dix mille euros) ne s'applique pas si les comptes annuels sont présentés par l'organe d’administration à l'assemblée générale dans les six mois suivant la date de clôture de l’exercice ( [2] ).
D’abord, dans l’article 3:75, § 1er, 9°, deuxième alinéa du CSA il est écrit : « Toutefois, cette mention peut être omise lorsque la révélation de l’infraction est susceptible de causer à la société un préjudice injustifié, notamment parce que l’organe d’administration a pris des mesures appropriées pour corriger la situation d’illégalité ainsi créée. ». Ce n’est pas l’organe d’administration, mais l’assemblée générale qui a fait le nécessaire ; a priori pas de problème.
Ensuite le modèle de rapport du commissaire reprend la clause standard. Or, la clause standard de la seconde partie du rapport jouerait en toute hypothèse : « Nous n’avons pas à vous signaler d’opération conclue ou de décision prise en violation des statuts ou du Code des sociétés et des associations. ». Là aussi, et de façon superfétatoire, il n’y a pas lieu de relever la question d’une mention dans le rapport du commissaire, parce que la situation est corrigée et les actionnaires peuvent s’apercevoir eux-mêmes du retard.