Wij zijn ervan overtuigd dat de bescherming van uw persoonlijke gegevens van essentieel belang is. Indien we uw persoonsgegevens verwerken, doen we dat dan ook in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (hierna de ‘AVG’).
Via dit privacybeleid willen we u duidelijkheid geven over de volgende vragen:
U wordt vriendelijk uitgenodigd dit privacybeleid aandachtig door te nemen, en dit ook regelmatig te doen. Toekomstige aanpassingen zijn immers niet uit te sluiten.
Dit privacybeleid werd voor het laatst aangepast op 10 juni 2024
Is er toch iets niet helemaal duidelijk, dan kunt u steeds contact opnemen met het ICCI via info@icci.be
DEEL I. Verwerkingsverantwoordelijke
De betrokken gegevens worden verwerkt door het Informatiecentrum voor het bedrijfsrevisoraat (hierna ICCI). Het ICCI is een private stichting die objectieve en wetenschappelijke informatie verstrekt over onderwerpen die het bedrijfsrevisoraat aanbelangen. De meest relevante informatie vindt men terug op de website van het ICCI.
Het ICCI wordt volgens de AVG beschouwd als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’, wat wil zeggen dat het ICCI onder meer instaat voor de rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van uw persoonlijke gegevens, en dat u zich bij eventuele vragen of voor de uitoefening van uw rechten met betrekking tot de gegevensverwerking, kunt wenden tot het ICCI:
Adres: Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel.
ter attentie van de algemeen afgevaardigde
Ondernemingsnummer: 0884.005.738
E-mail: info@icci.be
Het ICCI heeft een ‘functionaris voor gegevensbescherming’ (DPO) aangesteld om de stichting te ondersteunen bij de invoering en verdere opvolging van de gepaste maatregelen ter bescherming van de persoonsgegevens die het ICCI verwerkt. Het gaat om het team van Privanot vzw:
Adres: Bergstraat 30, 1000 Brussel
Tel: 02/500.14.15 e-mailadres: info@privanot.be
DEEL II. Welke gegevens verwerken we en wat zijn de verschillende bewaringstermijnen?
Om zijn opdrachten naar behoren te kunnen uitvoeren, verwerkt het ICCI voornamelijk persoonlijke identificatie- of contactgegevens van de leden van het bestuursorgaan, de leden van de review teams van de Helpdesk, de leden van andere werkgroepen, dienstverleners en leveranciers (auteurs, sprekers, uitgevers, enz.), bedrijfsrevisoren en IBR-stagiairs.
De persoonsgegevens die het ICCI verwerkt, bestaan meestal uit uw voornaam, naam, adres, e-mailadres, professionele gegevens (zoals de naam van uw onderneming en het BTW-nummer), en verder alle andere gegevens die noodzakelijk zijn:
- in het kader van onze statutaire opdrachten;
- voor het verstrekken van de diensten waarvoor u een beroep doet op ons (bijvoorbeeld wanneer u een vraag stelt via de Helpdesk);
- in het kader van een (pre)contractuele relatie met het ICCI.
Voorts worden ook financiële gegevens verwerkt met betrekking tot de bijdragen van de bedrijfsrevisoren, de inschrijvingen voor de vormingsactiviteiten en de betaling van leveranciers van goederen en diensten. Het gaat voornamelijk om de volgende gegevens:
- bankrekeningnummers;
- gegevens die ons toelaten de verschuldigde betalingen te bepalen;
- facturatiegegevens.
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen we ook bepaalde persoonsgegevens over u verwerken (zie verder).
Met betrekking tot het gebruik van cookies verwijzen we u naar ons cookiebeleid, dat beschikbaar is op onze website.
Hieronder vindt u een overzicht van de bewaringstermijnen met betrekking tot de persoonsgegevens:
| Beheer van de leden van het bestuursorgaan en van de commissies of werkgroepen van het ICCI | De persoonsgegevens worden bewaard tot maximaal tien jaar na beëindiging van de functie die de verwerking van de gegevens rechtvaardigt (aansprakelijkheidstermijn). |
| Websites | Cf. het cookiebeleid |
| Gegevens verzameld in het kader van de Helpdesk | De persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig de door de wetgever voorgeschreven termijnen, of voor bewijsdoeleinden gedurende maximaal 20 jaar (in overeenstemming met de verjaringstermijn van het oud Burgerlijk Wetboek). |
| Gegevens van bedrijfsrevisoren verzameld in het kader van de ‘permanente vorming’ | De persoonsgegevens worden bewaard na beëindiging van de inschrijving in het openbaar register overeenkomstig de door de wetgever voorgeschreven termijnen, of voor bewijsdoeleinden gedurende 20 jaar (in overeenstemming met de verjaringstermijn van het oud Burgerlijk Wetboek). |
| Dienstverleners van het ICCI | De persoonsgegevens worden tot tien jaar na het einde van de dienstverlening bewaard (aansprakelijkheidstermijn). |
| Contacten met derden | De persoonsgegevens worden bewaard zolang de betrokkene een functie blijft vervullen die het behouden van het contact rechtvaardigt, of tot 10 jaar na het beëindigen van deze functie (aansprakelijkheidstermijn). |
DEEL III. De doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
De doeleinden van de verwerking houden verband met de doelstellingen en activiteiten zoals ze beschreven zijn in artikel 5 van de statuten van het ICCI :
“ (…) het verstrekken van adviezen aan bedrijfsrevisoren en aan derden over onderwerpen die de revisorale opdrachten aanbelangen, en het organiseren van seminaries betreffende het beroep van bedrijfsrevisor zowel voor bedrijfsrevisoren als voor derden. De Stichting mag alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks met haar doel verbonden zijn. Zij mag in het bijzonder haar medewerking verlenen aan en zich interesseren in elke activiteit die gelijkaardig is aan haar doel.”
Het ICCI verwerkt de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van zijn verschillende opdrachten.
Deze opdrachten kan men onderverdelen in drie categorieën:
De belangrijkste verwerkingen door het ICCI
Afhankelijk van de dienst waarop u een beroep doet, verwerkt het ICCI uw persoonsgegevens op de wijze die hieronder beschreven staat. Voor elk van deze verwerkingen heeft u de rechten die omschreven zijn in DEEL VI.
Administratief beheer van de leden van het bestuursorgaan en van de commissies en werkgroepen
We verwerken deze gegevens omdat we ze nodig hebben voor het uitvoeren van onze taken, die zijn vastgelegd in de statuten van het ICCI.
Deze persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor de goede werking van deze organen en voor de toepassing van de boekhoudkundige, fiscale en sociale wetgeving wanneer er een vergoeding verschuldigd is voor de geleverde diensten.
Bezoek van onze website en gebruik van de Helpdesk
Wanneer u onze website bezoekt, is het mogelijk dat we uw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, bijvoorbeeld gegevens afkomstig uit contactformulieren (identificatie- en eventueel facturatiegegevens).
Wat de Helpdesk betreft, worden bezoekers gevraagd om bepaalde informatie te verstrekken zoals hun naam, adres, e-mailadres, taalvoorkeur en/of andere gegevens. Deze informatie wordt gebruikt om de vraag van de bezoeker te verwerken en om contact met de bezoeker op te nemen.
De uitgebrachte adviezen kunnen worden gepubliceerd op de ICCI-website, maar worden vooraf geanonimiseerd.
Met betrekking tot de cookies verwijzen we u naar ons cookiebeleid, dat beschikbaar is op onze website.
Organisatie van de ‘permanente vorming’ van de bedrijfsrevisoren
In overeenstemming met artikel 79 van de wet van 7 december 2016: “Krachtens de in artikel 41 bedoelde delegatie organiseert het Instituut de permanente vorming van de bedrijfsrevisoren om hun theoretische kennis, hun beroepsvaardigheden en hun beroepsethiek op een voldoende peil te houden”.
Op basis van het protocol waarin de voorwaarden voor samenwerking en informatie-uitwisseling tussen het College van Toezicht op de Bedrijfsrevisoren en het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (hierna “IBR” genoemd) zijn vastgelegd, heeft het IBR bepaald dat de permanente vorming van bedrijfsrevisoren rechtstreeks door het IBR of via het ICCI wordt georganiseerd.
In dat opzicht is het IBR verantwoordelijk voor de inhoud van het programma van de permanente vorming, terwijl het ICCI verantwoordelijk is voor de praktische organisatie van deze permanente vorming.
Ter gelegenheid van vormingen en evenementen die het ICCI organiseert kan het voorkomen dat we uw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens over u te verwerken. Het kan bijvoorbeeld gaan om het vermelden van uw achternaam, voornaam en functie in de documentatie of video-opnamen van vormingen (webinars) in uw hoedanigheid als deelnemer of spreker.
Mailingbeleid: bedrijfsrevisoren, stagiairs en derden
We verwerken persoonsgegevens zodat we verschillende mailings kunnen richten in verband met onze opdrachten, hetzij in uw hoedanigheid van bedrijfsrevisor of stagiair, hetzij in uw hoedanigheid van belanghebbende of betrokken partij (bv. verzending van het tijdschrift TAA).
Deze verwerking gebeurt op grond van uw toestemming of op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze doelstellingen te bereiken. We willen benadrukken dat uw gegevens nooit verkocht worden aan derden en niet langer verwerkt worden dan noodzakelijk.
U kunt te allen tijde uw abonnement op deze mailings stopzetten of uw voorkeuren aanpassen. U kunt dit doen via de link helemaal onderaan de mailing of uw verzoek per mail richten op het adres info@icci.be.
Leveranciers van goederen en diensten aan het ICCI
Er worden ook persoonsgegevens verwerkt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. In het bijzonder moeten we hier de leveranciers van goederen en diensten vermelden waarop het ICCI een beroep doet.
Dienstverlening van het ICCI ten aanzien van het publiek
In sommige gevallen wordt het ICCI ertoe gebracht gegevens van derden te verwerken op hun uitdrukkelijk verzoek, bv. wanneer ze het ICCI contacteren om informatie in te winnen over het beroep van bedrijfsrevisor.
In dergelijke gevallen kan er ook sprake zijn van verwerking van persoonsgegevens.
Partnerschappen met andere beroepsorganisaties of private instanties
In sommige gevallen is het mogelijk dat het ICCI persoonsgegevens verwerkt in het kader van partnerschappen die het aangaat met de private of de publieke sector. Het belang van het beroep wordt in dat geval afgewogen tegen de belangen, vrijheden en grondrechten van de betrokken persoon.
Statistieken en academische doelstellingen
Het ICCI kan persoonsgegevens verwerken om statistische gegevens te verzamelen over het beroep van bedrijfsrevisor (voor de overheid of voor eigen gebruik) of om academische studies uit te voeren die van belang zijn voor het beroep.
Voor elk van de voormelde verwerkingen beschikt u over de rechten zoals omschreven in DEEL VI.
DEEL IV. Tussenkomst van derden
In het kader van de voormelde doeleinden worden de gegevens enkel doorgegeven aan ‘verwerkers’ (zoals softwareleveranciers) die ingeschakeld moeten worden voor de uitvoering van het verzoek.
In dat geval eist het ICCI dat deze verwerkers of derden adequate beveiligingsmaatregelen treffen (cf. deel V).
IBR
Zoals hierboven vermeld zorgt het ICCI, op vraag van het IBR en sinds 2011, voor de organisatie van de permanente vorming van de bedrijfsrevisoren. In dit verband nodigen we u uit om kennis te nemen van het privacybeleid van het IBR op www.ibr-ire.be.
College van toezicht op de bedrijfsrevisoren en andere overheidsinstanties
Overheidsinstanties zoals het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren kunnen ook toegang krijgen tot uw persoonsgegevens of kunnen uw gegevens bij ons opvragen voor zover dit wettelijk is voorgeschreven.
DEEL V. Beveiliging
De beveiliging van persoonsgegevens is een belangrijke prioriteit voor het ICCI. Het ICCI neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen.
Verder vraagt het ICCI aan de dienstverleners die voor rekening van het ICCI persoonsgegevens verwerken, dat ze steeds de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen treffen.
DEEL VI. Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw gegevens
Uw rechten
Naast het recht om uw eerdere toestemming in te trekken, kunt u een verzoek tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens, of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indienen op het volgende e-mailadres: info@icci.be.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage van u afkomstig is, vragen we u een kopie van de voorzijde van uw identiteitsbewijs mee te sturen met uw verzoek. Het formaat van de identiteitskaart en uw naam moeten leesbaar blijven, alle andere persoonsgegevens kan u om privacyredenen onzichtbaar maken.
We behouden ons het recht voor om geen gevolg te geven aan vragen die manifest ongegrond of buitensporig zijn. De informatie die we over u in ons bezit hebben, of een verklaring die aangeeft dat we geen informatie over u bezitten, wordt u kosteloos bezorgd binnen een maand na uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn worden verlengd met twee maanden, rekening houdend met de complexiteit en het aantal vragen. Uw vraag wordt bewaard zolang er beroep mogelijk is.
Opmerking: als u een verzoek indient, moeten we beoordelen of we aan uw verzoek kunnen voldoen. Een wettelijk opgelegde bewaartermijn of een gerechtvaardigd belang kan er mogelijk toe leiden dat we geen gunstig gevolg kunnen geven aan uw verzoek.
Inbreuk in verband met uw persoonsgegevens
Het ICCI stelt alles in het werk om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of vervalsing. Indien er zich toch een inbreuk zou voordoen in verband met uw persoonsgegevens, en deze inbreuk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zal het ICCI u onverwijld op de hoogte brengen van deze inbreuk, onder de voorwaarden bepaald in de AVG.
Wie contacteren in geval van klachten?
In eerste instantie neemt u best contact op met het ICCI via info@icci.be of met onze DPO via info@privanot.be. Indien de klacht met betrekking tot het onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens niet correct behandeld wordt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be (zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).