26 mei 2020
Enkele praktische vragen in het kader van de technische nota van het IBR inzake de beoordeling van het getrouw en voldoende zijn van de boekhoudkundige en financiële gegevens opgenomen in het verslag van het bestuursorgaan
- Gezien er wordt vermeld dat deze nota slechts betrekking heeft op verrichtingen die worden uitgevoerd tijdens het bestaan van de vennootschap, is de vraag of er door de bedrijfsrevisor (of commissaris waar van toepassing) een verslag dient te worden opgemaakt inzake het verslag van de oprichters naast zijn verslag inzake de inbreng in natura bij oprichting?
- Er vloeit uit de artikelen 5:133 (BV) en 7:179 (NV) voort dat er slechts één enkel verslag nodig is wanneer de conclusie van het verslag inzake de werkzaamheden omtrent het verslag bestuursorgaan in het besluit wordt opgenomen van het verslag inzake de inbreng in natura. Echter lijkt het onduidelijk om twee besluiten in één verslag op te nemen daar het voor de lezer onduidelijk kan zijn op wat deze besluiten nu betrekking hebben. De vraag is dan of het wettelijk incorrect is om de conclusie van het verslag inzake het verslag bestuursorgaan niet op te nemen in het besluit van het verslag inbreng in natura, maar het volledige verslag inzake het verslag van het bestuursorgaan in bijlage van het inbreng in natura toe te voegen? Zo ja, dient deze afzonderlijke bijlage dan ook mee in de akte van de notaris te worden opgenomen, alsook mee in het Belgisch Staatsblad te worden gepubliceerd?
In tegenstelling tot artikel 5:133/7:197 WVV (inbreng in natura onder het Hoofdstuk “Bijkomende inbrengen en de uitgifte van nieuwe aandelen/Kapitaalverhoging”), verwijst artikel 5:7/7:7 WVV (inbreng in natura bij oprichting) niet naar artikel 5:121/7:179 (bijkomende inbreng of kapitaalverhoging en uitgifte van nieuwe aandelen) WVV.
Uit het voorgaande volgt dat het ICCI van mening is dat er geen verslag in het kader van de beoordeling van het getrouw en voldoende zijn van de boekhoudkundige en financiële gegevens opgenomen in het verslag van het bestuursorgaan dient te worden opgemaakt bij een oprichting naast het verslag inzake de inbreng in natura bij oprichting.
In geval van uitgifte van nieuwe aandelen in de BV of NV (art. 5:121, § 1, eerste lid en art. 7:179,§ 1 WVV), moet het bestuursorgaan een schriftelijk verslag opstellen dat in het bijzonder de uitgifteprijs verantwoordt en de gevolgen van de uitgifte voor de vermogens- en lidmaatschapsrechten van de aandeelhouders beschrijft.
De commissaris/bedrijfsrevisor/externe accountant beoordeelt of de in het verslag van het bestuursorgaan opgenomen “financiële en boekhoudkundige gegevens in alle van materieel belang zijnde opzichten getrouw en voldoende zijn om de algemene vergadering” voor te lichten (art. 5:121, § 1, tweede lid en artikel 7:179, § 1, tweede lid WVV) .
Het commissarisverslag over de inbreng in natura en het verslag over de uitgifteprijs vormen één enkel verslag (document) ( [1] ). Dit wordt duidelijk gemaakt in de wettekst zelf van artikel 5:133, § 1, tweede lid WVV, dat het volgende bepaalt:
“De commissaris of, als er geen commissaris is, een bedrijfsrevisor aangewezen door het bestuursorgaan, onderzoekt in het in artikel 5:121, § 1, tweede lid, bedoelde verslag de door het bestuursorgaan gegeven beschrijving van elke inbreng in natura, de toegepaste waardering en de daartoe aangewende waarderingsmethoden.(…)”.
Daarboven verduidelijkt de memorie van toelichting van artikel 7:197 WVV ( [2] ):
“In artikel 7:197 wordt evenwel duidelijk gemaakt dat het bijzonder verslag van het bestuursorgaan, en het verslag van de commissaris, of bij diens ontstentenis, van de door het bestuursorgaan aangewezen bedrijfsrevisor, deel uitmaakt van de in artikel 7:179 bedoelde verslagen.”.
Wanneer er een inbreng in natura gebeurt met uitgifte van nieuwe aandelen dan stelt er zich eventueel een praktisch probleem. Volgens het WVV betreft het verslag van het bestuursorgaan beide aspecten, de inbreng in natura en de uitgifte van nieuwe aandelen. Naar aanleiding van een inbreng in natura ontvangt de commissaris/bedrijfsrevisor een ontwerpverslag van het bestuursorgaan dat vervolgens na het ondertekend verslag door de commissaris/bedrijfsrevisor, zal worden gefinaliseerd door het bestuursorgaan, aangezien het desgevallend op gemotiveerde wijze kan afwijken van de conclusies van de commissaris/bedrijfsrevisor. Echter, volgens de chronologie van het WVV dient het verslag van het bestuursorgaan conform artikel 5:121/7:179 WVV, reeds finaal te zijn voorafgaand aan het verslag van de commissaris/bedrijfsrevisor.
Op grond van het voorgaande is het ICCI van oordeel dat er slechts één enkel verslag wettelijk voorgeschreven is wanneer de conclusie van het verslag inzake de werkzaamheden omtrent het verslag van het bestuursorgaan wordt opgenomen in het besluit van het verslag inzake de inbreng in natura. Niettemin is het ICCI van mening dat, zolang alle wettelijke verplichtingen worden vervuld, het mogelijk is om het volledige verslag inzake het verslag van het bestuursorgaan over de uitgifteprijs in bijlage bij het inbreng in naturaverslag toe te voegen. Een andere oplossing kan erin bestaan om de beslissing van het bestuursorgaan te volgen. Laatstgenoemde moet, op basis van de letterlijke lezing van de wettekst, slechts één verslag opmaken. Indien het bestuursorgaan echter beslist om twee verslagen op te maken, zou het logisch zijn dat de commissaris hetzelfde doet bij het opmaken van het revisoraal verslag.
Indien de uitgifte van nieuwe aandelen gebeurt tot vergoeding van een inbreng in natura, kunnen de in de artikelen 5:121 of 7:179 (het controleverslag bij elke bijkomende inbreng in natura (kapitaalloze vennootschappen) of bij verhoging door middel van inbreng in natura binnen of buiten kapitaal (kapitaalvennootschappen) met uitgifte van nieuwe aandelen) en 5:133 of 7:197 WVV (het controleverslag bij inbreng in natura) bedoelde verslagen worden gecombineerd. In dit geval dient de bedrijfsrevisor er evenwel op toe te zien dat de conclusies van zijn verslag duidelijk naar voren brengen dat de financiële en boekhoudkundige gegevens in het verslag van het bestuursorgaan in alle van materieel belang zijnde opzichten getrouw en voldoende zijn om de algemene vergadering die over het voorstel moet stemmen, voor te lichten.
“Die verslagen worden neergelegd en bekendgemaakt overeenkomstig de artikelen 2:8 en 2:14, 4°.”.
De mededeling van het onderwerp van het verslag moet in de bijlagen bij Belgisch Staatsblad worden gepubliceerd. Artikel 2:8, §2, 6° preciseert dat “Het uittreksel uit de oprichtingsakte bevat (...) 6° de inbrengen van de oprichters, het op de inbrengen gestorte bedrag, in voorkomend geval, de conclusies van het verslag van de bedrijfsrevisor met betrekking tot de inbrengen in natura, en bovendien voor de commanditaire vennootschap, de door de commanditaire vennoten gestorte en nog te storten inbreng”. Bij een akte na de oprichting met inbreng in natura dient de notaris ook de conclusies van het verslag van de bedrijfsrevisor dienaangaande op te nemen. Op grond van het voorgaande, is het ICCI van oordeel dat als er één verslag en dus ook één conclusie is, de notaris de gehele conclusie zal opnemen en zal deze conclusie ook worden gepubliceerd in het Staatsblad.