18 maart 2016
Bij de jaarrekening wordt het commissaris verslag neergelegd bij de balanscentrale van de NBB. De jaarrekening zelf dient niet meer te worden ondertekend door het bestuursorgaan. Dient de gepubliceerde versie van het controleverslag te worden ondertekend? Bij de invoering van de digitale overname van notariële akten in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad diende op vraag van het notariaat geen handtekening van de notaris meer gepubliceerd te worden teneinde te vermijden dat een specimen van de handtekening publiek beschikbaar zou zijn. Op Aanvraagformulier I, luik B waarop de in de bijlagen van het Staatsblad te publiceren tekst vermeld wordt, dient de handtekening op de achterzijde opgenomen worden om dezelfde reden. De handtekening van de in Nederland beschikbare controle verslagen via de Kamer van koophandel worden bedekt door een klever met de tekst “de handtekening is door de Kamer van Koophandel onleesbaar gemaakt”. Indien de jaarrekening ingevuld wordt via de SOFISTA software van de NBB kan het commissarisverslag worden neergelegd via PDF ofwel dient de tekst overgetypt te worden maar is er geen plaats voor een handtekening. Idem via FIRST software. Mag men zijn cliënten verzoeken om het commissarisverslag zonder de handtekening te publiceren, eventueel met de vermelding “getekend”?
Artikel 144, § 1, laatste lid van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:75, § 1 laatste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen stelt:
“Het verslag wordt ondertekend en gedagtekend door de commissarissen.”. Het document dat aan de gecontroleerde vennootschap wordt overgemaakt, moet dus effectief ondertekend zijn.
Artikel 100, § 1, 4° van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:12, § 1, 4° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen legt de verplichting op om samen met de jaarrekening het verslag van de commissarissen neer te leggen opgesteld overeenkomstig artikel 144 W. Venn. / artikel 3:74 WVV.
Het ICCI deelt de mening dat het neer te leggen exemplaar niet getekend moet zijn. Wel moet de identiteit worden vermeld van de revisor die het verslag heeft ondertekend: “bedrijfsrevisorenkantoor XYZ, commissaris, vertegenwoordigd door De heer/Mevrouw ABC, bedrijfsrevisor”.
Een effectieve handtekening op het neergelegd exemplaar heeft geen enkele toegevoegde waarde.