Niet-herbenoeming van een commissaris in een vennootschap met ondernemingsraad (wetgevende update 12/10/2020)

Kan het ICCI een duidelijk advies geven omtrent de hieronder geschetste situatie?

Men werd gecontacteerd door een onderneming die naar aanleiding van de algemene vergadering van commissaris wenst te veranderen. De algemene vergadering heeft plaats op 18 maart 2016X. Het mandaat van de huidige commissaris loopt tot de algemene vergadering van 18 maart 2016X. De onderneming heeft tevens een ondernemingsraad.

Wat zijn de concrete stappen die de onderneming dient te ondernemen om van commissaris te veranderen.

Artikel 136 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:67 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen spreekt van ontslag: is niet-herbenoeming gelijk met ontslag? dient aan de huidige commissaris in dit geval (niet herbenoeming) dit agendapunt te worden medegedeeld?

Artikel 156 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:88 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bepaalt dat de commissaris wordt benoemd op voordracht van de ondernemingsraad, op voorstel van het bestuursorgaan: dient dit dan te gebeuren op de vergadering waarop de jaarlijkse informatie wordt besproken? De onderneming wenst de nieuwe commissaris op de algemene vergadering van 18 maart X te benoemen.

Als antwoord op de vraag wenst het ICCI eerst te verwijzen naar de recent door het IBR, in samenwerking met vertegenwoordigers van het VBO en de werknemersorganisaties ABVV, ACLVB en ACV, uitgegeven brochure met 24 praktische tips voor een optimale relatie tussen de ondernemingsraad en de bedrijfsrevisor [1].

De concrete stappen die een vennootschap met ondernemingsraad dient te ondernemen om een andere commissaris te benoemen (en dus het mandaat van de huidige commissaris niet te hernieuwen), staan vermeld in de artikelen 130 en 156 tot 158 van het Wetboek van vennootschappen / artikelen 3:58 en 3:88 tot 3:90 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, alsmede de artikelen 4:2 tot 4:6 van het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Hierna worden de belangrijkste bevindingen weergegeven die relevant zijn voor de voorgelegde situatie:

de niet-herbenoeming is niet gelijk aan ontslag. Na afloop van het driejarig mandaat, zal de algemene vergadering van aandeelhouders, op voordracht van de ondernemingsraad, beraadslagend op initiatief en op voorstel van het bestuursorgaan, moeten beslissen of de commissaris wordt herbenoemd, of dat een andere commissaris wordt benoemd;

het initiatief van de voordracht van een commissaris (zowel de benoeming van een nieuwe commissaris, als bij een herbenoeming van de commissaris waarvan het mandaat verstrijkt) berust bij het bestuursorgaan  de beslissing moet bij dubbele meerderheid gestemd worden, zijnde de ondernemingsraad zelf als geheel en binnen de werknemersgroep (art. 156 W. Venn. / art. 3:88 WVV) [2]. Indien deze dubbele meerderheid wordt bereikt, wordt de vernieuwing van het mandaat voorgesteld aan de algemene vergadering. Artikel 157 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:89 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bepaalt wat dient te gebeuren in geval deze meerderheid niet wordt behaald;

ten minste twee maanden vóór de dag waarop de benoeming van de commissaris(sen) plaats zal hebben in de schoot van de vennootschap dient de ondernemingsraad ten minste éénmaal beraadslaagd en eventueel beslist te hebben over de kandidaturen voorgesteld door het orgaan dat statutair bevoegd is voor het bestuur van de vennootschap of door het ondernemingshoofd (art. 4:2 KB 29 april 2019). Artikel 4:3 van het KB van 29 april 2019 bepaalt wat dient te gebeuren in geval op desbetreffende vergadering geen overeenstemming kan worden bereikt over de voorgestelde kandidaat commissaris(sen). Bijgevolg dient de voordracht van een commissaris door de ondernemingsraad niet noodzakelijk te gebeuren op de vergadering waarop de jaarlijkse informatie wordt besproken; en

de (her)benoeming van de commissaris zal een agendapunt uitmaken van de algemene vergadering van 18 maart 2016X, aangezien de vennootschap na het driejarig mandaat van de commissaris dient over te gaan tot ofwel de herbenoeming de commissaris, ofwel de benoeming van (een) andere commissaris(sen).

[1] Deze brochure is integraal raadpleegbaar op de volgende website: http://flipbook.ibr-ire.be/brochures/brochure-ondernemingsraad/index.html.

[2] Cf. IBR, VBO, ABVV, ACLVB en ACV, Brochure met 24 praktische tips voor een optimale relatie tussen de ondernemingsraad en de bedrijfsrevisor, ibid., p. 7 en 13.