26 november 2012
Als antwoord op de vraag, stelt het ICCI eerst dat het geen kennis heeft van wettelijke of reglementaire bepalingen die het elektronisch bijhouden van werkdocumenten op een server gelokaliseerd buiten de Europese Unie (meer bepaald in de VS) verbieden. Het punt 2.2. van de Algemene Controlenormen bepaalt: “De bedrijfsrevisor is verplicht van de door hem en zijn medewerkers verrichte controlewerkzaamheden zodanig aantekening te houden of te doen houden”, maar preciseert niets met betrekking tot de gekozen drager (papier, CD-ROM,…).
Op zijn vergadering van 6 mei 2009 heeft de Juridische Commissie van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren geoordeeld dat de werkdocumenten van een bedrijfsrevisor op een niet-papieren drager kunnen worden bijgehouden voor zover:
Voor meer informatie omtrent de bewaring van boekhoudkundige documenten kan worden verwezen naar het verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit van 25 januari 2005 tot wijziging van het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen, het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot bepaling van de minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel en het koninklijk besluit van 16 juni 1994 tot vaststelling van de bijdrage van de ondernemingen in de werkingskosten van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) (B.S. 7 februari 2005, blz. 3867 e.v.).
In dit verslag wordt inzake bewaring uitdrukkelijk vermeld dat: “de gekozen drager (papier, CD‑ROM, ...) zowel de onuitwisbaarheid als de toegankelijkheid van de gegevens moet garanderen gedurende de bewaartermijn. Indien de boekhouding elektronisch wordt gevoerd houdt dit in dat men niet alleen de bestanden met de boeken, maar ook de programma's en systemen waarmee deze bestanden kunnen gelezen worden, gedurende deze minimaal termijn moet bijhouden. Elk boekhoudstaat moet immers gedurende de minimale bewaartermijn kunnen worden voorgelegd en herafgedrukt.”.
Ten slotte kan verwezen worden naar een passage uit CBN-advies 2010/14 van 24 september 2010 “Bewaring van boeken en verantwoordingsstukken”, p. 3-4, die specifiek het thema van de plaats van bewaring van boeken en verantwoordingsstukken van Belgische ondernemingen behandelt en hierover het volgende stipuleert:
“De Boekhoudwet omvat geen specifieke verwijzing naar de plaats van bewaring van de boeken en verantwoordingsstukken. De Commissie is evenwel van mening dat hierdoor geen bezwaar kan bestaan tegen het centraliseren van de boekhouding op één computer in het buitenland. De Boekhoudwet schrijft immers nergens expliciet voor dat de materiële verrichtingen voor het inschrijven en verwerken van de gegevens in België plaats moeten vinden.
De Commissie is bovendien van mening dat Belgische ondernemingen hun boeken, rekeningen en verantwoordingsstukken kunnen bewaren in het buitenland, op voorwaarde dat gebruik wordt gemaakt van een archiveringsmethode die volledige on-line toegang op de bedrijfszetel in België voorziet. Op die manier voldoet de onderneming aan de eerder door de Commissie vooropgestelde principes van rechtstreekse toegankelijkheid en leesbaarheid gedurende de bewaringstermijn.
De Commissie wenst nadruk te leggen op de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan van de onderneming om de nodige maatregelen te treffen, teneinde de toegankelijkheid van de gegevens te garanderen gedurende de bewaartermijn.”.
Indien naar analogie met het voorgaande geredeneerd zou kunnen worden, zou dit in casu betekenen dat Belgische bedrijfsrevisorenkantoren hun werkdocumenten kunnen bewaren in het buitenland (meer bepaald dus ook in de VS), op voorwaarde dat gebruik wordt gemaakt van een archiveringsmethode die volledige on-line toegang op de zetel van het bedrijfsrevisorenkantoor in België voorziet. Op die manier voldoet het bedrijfsrevisorenkantoor aan de vooropgestelde principes van rechtstreekse toegankelijkheid en leesbaarheid gedurende de bewaringstermijn. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan van het bedrijfsrevisorenkantoor om de nodige maatregelen te treffen, teneinde de toegankelijkheid van de gegevens van het elektronisch controledossier te garanderen gedurende de bewaartermijn.
Tenslotte wenst het ICCI de aandacht te vestigen op het feit dat de bedrijfsrevisor ten allen tijde verantwoordelijk is voor de bescherming van zijn werkdossiers tegen schendingen van het beroepsgeheim. De bedrijfsrevisor zal er dan ook moeten voor zorgen dat de Cloud working paper tool de volledige waarborg biedt dat niemand buiten het auditteam op geen enkele manier en op geen enkel moment toegang heeft tot de werkdossiers.
Gezien het algemeen belang van de vraag voor het beroep zal het ICCI hierover het advies van de Juridische Commissie van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren inwinnen.