12 januari 2022
Is de door Katholiek Onderwijs Vlaanderen voorgestelde boekingswijze opgenomen onder boekingsposten 3 en 6 niet strijdig met het KB van 29 april 2019 inzake kapitaalsubsidies, aangezien er geen gebruik wordt gemaakt van de specifieke rubriek 15 kapitaalsubsidies bij het inboeken van ICT-investeringen?
“Als bedrijfsrevisorenkantoor oefenen wij het commissarismandaat uit in verschillende schoolgemeenschappen (grote VZW’s).
Beschrijving problematiek :
In 2021 werden in het kader van de digisprong subsidies toegekend aan de scholen. Het betreft een subsidie van de Vlaamse Overheid voor ICT-investeringen.
Volgens de boekhoudregels moeten subsidies die bedoeld zijn voor de verwerving van installaties en machines op een andere manier worden verwerkt dan subsidies die bedoeld zijn andere doeleinden.
Het Katholiek Onderwijs Vlaanderen is van mening dat het doel van de subsidie voor de ICT-investeringen onvoldoende gespecificeerd is, waardoor zij voorstelt om deze subsidies in zijn geheel als bijzondere werkingssubsidies (#73-rekeningen) of uitzonderlijke opbrengsten (#76-rekeningen) te boeken. Deze subsidie kan immers aangewend worden voor het aanwerven van laptops die gratis ter beschikking kunnen gesteld worden van de leerlingen, maar kan ook aangewend worden voor het dekken van ICT-kosten. Bovendien kan het schoolbestuur beslissen om toestellen aan te kopen, te huren of te leasen.
Uit het document in bijlage 2 blijkt dat Katholiek Onderwijs Vlaanderen aan de scholen voorstelt om deze subsidies als volgt boekhoudkundig te verwerken:
1. Toekenning subsidie :
- DT 41 te ontvangen werkingssubsidies – digisprong
- @ CT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 - nog aan te wenden
2. Ontvangst van de subsidie :
- DT 55
- @ CT 41 te ontvangen werkingssubsidies – digisprong
3. Ontvangst factuur ICT investeringen :
- DT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 – nog aan te wenden
- @ CT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 – investeringen (volledige AW)
4. Ontvangst factuur ICT kosten :
- DT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 – nog aan te wenden
- @ CT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 – kosten
5. Vermindering schoolrekeningen leerlingen (enkel mogelijk wanneer leerlingen zelf betalen voor de aankoop of huur van de IT-toestellen):
- DT werkingssubsidie digisprong 2021 – leerlingenrekeningen
- @ CT 402 leerlingenrekeningen
- DT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 – nog aan te wenden
- @ CT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 – leerlingenrekeningen
6. Spreiding van de subsidie over de boekjaren waarin de subsidie wordt aangewend :
- DT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 – nog aan te wenden
- @ CT 4930 over te dragen werkingstoelagen
- DT 731 / 76 werkingssubsidie digisprong 2021 - investeringen (NBW)
- @ CT 4930 over te dragen werkingstoelagen
4930 omvat de som van de nog niet in resultaat genomen investeringen en nog niet uitgegeven subsidies
(…)
Vraagstelling :
Is de bovenstaande voorgestelde boekingswijze door Katholiek Onderwijs Vlaanderen opgenomen onder boekingsposten 3 en 6 niet strijdig met de boekhoudwetgeving KB van 29 april 2019 inzake kapitaalsubsidies, aangezien er geen gebruik wordt gemaakt van de specifieke rubriek 15 kapitaalsubsidies bij het inboeken van ICT-investeringen?
Met andere woorden, mogen subsidies voor investeringen gespreid in resultaat genomen worden via overlopende rekening van het passief in plaats van de 15-rekening kapitaalsubsidies, zonder dat de commissaris hieromtrent een opmerking inzake niet naleving van de boekhoudwetgeving moet formuleren?”
“De inhoud van bepaalde rubrieken van het passief wordt als volgt gedefinieerd:
(…)
V. Kapitaalsubsidies
Deze post omvat de kapitaalsubsidies die van overheidswege werden verkregen voor investeringen in vaste activa, na aftrek van de uitgestelde belastingen op deze subsidies; deze uitgestelde belastingen worden opgenomen in de passiefpost "VII. B. Uitgestelde belastingen".
Deze subsidies worden geleidelijk afgeboekt via overboeking naar post "IV. C. Andere financiële opbrengsten", volgens hetzelfde ritme als de afschrijvingen op de vaste activa voor de verwerving waarvan ze werden verkregen of, in voorkomend geval, ten belope van het saldo, bij realisatie of buitengebruikstelling van de betrokken vaste activa.
De kapitaalsubsidies die niet afhankelijk zijn van een investering in vaste activa worden bij de verkrijging geboekt onder post "I. D. Andere bedrijfsopbrengsten" of onder post "IV. C. Andere financiële opbrengsten”. (eigen onderlijning).
Het ICCI is derhalve van oordeel dat het deel van de subsidie die wordt toegewezen aan on-balance investeringen op een 15-rekening dient te worden geboekt en te worden afgeschreven à rato van de afschrijvingen op het actief.
Bijgevolg dient de bovenstaande in de vraagstelling voorgestelde boekingswijze opgenomen onder boekingspost 3, in overeenstemming met voorgaande paragraaf te worden aangepast.
De voorgestelde boekingswijze opgenomen onder boekingspost 6. is daarentegen wel in overeenstemming met onze zienswijze uiteengezet in het eerste lid. Wanneer de subsidie namelijk wordt gebruikt ter dekking van ‘periodieke’ kosten (off-balance lease, kortingen op leerlingenrekeningen, wifi abonnementen, enz.) dan zal de subsidie wel via de 73-rekening dienen te lopen (jaarlijks ter dekking van het bedrag van de uitgaven). Het niet-verbruikte deel van de subsidie op jaarafsluiting zal alsnog op een overlopende rekening van het passief dienen te worden geboekt (zoals door het Katholiek Onderwijs Vlaanderen voorgesteld in haar punt 6). Het saldo dat op de overlopende rekening geboekt staat eind 2023 is terecht een passiva op korte termijn en vertegenwoordigt hetzij het saldo zijn dat de school zal moeten terug betalen wegens niet aanwending binnen de vooropgestelde periode, ofwel indien geen terugbetaling zou worden geëist, een over te dragen exploitatiesubsidie-opbrengst voor de nog te maken gesubsidieerde werkingskosten.