10 oktober 2024

Samenvatting

Er wordt conform het WVV een commissaris benoemd, maar het in het buitenland gevestigde bestuursorgaan heeft nooit gereageerd, ondanks herinneringen en verslagen van niet-bevinding van de aangestelde commissaris. De commissaris dient de algemene vergadering bijeen te roepen om het verslag van niet-bevinding voor te leggen. De aandacht wordt ook gevestigd op de risico’s van discontinuïteiten in een dergelijke situatie.

Résumé
Un commissaire est nommé conformément au CSA, mais l'organe d'administration, situé à l'étranger, n'a jamais réagi, malgré les rappels et les rapports de carence du commissaire en place. Le commissaire doit convoquer l’assemblée générale pour présenter son rapport de carence. L’attention est également attirée sur les risques de discontinuité dans pareille situation.

 

 

Tekst

  1. De volgende situatie is beschreven: een commissaris is benoemd tot en met het boekjaar eindigend per 31.12.2022. Hij heeft diverse malen om boekhoudkundige bescheiden en bijkomende opheldering gevraagd alsook de (ontwerp)jaarrekening. Deze vragen kregen geen gehoor. Diverse verslagen van niet-bevinding werden opgemaakt daar de algemene vergadering niet tijdig werd samengeroepen en er geen stukken werden bekomen die de commissaris in staat konden stellen om binnen de wettelijke termijnen het controleverslag uit te brengen. Gelet op het feit dat er geen (ontwerp)jaarrekening werd bekomen, kon er geen oordeel over de jaarrekening gegeven worden en geen controleverslag opgemaakt worden.

Welke actie kan er vanuit het standpunt van commissaris ondernomen worden gelet op het feit dat het bestuursorgaan in buitenland zit en geen medewerking verleent aan de afronding en dat het mandaat liep t/m boekjaar 31.12.2022? Loopt het mandaat verder tot er een (ontwerp)jaarrekening bekomen wordt en een oordeel afgerond kan worden of is er een manier om het mandaat stop te zetten wegens gebrek aan informatie en dat de entiteit intussen ver over tijd is inzake wettelijke termijnen?”.

 

  1. Om deze vraag te beantwoorden, wenst het ICCI te verwijzen naar de ICCI-publicatie 2007/2, Het Statuut van de Commissaris van B. Tilleman ([1]), die op pagina 107 (randnr. 188) het volgende stelt:

     

    “Het mandaat van de commissaris eindigt in principe op de jaarvergadering die zich moet uitspreken over de derde jaarrekening waarover de revisor verslag moet uitbrengen. Problemen rijzen echter wanneer de raad van bestuur nalaat de algemene vergadering bijeen te roepen en er ook geen jaarrekening, noch jaarverslag beschikbaar is. De commissaris zal in dit geval een verslag van niet-bevinding opmaken. Hierin zal hij de overtreding van het Wetboek van vennootschappen signaleren. Bovendien moet rekening worden gehouden met het feit dat de bestuurders/zaakvoerders op straffe van strafsancties verplicht zijn om binnen de zes maanden na de afsluiting van het boekjaar een jaarrekening aan de algemene vergadering voor te leggen.

    Wanneer de termijn van zes maanden verstreken is, dient de commissaris een verslag te richten aan de raad van bestuur, met een uitdrukkelijk verzoek om een algemene vergadering bijeen te roepen en het verslag van niet-bevinding aan de algemene vergadering mee te delen. Indien de raad van bestuur van de NV of de zaakvoerder van de BVBA niet reageert, moet de commissaris zelf de algemene vergadering bijeenroepen. Het mandaat wordt pas als beëindigd beschouwd op het moment dat de algemene vergadering het verslag van de commissaris heeft gehoord en heeft beslist over de aan de commissaris te verlenen kwijting.”

     

    Daarnaast vermeldt artikel 3:61 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna “WVV”) het volgende:

    “De commissaris wordt benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar.”

     

    Bovendien bepaalt artikel 3:74, eerste lid van het WVV dat indien het bestuursorgaan in gebreke blijft om de stukken aan de commissaris te overhandigen binnen een termijn van één maand (45 dagen voor genoteerde vennootschappen) vóór de geplande datum van de algemene vergadering, de commissaris een verslag van niet-bevinding opstelt bestemd voor de algemene vergadering en gericht aan het bestuursorgaan.

     

    Wat de sancties betreft, bepaalt artikel 3:1, § 1, derde lid WVV dat:

    “Indien de jaarrekening niet binnen deze termijn aan de vennoten verenigd in vergadering of de algemene vergadering is voorgelegd, wordt de door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht voort te vloeien uit dit verzuim.”

     

    Bovendien voorziet artikel 3:43, § 1, 1° WVV in een boete van 50 tot 1000 euro voor de leden van het bestuursorgaan die in strijd handelen met artikel 3:1, § 1, tweede lid van het WVV en dus met de verplichting om de jaarrekening ter goedkeuring voor te leggen aan de algemene vergadering binnen zes maanden na het einde van het boekjaar. Deze sanctie zal echter alleen van toepassing zijn als de vennootschap failliet is verklaard.

     

    Ten slotte, in overeenstemming met artikel 5:83 WVV en de equivalente artikelen voor andere vennootschapsvormen, heeft de commissaris de mogelijkheid om zelf een algemene vergadering bijeen te roepen om zijn verslag aan de algemene vergadering voor te stellen en kwijting te ontvangen.

     

  2. Op basis van het bovenstaande is het ICCI van mening dat de algemene vergadering bijeengeroepen moet worden om het verslag van niet-bevinding voor te leggen, zoals aanbevolen in het hierboven vermelde uittreksel.

     

    Ten slotte wilt het ICCI de aandacht vestigen op de risico’s van discontinuïteiten in een dergelijke situatie. Overeenkomstig artikel 3:69 WVV, als er gewichtige en overeenstemmende feiten vastgesteld worden die de continuïteit van de economische activiteit van de vennootschap in het gedrang kunnen brengen, wordt het bestuursorgaan hiervan schriftelijk en op een omstandige wijze op de hoogte gebracht. Bij gebrek aan reactie van het bestuursorgaan, kunnen de vaststellingen schriftelijk meegedeeld worden aan de voorzitter van de ondernemingsrechtbank.

     

     

    Sleutelwoorden

    Commissarismandaat
    verslag van niet bevinding

    Mots clés

    mandat de commissaire
    rapport de carence


    ([1]) Cf. Het statuut van de commissaris (icci.be), p. 107, nr. 188.