Benoeming van de vaste vertegenwoordiger en gevolgen van de mogelijke verbreking van de samenwerking met het auditkantoor van de moedervennootschap

14 april 2015

De moedervennootschap heeft enkele jaren geleden beslist om X te benoemen als bedrijfsrevisor. De kans is echter groot dat de samenwerking wordt verbroken en een andere bedrijfsrevisor wordt aangesteld.


Het mandaat van X loopt af met de komende algemene vergadering (in april) en de vennootschap staat dus op het punt om X terug te benoemen als bedrijfsrevisor en dit dan voor een periode van 3 jaren. X stelt altijd een vertegenwoordiger voor om ons dossier te behartigen.


Is het mogelijk om:

• deze vertegenwoordiger te wijzigen, een andere dossierverantwoordelijke aan te vragen (te eisen)?
• tijdens de termijn van 3 jaren van bedrijfsrevisor te veranderen, indien de moederbedrijf zou beslissen om samen te werken met een ander bedrijfsrevisorenkantoor?

---

Als antwoord op de eerste vraag dient het ICCI eerst te wijzen op het feit dat de commissaris-rechtspersoon wordt benoemd door de algemene vergadering van de gecontroleerde vennootschap, terwijl de aanduiding en de vervanging van de vaste vertegenwoordiger van de commissaris-rechtspersoon worden geregeld in artikel 16, eerste lid van de gecoördineerde wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor:

 

“Telkens wanneer een revisorale opdracht wordt toevertrouwd aan een bedrijfsrevisorenkantoor, is dat bedrijfsrevisorenkantoor ertoe gehouden een vertegenwoordiger bedrijfsrevisor natuurlijke persoon te benoemen. (…)”.

 

Dit heeft onder meer als gevolg dat de benoeming en de vervanging van een vaste vertegenwoordiger in principe behoort tot de bevoegdheid van het bestuursorgaan van de revisorenvennootschap (het bedrijfsrevisorenkantoor), die de vaste vertegenwoordiger niet kan ontslaan zonder een opvolger te benoemen ^[1].

 

In afwijking van het algemeen principe kan de algemene vergadering van de gecontroleerde vennootschap die de revisorenvennootschap tot commissaris benoemt, expliciet beslissen dat zij overgaat tot deze benoeming met de aanwijzing intuitu personae van een bepaalde natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger kan dan enkel door een besluit van de algemene vergadering worden vervangen, desgevallend na akkoord van de ondernemingsraad ^[2].

 

Bij de besprekingen voorafgaand aan de (her-)benoeming van de commissaris, kan bijgevolg worden afgesproken welke bedrijfsrevisor de gecontroleerde vennootschap als permanente vertegenwoordiger wenst of, in voorkomend geval, welke persoon niet gewenst is. In het eerste geval kan de benoeming van de vaste vertegenwoordiger mogelijks als intuitu personae worden beschouwd, indien de formulering bijvoorbeeld als volgt luidt: “De vennootschap stelt als commissaris aan de revisorenvennootschap …, vertegenwoordigd door de heer/mevrouw …” ^[3]. De gecontroleerde vennootschap kan de benoeming intuitu personae als voorwaarde stellen voor de hernieuwing van de commissarisopdracht.

 

Als antwoord op de tweede vraag wijst het ICCI op de duidelijke formulering van artikel 135, § 1 van het Wetboek van vennootschappen: “De commissarissen worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar”. De wens vanwege een moedervennootschap om de commissaris van de Belgische dochter te vervangen, tijdens het driejaarlijks mandaat, door een ander auditkantoor dat hetzelfde is voor alle groepsvennootschappen, kan derhalve niet worden beschouwd als een wettige reden tot gedwongen ontslag ^[4].

 

Een commissaris kan natuurlijk altijd vrijwillig ontslag nemen, maar kan hiertoe nooit wettelijk worden verplicht. Een dergelijk ontslag moet altijd gebeuren naar aanleiding van een algemene vergadering opdat er geen onderbreking zou zijn in de controle van de vennootschap.