23 mei 2013
Graag wens ik het standpunt van het ICCI te kennen betreffende de datum waarop een commissaris zich moet laten vervangen (cf. rotatieplicht) commissaris bij de beursgenoteerde vennootschap X.
De commissaris werd benoemd als plaatsvervanger van een medevennoot op 1 maart 2008.
Deze commissaris werd herbenoemd tijdens de algemene vergadering van 2012 (over 2011) voor de boekjaren 2012/2013/2014.
Als men punt 7.3 van de Normen van het IBR inzake bepaalde aspecten verbonden met de onafhankelijkheid van de commissaris correct leest dan moet de commissaris maar “overdragen” bij de jaarvergadering 2014 te houden in 2015?
De commissaris is dan wel meer dan 7 volle jaren commissaris en heeft 8 verslagen getekend (2007/2008/2009/2010/2011/2012/2013/2014).
Klopt deze redenering of kan men meedelen wanneer deze commissaris in zijn vervanging moet voorzien (vb. de algemene vergadering te houden in 2013 over 2012 (i.e. opinie gegeven over 6 boekjaren).
Als antwoord op de vraag verwijst het ICCI naar paragraaf 7.3, lid 2 van de Normen van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren inzake bepaalde aspecten verbonden met de onafhankelijkheid van de commissaris (in werking op 29 juni 2008), die stelt dat de rotatie toegepast moet worden bij alle mandaten die hernieuwd worden vanaf 29 juni 2008, ten laatste op het ogenblik dat de termijn van zes jaar wordt bereikt op het ogenblik van een hernieuwing van een mandaat. Voor meer duidelijkheid hieromtrent wordt verwezen naar voetnoot 7, voorbeeld (3) van deze Normen, die stipuleert:
“Indien de commissaris herbenoemd is op 1 september 2008 en dat de vaste vertegenwoordiger in functie is sedert vijf jaar op deze datum, zal de vaste vertegenwoordiger ten laatste vervangen moeten worden op 1 september 2011 of ten laatste op de datum van de eerstvolgende algemene vergadering die zich uitspreekt over de goedkeuring van de voor echt verklaarde rekeningen door zijn vaste vertegenwoordiger.”.
Voormelde overgangsbepaling voorziet dat voor de op 29 juni 2008 lopende commissarismandaten de termijn van zes jaar wordt beoordeeld op het moment van de eerstkomende hernieuwing van het commissarismandaat.
Paragraaf 6.2. van voormelde Normen stelt dat de vaste vertegenwoordiger wordt vervangen na uiterlijk zes jaar na zijn/haar benoeming.
Voor de situatie in casu wordt duidelijk dat de commissaris herbenoemd is op 28 mei 2009 en dat hij als vaste vertegenwoordiger dan in functie was sedert één jaar en bijna drie maanden op deze datum (i.e. vanaf 1 maart 2008). Bijgevolg zal hij als vaste vertegenwoordiger ten laatste moeten worden vervangen op 1 maart 2014 en bijgevolg op de datum van de algemene vergadering in mei 2013 die zich uitspreekt over de goedkeuring van de jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2012, tenzij de algemene vergadering betreffende de jaarrekening per 31 december 2013 vóór 1 maart 2014 wordt gehouden.