31 oktober 2008
Hoe moeten de woorden “halfjaarlijks boekhoudkundige staat” worden geïnterpreteerd in artikel 137, § 2, derde lid van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:68, § 2, derde lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen?
Er wordt verondersteld dat de vraag een boekjaar betreft dat overeenstemt met het burgerlijk jaar en dus ook slechts een periode van 12 maanden dekt.
In dergelijk geval stelt voornoemd artikel 137, § 2 W. Venn. / art. 3:68, § 2 WVV duidelijk dat ten minste halfjaarlijks een boekhoudkundige staat dient te worden opgesteld volgens het schema van balans en resultatenrekening en voorgelegd aan de commissaris. Dit betekent dat dergelijke staat zeker dient te worden opgesteld op datum van 30 juni, dit wil zeggen na het eerste halfjaar. Gezien het einde van het tweede halfjaar samenvalt met de afsluiting van het boekjaar en de opstelling van de formele jaarrekening, bestaat er geen reden om alsdan opnieuw een gelijkaardige boekhoudkundige staat op te stellen. Dit impliceert dat de term “tenminste” niet uitsluit dat een tussentijdse staat ook vrijwillig kan worden opgesteld op een meer frequente basis, bij voorbeeld na ieder kwartaal, die dan evenwel niet noodzakelijkerwijze dient te worden voorgelegd aan de commissaris en die ook niet aan de vormvereiste van artikel 137, § 2 W. Venn. / artikel 3:68, § 2 WVV dient te beantwoorden.
Indien de vennootschap, om een andere reden (bv. in toepassing van de art. 559, 582 of 618 W. Venn.) een tussentijdse boekhoudkundige staat opstelt op een andere datum, heeft dit geen impact op de toepasselijkheid van artikel 137, § 2 W. Venn. / artikel3:68, § WVV. In de situatie die wordt geviseerd, dient de onderneming nog steeds dergelijke staat op te stellen per 30 juni en voor te leggen aan de commissaris.
Voor de volledigheid wordt er verwezen naar een standpunt van de Commissie Accountancy-doctrine van het B.N.C.A.R. dat werd gepubliceerd in de Periodieke Berichten van het Instituut der Bedrijfsrevisoren, 7/90, p 5, dat luidt als volgt: “Er bestaat geen nauwkeurige regeling over het ogenblik waarop de halfjaarlijkse staat aan de commissaris moet worden overhandigd. (...) meent de Commissie dat de halfjaarlijkse staat, nadat die door de raad van bestuur werd goedgekeurd, uiterlijk vier maanden na het einde van het eerste semester van het boekjaar aan de commissaris-revisor zou moeten worden overhandigd.”. Er blijkt dat, indien dit standpunt dat dateert van 1990 thans zou worden herbekeken, men deze termijn van vier maanden ongetwijfeld zou inkorten.
Ten slotte dient te worden opgemerkt dat bovenstaande commentaren geen rekening houden met de verplichtingen inzake periodieke informatie die bestaan voor beursgenoteerde vennootschappen.