6 augustus 2020
Kunnen revisorale verslagen van bijzondere opdrachten via een digitale/elektronische handtekening (bv. eID) worden ondertekend waarbij deze beschikbaar dienen te zijn bij de notariële akte en door de notaris ter griffie in origineel worden neergelegd ?
De situatie wordt beschreven waar met interesse kennis wordt genomen van het standpunt dat commissarisverslagen via een digitale/elektronische handtekening (bv. eID) kunnen worden ondertekend.
Hierbij wordt de vraag gesteld of dit standpunt ook opgaat voor de ondertekening van de controleverslagen die dienen te worden opgesteld bij de bijzondere wettelijke opdrachten,
bv. vereffening, omzetting van rechtsvorm, inbreng in natura, fusie- en splitsingen, enz. waarbij deze controleverslagen beschikbaar dienen te zijn bij de notariële akte en door de notaris ter griffie in origineel dienen te worden neergelegd.
1. Als antwoord op deze vraag kan het ICCI bevestigen dat het eveneens van oordeel is ( [1] ) dat het gebruik van de elektronische handtekening via een elektronische identiteitskaart (eID) voor de ondertekening van de controleverslagen die dienen te worden opgesteld bij de bijzondere wettelijke opdrachten, bv. vereffening, omzetting van rechtsvorm, inbreng in natura, fusie- en splitsingen, enz. rechtsgeldig is en evenwaardig is aan een manuele handtekening op papier.
De elektronische handtekening is gedefinieerd in artikel 1322, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek en is van toepassing op alle gevallen waarin het gemeenrecht van toepassing is.
Wanneer de wetgeving bepaalt dat een document moet worden “ondertekend”, kan dit worden vervuld door zowel de manuele handtekening op papier, als de elektronische handtekening van het Burgerlijk Wetboek.
Voor meer informatie en de bevestiging van rechtsgeldigheid en evenwaardigheid van de elektronische handtekening via eID als een manuele handtekening, verwijst het ICCI naar de website van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken , rubriek: “Identiteitsdocumenten”, subrubriek “eID”, “FAQ” ( [2] ), onderwerp: “Elektronische handtekening”, vraag: “Heeft een elektronische handtekening dezelfde bewijskracht als een manuele handtekening?”, alsmede naar de verwijzing naar de nationale wetgeving aldaar.
In dit kader wenst het ICCI bovendien te verwijzen naar de wet van 20 september 2018 tot harmonisatie van de begrippen elektronische handtekening en duurzame gegevensdrager en tot opheffing van de belemmeringen voor het sluiten van overeenkomsten langs elektronische weg. Het ICCI is van mening door de inwerkingtreding van desbetreffende wetgeving dat, indien een handtekening onomstotelijk kan worden bewezen op elektronische weg, het niet nodig lijkt om nog een document met een “handgeschreven” handtekening te hebben. Het “originele” document is alsdan per definitie een document met een elektronische handtekening en zou dan volgens het ICCI ook louter elektronisch kunnen bestaan ( [3] ).
Bijgevolg is het ICCI van oordeel dat ter griffie in casu wel degelijk de origineel gehandtekende revisorale verslagen worden neergelegd telkens wanneer de griffie de revisorale verslagen ontvangt waarvan de handtekening louter elektronisch bestaat.