Gepubliceerd op 5 juli 2019
Antwoord:
Krachtens artikel 144, § 1, 9° van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:75, § 1, 9° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, heeft de commissaris de verplichting om te vermelden: “dat zij geen kennis hebben gekregen van verrichtingen gedaan of beslissingen genomen met overtreding van de statuten of van de bepalingen van dit wetboek. Kregen zij wel kennis van dergelijke overtredingen, dienen zij daarvan melding te maken. Deze laatste vermelding kan echter worden weggelaten wanneer de openbaarmaking van de overtreding aan de vennootschap onverantwoorde schade kan berokkenen, onder meer omdat het bestuursorgaan gepaste maatregelen heeft genomen om de aldus ontstane onwettige toestand te verhelpen.”.
Paragraaf 81 van de bijkomende norm (herzien in 2018) bij de in België van toepassing zijnde ISA’s voorziet dat de commissaris dient na te gaan of de (geconsolideerde) jaarrekening en de samen met de (geconsolideerde) jaarrekening neer te leggen documenten werden neergelegd teneinde na te gaan of deze overeenstemmen met de stukken waarop zijn commissarisverslag over het voorgaand boekjaar betrekking heeft.
In het geval van kleine VZW’s, kleine stichtingen en kleine IVZW’s, vindt deze neerlegging plaats bij de griffie van de ondernemingsrechtbank; indien deze entiteiten vrijwillig een commissaris hebben aangesteld, is het aannemelijk dat de commissaris dit niet zelf nagaat voorzover hij met betrekking tot deze aangelegenheid een bevestiging verkrijgt vanwege het management dat de neerlegging bij de griffie is uitgevoerd, met als bijlage de kopie van de neergelegde jaarrekening van het voorgaand boekjaar en van het neergelegd commissarisverslag.
Een geschikt tijdsbestek waarbinnen het ex-post nazicht zoals hierboven beschreven moet gebeuren is, in principe, niet meer dan 150 dagen na de datum van het commissarisverslag, conform paragraaf A75 van de bijkomende norm (herzien in 2018).
In toepassing van paragraaf 82 van de bijkomende norm (herzien in 2018), indien de commissaris tijdens zijn werkzaamheden vaststelt dat de jaarrekening niet werd neergelegd binnen de wettelijke termijn, dient hij dit geval schriftelijk te melden aan het bestuursorgaan, enige verantwoordelijke voor de neerlegging van de jaarrekening.
Bovendien voorziet paragraaf 83 van de bijkomende norm (herzien in 2018) dat de commissaris, indien hij, op het ogenblik dat hij zijn commissarisverslag opstelt betreffende de jaarrekening van het volgend boekjaar, vaststelt dat de jaarrekening niet werd neergelegd binnen de wettelijke termijn, deze niet-naleving dient te vermelden in de sectie “Andere vermeldingen.
Paragraaf A76 van de bijkomende norm (herzien in 2018) bepaalt echter: “Wanneer de neerlegging plaatsvindt met vertraging of wanneer de commissaris niet van materieel belang zijnde verschillen vaststelt, kan de commissaris, overeenkomstig artikel 144, § 1, 9° van het Wetboek van vennootschappen, oordelen dat het niet nodig is om deze niet-naleving in het deel “Overige door wet- en regelgeving gestelde eisen” openbaar te maken.”.
Dit verzuim is echter alleen mogelijk in twee gevallen, bedoeld in artikel 144, § 1, 9° van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:75, § 1, 9° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen:
Voor het overige wordt verwezen naar de ICCI-publicatie “Het commissarisverslag – opgesteld in toepassing van de artikelen 144 en 148 van het Wetboek van vennootschappen en overeenkomstig de ISA’s – voorlopige versie”, beschikbaar op de ICCI-website[1], en meer in het bijzonder op pagina’s 73-74, nrs. 189, 190, 193 en 194, die specifiek op deze vraag betrekking hebben.
Wat betreft de vraag van het verhelpen van de te late neerlegging, moet worden opgemerkt dat eenmaal de jaarrekening te laat werd neergelegd, de jaarrekening te laat neergelegd blijft en de te late neerlegging bekend is bij alle lezers van de jaarrekening. Het risico dat de vermelding van de overtreding in het commissarisverslag aan de vennootschap schade kan berokkenen is daarom uiterst beperkt.
Zoals hierboven vermeld, is een neerlegging buiten de termijn voorgeschreven door artikel 98 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:10 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zonder uitzondering een te late neerlegging. De neerlegging legt het begin van de verjaringstermijn vast. In geval van systematische te late neerlegging, dient de overtreding absoluut worden vermeld in het tweede deel van het verslag.
[1] https://www.icci.be/nl/publicaties-en-tools/modeldocumenten/modeldocumenten-detail-page/commissarisverslagen.
Zie ook advies.
______________________________
Disclaimer: De Stichting Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) geeft op een autonome wijze, dus los van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR), antwoorden op vragen van bedrijfsrevisoren met betrekking tot revisorale opdrachten. Deze adviezen vertegenwoordigen dus niet noodzakelijk het standpunt van de Raad van het IBR. Het formeel standpunt van het IBR kan enkel via de officiële organen, met name de Raad of, in voorkomend geval, het Uitvoerend comité worden ingewonnen. Hoewel het ICCI met de grootste zorgvuldigheid de ontvangen vragen behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de antwoorden geen enkele waarborg geboden en draagt het geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen die werden begaan in het kader van de verstrekte antwoorden en informatie. De FAQ’s betreffende de ISA’s, ISRE’s en ISQC 1 werden opgesteld in overleg met de werkgroep ISA & ISQC 1 en de Commissie Normen van het IBR.