Wanneer en hoe dient het definitief controledossier te worden samengesteld? (new)

Gepubliceerd op 26 april 2018

ISA's en ISRE's > vragen met betrekking tot de te volgen stappen van de controle

Antwoord:

Artikel 17, § 1 van de wet van 7 december 2016 vereist van de bedrijfsrevisor dat hij voor elke revisorale opdracht een controledossier aanlegt. Paragraaf 3 van hetzelfde artikel bepaalt dat het controledossier uiterlijk zestig dagen na de datum van ondertekening van het controleverslag wordt gesloten.

Bovendien, overeenkomstig ISA 230 (par. 14) “dient de auditor de controledocumentatie samen te voegen in een controledossier en het administratieve proces van het samenstellen van het definitief controledossier tijdig na de datum van de controleverklaring te voltooien”.

De bindende maximumtermijn voor het samenstellen van het definitief dossier is 60 dagen en vloeit voort uit artikel 17 van de wet van 7 december 2016.  De bedrijfsrevisor kan dus niet langer steunen op de toepassingsgerichte teksten van ISA 230 die, nagenoeg bij wijze van voorbeeld (par. A21), vermelden dat een geschikt tijdsbestek waarbinnen de samenstelling van het definitief controledossier moet worden afgerond gewoonlijk niet meer dan 60 dagen na de datum van de controleverklaring is. Paragraaf 45 van ISQC 1 bepaalt verder dat “het kantoor beleidslijnen en procedures dient vast te stellen die ervoor zorgen dat na de voltooiing van de opdrachtrapportages tijdig definitieve opdrachtdossiers worden samengesteld.”.

Bijgevolg behoort het toe aan het bedrijfsrevisorenkantoor om de procedures voor het samenstellen van de definitieve controledossiers te bepalen.

Het is ongetwijfeld nuttig om er vooreerst op te wijzen dat het dossier niet mag worden overladen met stukken die niets te maken hebben met de uitgevoerde controle of die geen toegevoegde waarde geven aan de nuttige en noodzakelijke documentatie van het werkdossier. Originele of door de cliënt verstrekte stukken zullen worden gescand of gekopieerd en als document toegevoegd aan het dossier. Alle stukken die in het dossier worden opgenomen, worden via het systeem van hyperlinks (cross-references) gekoppeld aan de werkdocumenten waarop ze betrekking hebben. In een elektronisch dossier zullen deze externe door de cliënt of derden verstrekte documenten voorzien worden van een duidelijke documentnaam, bijvoorbeeld via een hyperlink vanuit de dossierindex. Zo zijn er geen “losse” stukken.

De techniek van archivering zou moeten gesteund zijn op een efficiënte en eenduidige wijze van archiveren om te vermijden dat na afsluiting van het werkdossier nog documenten kunnen toegevoegd of verwijderd worden of dat nota’s of vermeldingen worden gewijzigd.

Voor een papieren dossier bestaan er inbindingssystemen waarmee een dergelijke doelstelling kan worden bereikt. Voor een elektronisch dossier zou die doelstelling kunnen worden bereikt door gebruik te maken van een beveiligde kopie (harde schijf, cd-rom, systeem te voorzien in de gebruikte software, enz.).

Teneinde te voldoen aan de vereiste van ISA 230, zou het (papieren of elektronisch) controledossier bijvoorbeeld een volledige index van de significante informatie in het dossier kunnen bevatten. Dit document zou worden ondertekend (verklaring op erewoord) en gedateerd door de bedrijfsrevisor ondertekenaar en verantwoordelijke van het dossier, waarbij wordt bevestigd dat het dossier werd afgerond en kan worden gearchiveerd, bijvoorbeeld in de volgende bewoordingen:

“Overeenkomstig artikel 17, § 3 van de wet van 7 december 2016 werd dit definitief controledossier samengesteld binnen een maximumtermijn van 60 dagen na de datum van ondertekening van het controleverslag en in dit dossier mogen geen veranderingen meer worden aangebracht:  
 
Handtekening van de dossierbeheerder / Datum Handtekening van de partner / Datum
ISA 230, par. 16 vermeldt de voorwaarden voor het aanbrengen van veranderingen in de bestaande controledocumentatie of het toevoegen van nieuwe elementen aan de controledocumentatie nadat de samenstelling van het definitief controledossier is voltooid. In geval van veranderingen of toevoegingen:
  • Aard:
  • Redenen:
  • Verricht door / datum:”
De volledige index van de significante informatie in het controledossier zou kunnen bevatten:
  • Algehele controleaanpak
  • Timing van de werkzaamheden en essentiële data
  • Synthesenota
  • Overzicht van de afwijkingen
  • Aanbevelingsbrief (Management letter)
  • Bevestigingsbrief (Representation letter)
  • Balans van de algemene rekeningen
  • Jaarrekening
  • Jaarverslag
  • Commissarisverslag
  • Notulen van vergaderingen
  • Openstaande punten
    •
  • Enz. 

Vorige pagina

______________________________

Disclaimer: De Stichting Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) geeft op een autonome wijze, dus los van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (IBR), antwoorden op vragen van bedrijfsrevisoren met betrekking tot revisorale opdrachten. Deze adviezen vertegenwoordigen dus niet noodzakelijk het standpunt van de Raad van het IBR. Het formeel standpunt van het IBR kan enkel via de officiële organen, met name de Raad of, in voorkomend geval, het Uitvoerend comité worden ingewonnen. Hoewel het ICCI met de grootste zorgvuldigheid de ontvangen vragen behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de antwoorden geen enkele waarborg geboden en draagt het geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen die werden begaan in het kader van de verstrekte antwoorden en informatie. De FAQ’s betreffende de ISA’s, ISRE’s en ISQC 1 werden opgesteld in overleg met de werkgroep ISA & ISQC 1 en de Commissie Normen van het IBR.