Kan een commissaris de volgende activiteiten uitoefenen ten voordele van de algemene vergadering van de gecontroleerde vennootschap: (1) de notulen tekenen hoewel hij geen aandeelhouder is; (2) de algemene vergadering mede organiseren; (3) juridische vragen aan de raad van bestuur en/of over de analyse van de resultaten beantwoorden, in plaats van de raad van bestuur of de afgevaardigde bestuurder; en (4) zich uitspreken over de organisatie van de algemene vergadering, wat toegelaten is en wat niet, enz.?

Gepubliceerd op 18 oktober 2019

de onafhankelijkheid van de commissaris > onafhankelijkheid van de commissaris

Antwoord:

Als antwoord op de eerste vraag wordt verwezen naar artikel 546 van het Wetboek van vennootschappen dat het volgende stelt:

“De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; afschriften voor derden worden ondertekend door één of meer bestuurders, zoals bepaald in de statuten.”.

Hieruit kan men besluiten dat de commissaris de notulen van de algemene vergadering niet dient te ondertekenen. Er is geen bezwaar dat de commissaris de notulen van een algemene vergadering waarop hij aanwezig is, ondertekent.

Met betrekking tot de tweede vraag is het veeleer de taak van de voorzitter van een algemene vergadering is om de vergadering te “organiseren” en te leiden, behoudens het geval waarin de commissaris op vraag van aandeelhouders die een vijfde van het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen de algemene vergadering moet bijeenroepen (art. 268 (BVBA) en 532 (NV) W. Venn.). De commissaris moet hierbij de nodige voorzichtigheid aan de dag leggen ten einde zich niet te mengen in het bestuur.

Wat de derde vraag betreft is het de commissaris niet verboden op een algemene vergadering te antwoorden op juridische vragen en op vragen over de analyse van de resultaten. Ook hier zal de commissaris met de nodige voorzichtigheid handelen en vermijden dat hij in de plaats treedt van het bestuursorgaan. Het is nuttig in herinnering te brengen dat de commissaris de wettelijke verplichting heeft te antwoorden op vragen van aandeelhouders die betrekking hebben op zijn controleverslag en de manier waarop hij zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd (art. 274 (BVBA) en 540 (NV) W. Venn.). Niettemin kan de commissaris een algemeen antwoord verstrekken op verscheidene vragen die hetzelfde voorwerp hebben.

Als antwoord op de vierde vraag behoort het niet tot de bevoegdheid van de commissaris om zich uit te spreken over de organisatie van de algemene vergadering. Zo is het bijvoorbeeld niet zijn bevoegdheid om te oordelen over de gepastheid van de voorgestelde agendapunten. Het is de raad van bestuur van de vennootschap die zich in eerste instantie zal uitspreken over wat al dan niet is toegelaten tijdens de algemene vergadering. De commissaris zal uiteraard tussenbeide komen indien hij vaststelt dat een wettelijke bepaling wordt overtreden. De commissaris is immers zowel jegens de vennootschap als jegens derden, hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van een overtreding van de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen of van de statuten. Ten aanzien van de overtredingen waaraan hij geen deel heeft gehad, wordt hij van die aansprakelijkheid slechts ontheven wanneer hij aantoont dat hij zijn taak naar behoren heeft vervuld en hij die overtredingen heeft aangeklaagd bij het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, indien daar geen passend gevolg werd gegeven, op de eerste daaropvolgende algemene vergadering nadat hij er kennis van heeft gekregen (art. 140 W. Venn.).

Zie ook advies.

Vorige pagina