Weigering van neerlegging van revisorale verslagen getekend met gekwalificeerde elektronische handtekening door de griffie van de Ondernemingsrechtbank – Refus de dépôt de rapports révisorales signés par signature électronique qualifiée par le greffe du Tribunal de l’entreprise

5 mei 2022

De griffie van een ondernemingsrechtbank weigert revisorale verslagen getekend met gekwalificeerde elektronische handtekening. Ook zijn er notarissen die deze verslagen niet als eensluidend willen verklaren, omdat ook zij de elektronische handtekening niet aanvaarden en aan de bedrijfsrevisor vragen om voorafgaand aan de aanvaarding bij hen ter plaatse op kantoor te komen. Begaat de bedrijfsrevisor een professionele fout als hij weigert om een handgetekend verslag door te sturen en quid als daardoor het verslag niet wordt neergelegd?

1. De volgende situatie wordt beschreven:

   “Ik word in mijn hoedanigheid van bedrijfsrevisor bij de uitoefening van de bijzondere wettelijke opdrachten zoals vereffeningen, inbrengen, e.d. regelmatig geconfronteerd met het volgende: de Griffie van de Rechtbank van X weigert mijn verslagen getekend met gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze worden systematisch teruggestuurd en niet aanvaard. Ze eisen steeds een met de hand getekend verslag (of een verslag voor eensluidend verklaard door de notaris). Ik heb al veel communicatie met hen daarover gehad, hen de wetgeving daaromtrent doorgestuurd (burgerlijk wetboek, Europese verordeningen, publicaties van de Overheid en ook het advies van het ICCI van 6 augustus 2020 waarin het ICCI ook het standpunt inneemt dat deze handtekening rechtsgeldig is maar zij zeggen dat dit niet geldt voor een verslag van de revisor. Andere Griffies aanvaarden dit wel zonder probleem. Het is duidelijk dat er in stad X een aantal personen zijn die de elektronische handtekening niet willen erkennen en stug blijven volhouden om op een archaïsche manier te blijven verder werken. Nu ben ik van mening dat we de elektronische middelen die de wetgever ons aanreikt gekend moeten zijn door iedereen en ook aanvaard worden.

   Bega ik een professionele fout als ik weiger om een handgetekend verslag door te sturen en hun wijs op de wetgeving? Wat als daardoor het verslag niet wordt neergelegd? Is dat dan een juridisch probleem van de griffie of van de revisor? Hoe kunnen we als beroepsorganisatie afdwingen dat zij de elektronische handtekening moeten aanvaarden? Ook zijn er notarissen die mijn verslag niet als eensluidend willen verklaren omdat ook zij de elektronische handtekening niet aanvaarden en vragen mij om bij hen ter plaatse op kantoor te komen vooraleer ze de elektronische handtekening aanvaarden (dit is een tweede luik van mijn vraag). Is dit dan een juridische fout van de notaris. Zelf ben ik van mening dat de elektronische middelen die ons aangereikt worden op alle vlak een vooruitgang zijn. Maar staan we daar juridisch niet zwak in bovenvermelde situatie? En hoe pak ik dat volgens onze professionele normen aan bij weigering van de tegenpartij”

2. Het ICCI wenst mee te geven dat de geschetste situatie reeds het voorwerp heeft uitgemaakt van debat tijdens de vergadering van de Juridische Commissie van het IBR van 2 februari 2022, die hieromtrent het standpunt van de Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat (Fednot) wenste te kennen. Op 22 februari 2022 heeft Fednot dienaangaande volgend standpunt geuit:

   “Een onderscheid moet worden gemaakt tussen de principiële aanvaarding van digitaal ondertekende verslagen enerzijds, en de modaliteiten van aanhechting (wanneer vereist) en neerlegging daarvan ter griffie anderzijds.

   Op juridisch vlak zijn die verslagen onderworpen aan de gemeenrechtelijke regels van het bewijsrecht, wat in principe wil zeggen dat ze als ze digitaal ondertekend zijn met een gekwalificeerde elektronische handtekening, zoals eID, ze van rechtswege gelijkgesteld zijn met een manuele handtekening.

   Indien digitaal ondertekende stukken aan de authentieke akte moeten worden gehecht, stelt zich het probleem van de onverenigbaarheid van deze vormen. In dat geval kan de notaris deze afdrukken en eensluidend verklaren met het digitale origineel op basis van artikel 1, 4^de lid van de notariswet.

   De neerlegging ter griffie van de verslagen kan (juridisch) in principe op volgende manieren:

- Op papier: hier stelt zich hetzelfde probleem als voor de aanhechting: een loutere afdruk van het digitaal getekend origineel verliest in principe zijn bewijswaarde, tenzij de notaris te werk gaat zoals hierboven beschreven op basis van artikel 1, 4^de lid van de notariswet.

- Elektronisch, wanneer zij gelijktijdig gebeurt met de neerlegging van de uitgifte van de akte: in dat geval stelt de technische dienst van FOD Justitie wel technische vereisten aan de PDF’s, wat wil zeggen dat sommige digitaal getekende verslagen niet kunnen elektronisch neergelegd worden indien de aangeleverde PDF’s niet aan deze vereisten voldoet. In dat geval moet ofwel de notaris de PDF omzetten naar een andere versie (in voorkomend geval met tussenstap van afdrukken en inscannen) en dan zelf digitaal ondertekenen op dezelfde manier als voor de eensluidendverklaring op papier.

Het probleem is dat er nog geen elektronische flow bestaat voor de loutere neerlegging van elektronische verslagen (wanneer deze niet gelijktijdig met de akte moeten worden neergelegd). Deze flow zal in de toekomst worden voorzien in de eGriffie applicatie van Justitie, maar wij hebben geen zicht op hun timing daarvoor.”.

1. Hieruit kan het ICCI het antwoord op deze vraag als volgt destilleren:

   - Er wordt geen professionele fout begaan in geval van weigering om een manueel handgetekend verslag door te sturen naar de griffie van de Ondernemingsrechtbank en haar te wijzen op de wetgeving, want een digitaal ondertekend revisoraal verslag met een gekwalificeerde elektronische handtekening, zoals eID, is van rechtswege volgens de gemeenrechtelijke regels van het bewijsrecht gelijkgesteld met een revisoraal verslag met een manuele handtekening ^{( [1] )}, zodat er dan ook een principiële aanvaarding is van digitaal ondertekende verslagen.

   - Inzake de weigering van neerlegging ter griffie van een revisoraal verslag met elektronische handtekening, komt dit in casu hoogstwaarschijnlijk omdat een loutere afdruk van het digitaal getekend origineel in principe zijn bewijswaarde verliest, tenzij de notaris deze afdrukt en eensluidend verklaart met het digitale origineel op basis van artikel 1, 4^de lid van de notariswet ^{( [2] )}.

   - Als beroepsorganisatie kan het IBR aandringen om de applicatie eGriffie van de FOD Justitie zo snel als mogelijk te implementeren, zodat er een elektronische flow zou bestaan voor de loutere neerlegging van elektronische verslagen (wanneer deze niet gelijktijdig met de akte moeten worden neergelegd). Op deze wijze zouden deze geschetste problemen van de baan zijn en zou een digitaal ondertekend revisoraal verslag volstaan om te worden aanvaard en te worden neergelegd ter griffie van de Ondernemingsrechtbank.

   - Inzake de houding van de bedrijfsrevisor naar notarissen toe die bepaalde eisen stellen, is het ICCI van oordeel dat het passend is om hen te wijzen op voormeld standpunt van Fednot, meer bepaald dat een loutere afdruk van het digitaal getekend origineel in principe zijn bewijswaarde verliest, tenzij de notaris deze afdrukt en eensluidend verklaart met het digitale origineel op basis van artikel 1, 4^de lid van de notariswet, alsook dat sommige digitaal getekende verslagen inderdaad niet elektronisch kunnen worden neergelegd indien de aangeleverde PDF’s niet aan deze vereisten voldoet. In dat laatste geval dient de notaris de PDF om te zetten naar een andere versie (in voorkomend geval met tussenstap van afdrukken en inscannen) en dan zelf digitaal ondertekenen op dezelfde manier als voor de eensluidendverklaring op papier.

   - Daarenboven heeft het ICCI van het IBR vernomen dat er momenteel reeds aanhoudend  inspanningen worden geleverd om via het kabinet Justitie, meer bepaald de Raad van Hoofdgriffiers, alsnog te bekomen dat de met eID digitaal ondertekende revisorale verslagen zouden worden aanvaard door alle griffies van Ondernemingsrechtbanken.

^{( [1] )} De elektronische handtekening is gedefinieerd in artikel 1322, tweede lid van het Burgerlijk Wetboek en is van toepassing op alle gevallen waarin het gemeenrecht van toepassing is.

Wanneer de wetgeving bepaalt dat een document moet worden “ondertekend”, kan dit worden vervuld door zowel de manuele handtekening op papier, als de elektronische handtekening van het Burgerlijk Wetboek.

Voor meer informatie en de bevestiging van rechtsgeldigheid en evenwaardigheid van de elektronische handtekening via eID als een manuele handtekening, verwijst het ICCI naar de website van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken , rubriek: “Identiteitsdocumenten”, subrubriek “eID”, “FAQ” (https://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/identiteitsdocumenten/eid/faq/), onderwerp: “Elektronische handtekening”, vraag: “Heeft een elektronische handtekening dezelfde bewijskracht als een manuele handtekening?”, alsmede naar de verwijzing naar de nationale wetgeving aldaar.

In dit kader wensen wij bovendien te verwijzen naar de wet van 20 september 2018 tot harmonisatie van de begrippen elektronische handtekening en duurzame gegevensdrager en tot opheffing van de belemmeringen voor het sluiten van overeenkomsten langs elektronische weg. Wij zijn van mening door de inwerkingtreding van desbetreffende wetgeving dat, indien een handtekening onomstotelijk kan worden bewezen op elektronische weg, het niet nodig lijkt om nog een document met een “handgeschreven” handtekening te hebben.  Het “originele” document is alsdan per definitie een document met een elektronische handtekening en zou dan volgens ons ook louter elektronisch kunnen bestaan. (Cf. gepubliceerd ICCI-advies van 21 december 2018: https://www.icci.be/nl/adviezen/advies-detail-page/actuele-vragen-in-het-kader-van-de-digitalisering-en-of-paperless-werken, randnr. 2 in fine, alsook gepubliceerd ICCI-advies van 6 augustus 2020: https://www.icci.be/nl/adviezen/advies-detail-page/elektronische-handtekening-bijzondere-wettelijke-opdrachten).

^{( [2] )} Art. 1, 4^de lid van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt (“notariswet”) stelt:

“Onder voorbehoud van de rechten der openbare overheid en behoudens andersluidende wettelijke bepaling is de notaris bevoegd voor de waarmerking van gedematerialiseerde gegevens en documenten, in het bijzonder op het vlak van de herkomst van de gegevens en documenten, en om er gewaarmerkte afschriften of uittreksels van af te leveren, al dan niet in gedematerialiseerde vorm, die de conformiteit bevestigen met het oorspronkelijk gegeven of document. De notaris is tevens bevoegd om, al dan niet in gedematerialiseerde vorm, de identiteit en de elektronische of manuele handtekening van personen te waarmerken. De in dit lid bedoelde waarmerkingen vereisen geen authentieke akte en zijn niet onderworpen aan de wettelijke en reglementaire bepalingen betreffende de notariële akten.”.