Vervanging van vaste vertegenwoordiger – Remplacement du représentant permanent

6 december 2022

Hoeft er een algemene vergadering plaats te vinden om te beslissen over de aanstelling van de nieuwe vaste vertegenwoordiger van een bedrijfsrevisorenkantoor? Wat zijn de openbaarmakingsverplichtingen?

1. De volgende situatie wordt beschreven:

    

   “Mijn vraag gaat over de aanstelling van een nieuwe vaste vertegenwoordiger van een commissaris - bedrijfsrevisorenkantoor.

    

   Het WVV schrijft voor dat een commissaris ten minste één bedrijfsrevisor-natuurlijke persoon moet aanstellen als vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor (art. 3:60 WVV). Nu stelde ik me de vraag of de beslissing tot vervanging van de vaste vertegenwoordiging ook dient te gebeuren door de algemene vergadering? Persoonlijk vermoed ik van niet, maar ik vraag het voor de zekerheid even na. Zo vond ik in de door jullie uitgegeven documentatie dat de regels inzake de beëindiging van de opdracht, niet van toepassing zijn op de vervanging van de vaste vertegenwoordiger en dat de aanwijzing van een vaste vertegenwoordiger niet noodzakelijkerwijs in de notulen van de algemene vergadering hoeft te worden opgenomen. Er moet bijzondere aandacht gaan naar de situatie wanneer dit wel het geval is.

    

   Dan kan de aanwijzing van de vaste vertegenwoordiger mogelijk een intuitu personae-karakter krijgen. Om dit te voorkomen beveelt de Juridische Commissie van de IBR als praktijk de volgende formulering aan die in de notulen van de algemene vergadering moet worden opgenomen: “als commissaris wordt benoemd het bedrijfsrevisorenkantoor XYZ. Het bedrijfsrevisorenkantoor XYZ wijst de heer/mevrouw X aan als vaste vertegenwoordiger”. In casu werd volgende formulering opgenomen: "De ondertekenende aandeelhouders benoemen met onmiddellijke ingang de volgende persoon tot commissaris van de Vennootschap: [...] met zetel te [...] ingeschreven op de ledenlijst van het instituut voor bedrijfsrevisoren [...] vast vertegenwoordigd door [...] overeenkomstig art. 3:60 WVV”.

    

   Ook vond ik, wat de “vervanging” van de vaste vertegenwoordiger betreft, dat de bevoegdheid om een bedrijfsrevisor-natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger aan te wijzen bovendien toekomt aan de aangewezen commissaris (bedrijfsrevisor-rechtspersoon/het bedrijfsrevisorenkantoor) zelf en niet aan de vennootschap die een bedrijfsrevisorenkantoor aanwijst. Gegeven de gebruikte formulering, betekent dit dus dat er geen algemene vergadering hoeft plaats te vinden om te beslissen over de aanstelling van de nieuwe vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor? M.a.w. de aangewezen commissaris heeft autonome beslissingsbevoegdheid en er dient zodoende enkel een publicatieverplichting te worden gerespecteerd van de vervanging in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad?”

    

2. Om deze vraag te beantwoorden, wenst het ICCI te verwijzen naar B. Tilleman, Het statuut van de commissaris, ICCI 2007/2, Brugge, die Keure, p. 40-41 ^{( [1] )} :

    

   “Terwijl de commissaris-rechtspersoon wordt aangeduid door de algemene vergadering van de gecontroleerde vennootschap, behoort de benoeming van de vaste vertegenwoordiger in principe tot de bevoegdheid van de raad van bestuur/zaakvoerder van de revisorenvennootschap, die de vaste vertegenwoordiger niet kan ontslaan zonder een opvolger te benoemen.”

    

   Dit wordt verder bevestigd door de formulering van artikel 22, § 1 van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren:

    

   “Telkens wanneer een revisorale opdracht wordt toevertrouwd aan een bedrijfsrevisorenkantoor, dient dat bedrijfsrevisorenkantoor een bedrijfsrevisor-natuurlijk persoon als vaste vertegenwoordiger aan te stellen. (…)”.

    

   In dit geval lijkt het mogelijke intuitu personae-karakter van de vaste vertegenwoordiger geen probleem te zijn, aangezien uit de benoeming blijkt dat deze natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor is aangesteld. Het ICCI bevestigt daarom dat er in casu geen algemene vergadering hoeft plaats te vinden om te beslissen over de aanstelling van de nieuwe vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor.

    

   In het algemeen is het ICCI van mening dat in geval van een onduidelijkheid er moet worden verwezen naar de meest courante praktijk, namelijk de autonome keuze van de vaste vertegenwoordiger door het bedrijfsrevisorenkantoor.

    

   Als de gecontroleerde vennootschap besluit om de vaste vertegenwoordiger intuitu personae aan te stellen, is dat natuurlijk mogelijk. Het ICCI is echter van mening dat in het laatste geval, dit uitdrukkelijk moet worden vermeld in de notulen van de algemene vergadering en in de publicatie van de benoeming van de commissaris. Bovendien is het in het laatste geval nog steeds mogelijk om rechtstreeks een natuurlijke persoon als commissaris te benoemen.

    

   Om onduidelijkheid te voorkomen beveelt het ICCI aan in de toekomst gebruik te maken van de juiste formulering bij de benoeming en bij de publicatie, namelijk:

    

   “als commissaris wordt benoemd het bedrijfsrevisorenkantoor XYZ. Het bedrijfsrevisorenkantoor XYZ wijst de heer/mevrouw X aan als vaste vertegenwoordiger.”

    

3. Voor wat betreft de openbaarmakingsverplichtingen, verwijst het ICCI naar artikel 3:60 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, dat het volgende bepaalt:

“Voor de aanstelling en de opdrachtbeëindiging van de vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor of van het geregistreerd auditkantoor die als commissaris wordt benoemd, gelden dezelfde bekendmakingregels als wanneer deze vaste vertegenwoordiger die opdracht in eigen naam en voor eigen rekening zou vervullen.”

Op basis van het bovenstaande, moet de benoeming van de nieuwe vaste vertegenwoordiger worden bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad overeenkomstig artikel 2:8, §1, 5° juncto 2:14, 1° van het WVV.