Verplichte aanwezigheid van de commissaris op de algemene vergadering – Présence obligatoire du commissaire à l’assemblée générale

17 februari 2022

Kan een commissaris verzaken om aanwezig te zijn op de jaarlijkse algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd? En indien een commissaris of bedrijfsrevisor een verslag opmaakt voor een wettelijke opdracht en de buitengewone algemene vergadering voor notaris beraadslaagt op grond van dit verslag, kan de commissaris/bedrijfsrevisor dan verzaken om aanwezig te zijn op deze buitengewone algemene vergadering?

1. De volgende situatie wordt beschreven:

    

   “Onze vraag betreft het eerder uitgegeven advies dd. 15 juli 2011 met betrekking tot de verplichte aanwezigheid van de commissaris op de algemene vergadering en de ondertekening van notulen. Hierin wordt gesteld dat de aanwezigheid van de commissaris verplicht is wanneer de vergadering te beraadslagen heeft op grond van een door de commissaris opgemaakt verslag.

   -        Kan een commissaris verzaken om aanwezig te zijn op de jaarlijkse algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd of is dit niet toegelaten?

   -        Indien een bedrijfsrevisor of commissaris een verslag opmaakt voor een wettelijke opdracht en de buitengewone algemene vergadering voor notaris beraadslaagt op grond van dit verslag, kan de bedrijfsrevisor/commissaris dan verzaken om aanwezig te zijn op deze buitengewone algemene vergadering?”

    

2. Als antwoord op de eerste vraag, verwijst het ICCI naar artikel 7:136 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) (NV ^{( [1] )}), dat het volgende bepaalt:

    

   “De commissaris woont de algemene vergadering bij wanneer deze te beraadslagen heeft op grond van een door hem opgemaakt verslag.”.

    

   Het ICCI is derhalve van oordeel dat het de commissaris niet is toegestaan om te verzaken om aanwezig te zijn op de jaarlijkse algemene vergadering waarop de jaarrekening wordt goedgekeurd indien deze algemene vergadering moet beraadslagen over een verslag dat door de commissaris werd opgemaakt ^{( [2] )}, behoudens overmacht ^{( [3] )} (bv. ziekte). De verplichte aanwezigheid volgt trouwens uit het vraagrecht van de aandeelhouders ^{( [4] )}. In geval van overmacht kan de commissaris – in uitzonderlijke gevallen en met toestemming van (het bestuur van) de vennootschap – zich wel laten vertegenwoordigen door een persoon voor wie hij instaat ^{( [5] )} (bedrijfsrevisor of medewerker van het bedrijfsrevisorenkantoor). Het ICCI meent dat deze persoon dan uiteraard het dossier moet kennen en antwoord kunnen geven op de eventuele vragen van de aandeelhouders, anders wordt het vraagrecht van de aandeelhouders uitgehold, hetgeen niet kan.

    

3. Als antwoord op de tweede vraag, verwijst het ICCI  naar B. Tilleman, Het statuut van de commissaris, Brussel, Die Keure, p. 185, nrs. 301-302:

“301. Wanneer de algemene vergadering moet beraadslagen over een verslag dat door de commissaris werd opgemaakt, is zijn aanwezigheid zelfs wettelijk en deontologisch verplicht ^{( [6])} (…). Deze verplichting geldt nietalleen voor de jaarlijkse algemene vergadering waarop de jaarrekening wordtgoedgekeurd,maar ook voor bijzondere algemene vergaderingen waaropkrachtens het Wetboek van vennootschappen bijkomende verslagen van decommissaris worden neergelegd ^([7]).

302. In de andere gevallen kan de commissaris de vergadering bijwonen, indien hij dat wenst, om daar het woord te nemen betreffende de uitoefening van zijn mandaat, maar moet hij dat niet. In het Wetboek van vennootschappen wordt het recht van de commissaris om het woord te nemen uitdrukkelijk bevestigd ^([8]) (…)).”

Bijgevolg is het ICCI van mening dat een commissaris ook niet kan verzaken om aanwezig te zijn op een buitengewone algemene vergadering indien hij een verslag heeft opgemaakt voor een wettelijke opdracht en de buitengewone algemene vergadering voor notaris beraadslaagt op grond van dit verslag. Deze verplichting tot aanwezigheid op een algemene vergadering geldt evenwel niet voor een bedrijfsrevisor (niet-commissaris) die een verslag zou hebben opgemaakt voor een wettelijke opdracht.