Verplichte aanwezigheid van de commissaris op de algemene vergadering en ondertekening notulen (wetgevende update 28/10/2020)

IS DE AANWEZIGHEID VAN DE COMMISSARIS VERPLICHT OP DE ALGEMENE VERGADERING EN TEKENT HIJ MEE DE ALGEMENE VERGADERING?

Het ICCI veronderstelt dat de vraagstelling in casu handelt over de vraag of een commissaris in een naamloze vennootschap (NV) verplicht aanwezig dient te zijn op de jaarlijkse statutaire algemene vergadering van desbetreffende NV en of deze commissaris de notulen van de algemene vergadering van deze NV dient te ondertekenen.

Het antwoord op de eerste vraag is duidelijk ja zoals vermeld in artikel 538 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 7:136 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat stelt dat:

“De commissarissen wonen de algemene vergadering bij wanneer deze te beraadslagen heeft op grond van een verslag door hen opgemaakt.” / “De commissaris woont de algemene vergadering bij wanneer deze te beraadslagen heeft op grond van een door hem opgemaakt verslag.”..

Bovendien legt artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen aan de commissarissen de verplichting op antwoord te geven op de vragen die hun door de aandeelhouders worden gesteld. Artikel 540 W. Venn. / artikel 7:139 WVV maakt deel uit van de “onderafdeling IV verloop van de algemene vergadering” / “onderafdeling 6 verloop van de algemene vergadering”.

Hieromtrent stipuleert S. De Jonghe, “Artikel 538” in Artikelsgewijze commentaren vennootschappen en verenigingen (Antwerpen, Kluwer, 2008), p. 8:

“De commissaris moet op de algemene vergadering aanwezig zijn wanneer de vergadering te beraadslagen heeft op grond van een door de commissaris verslag opgemaakt verslag (art. 539 W. Venn. en art. 540 W. Venn.).”.

Verdere argumentatie ter verdediging van dit standpunt is terug te vinden in het wetsvoorstel dat hoort bij dit artikel (Parl. St. Kamer 552/1982-83, nr. 35, 51) en dat stelt dat:

“De aanwezigheid van de commissarissen is verplicht. In geval van belet kunnen zij zich laten vertegenwoordigen door personen voor wie ze instaan.”.

Als antwoord op de tweede vraag verwijst het ICCI naar artikel 546 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 7:141, § 1, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat het volgende stelt:

“De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau ^[1] en door de aandeelhouders die erom verzoeken; afschriften voor derden worden ondertekend door één of meer bestuurders, zoals bepaald in de statuten.” /

“De notulen van een algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.”..

Hieruit kan het ICCI besluiten dat de commissaris de notulen van de algemene vergadering niet dient te ondertekenen maar het mag doen.

[1] De leden van het bureau zijn lasthebbers van de algemene vergadering. Door de notulen te ondertekenen attesteren zij, namens de algemene vergadering, de regelmatigheid ervan en maken er aldus een stuk van dat uitgaat van de vennootschap (F. Hellemans, De algemene vergadering: Een onderzoek naar haar grondslagen, haar bestaansreden en de geldigheid van haar besluiten, Reeks rechtspersonen- en vennootschapsrecht Jan Ronse Instituut - KULeuven, Kalmthout, Biblo, 2001, p. 538, nr. 492).