Verenigbaarheid van het beroepsgeheim van de commissaris met de overmaking van een kopie van ontvangen bevestigingen aan een gecontroleerde onderneming (wetgevende update 28/10/2020)

MAG EEN ANTWOORD OP EEN BEVESTIGINGSBRIEF VOOR ONDERSTAANDE SITUATIE GEBRUIKT WORDEN?

Mag de commissaris het antwoord op een bevestigingsbrief, die hij ontvangen heeft van een klant in het kader van controle van de openstaande vorderingen, bezorgen aan zijn eigen klant (gecontroleerde entiteit) zodanig dat deze dit kan gebruiken ter invordering van de onbetaalde facturen?

Het ICCI begrijpt uit de vraag dat de onderneming waarvan de commissaris de rekeningen controleert aan haar eigen klanten een vraag tot bevestiging heeft gestuurd (of de commissaris heeft toegelaten een bevestigingsvraag te sturen) waarvan de commissaris de bestemmeling zou zijn. De commissaris zich af of hij het gevaar loopt het beroepsgeheim te schenden waaraan hij gebonden is, indien hij aan zijn cliënt een kopie zou overmaken van de ontvangen bevestigingen.

Het beroepsgeheim waaraan de commissaris gebonden is, volgt uit artikel 458 van het Strafwetboek dat in het bijzonder stipuleert dat:

“(…) andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken (…) worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van honderd euro tot vijfhonderd euro.”.

Eerst dient te worden verduidelijkt dat er geen geheim bestaat tussen de bedrijfsrevisor en de gecontroleerde onderneming, waarbij laatstgenoemde steeds de mogelijkheid heeft om de bedrijfsrevisor van zijn zwijgplicht te ontheffen (zie in dit verband de ICCI-publicatie 2009 nr. 2: B. De Klerck, S. Van Bellinghen, E. Vanderstappen en V. Yangandi, Het beroepsgeheim van de bedrijfsrevisor, Brugge, die Keure, 2009, p. 10, nr. 22 en p. 57, nr. 130). Het lijkt het ICCI onwaarschijnlijk dat de mededeling aan de gecontroleerde onderneming van de bekomen informatie in het kader van de uitoefening van de controleopdracht, bovendien op haar verzoek, als een schending van het beroepsgeheim zou worden beschouwd.

Vervolgens dient de vraag van het beroepsgeheim te worden gesteld ten aanzien van de derde die aan de commissaris de bevestiging heeft gericht. Laatstgenoemde werd op uitdrukkelijk verzoek van zijn cliënt tot hem gericht zodat hij hiervan gebruik zou kunnen maken in het kader van zijn opdracht (toepassing art. 137, § 1, derde lid, W. Venn. / art. 3:68, § 1, derde lid WVV). Het gaat dus niet over een geheim betreffende de relatie tussen zijn cliënt en de cliënt van laatstgenoemde. Doordat het dus niet over een geheim gaat ten aanzien van zijn cliënt is de vraag van een mogelijke zwijgplicht zonder voorwerp.

Rekening houdend met het steeds delicaat karakter van de interpretatie inzake het beroepsgeheim, is het in de geschetste omstandigheden aanbevolen dat de gecontroleerde onderneming haar cliënt vraagt, in de vraag tot bevestiging zelf, om haar een kopie te bezorgen van de bevestiging die aan de commissaris bezorgd zal worden. Hij zou het tevens opportuun kunnen achten om van de gecontroleerde onderneming een officiële vraag te bekomen, ondertekend door een bevoegde persoon, om hem/haar de kopie van de bevestigingen mee te delen die hij heeft ontvangen.