Uitstel van algemene vergadering

7 juli 2009

Wat moet de commissaris van een vzw doen, indien het bestuursorgaan het ontwerp van jaarrekening niet tijdig heeft voorgelegd?

Het ICCI wenst te verwijzen naar de Aanbeveling 4.2. “Controle van de vormvereisten in verband met de vaststelling, de goedkeuring en de bekendmaking van de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening” van 6 september 1996.

 

Paragraaf 3.2.1., eerste lid stelt dat: “wanneer, vijftien dagen vóór de algemene vergadering, de jaarrekening niet beschikbaar is, dan moet de commissaris een verslag van niet-bevinding opstellen dat hij richt aan de voorzitter van het bestuursorgaan, opdat deze laatste het verslag aan de algemene vergadering zou meedelen”.  Het derde lid van dezelfde paragraaf preciseert evenwel: “voor zover de commissaris is ingelicht over het feit dat de jaarrekening binnen een redelijke termijn ter beschikking van de vennoten zal kunnen worden gesteld, hoewel de wettelijke termijnen niet werden nageleefd, kan hij beslissen om af te zien van het verslag van niet-bevinding”.

 

Tevens wordt de aandacht getrokken op paragraaf 3.2.2. van dezelfde Aanbeveling, waarvan het tweede lid stelt dat: “de commissaris zal evenwel rekening kunnen houden met uitzonderlijke omstandigheden en gepaste opmerkingen maken, hetzij in zijn verslag van niet-bevinding, hetzij in zijn controleverslag, indien het verslag van niet-bevinding ongeschikt of zonder voorwerp zou geacht worden”. Deze tekst lijkt dus niet uit te sluiten dat, in bepaalde omstandigheden, kan worden geoordeeld dat geen verslag van niet-bevinding wordt opgesteld.

 

Het is de persoonlijke verantwoordelijkheid van de bedrijfsrevisor te oordelen of hij, op basis van voormelde passages van de Aanbeveling 4.2., al dan niet in een situatie is dat een verslag van niet-bevinding noodzakelijk is om de geest van deze Aanbeveling te respecteren. In dit verband wenst het ICCI nochtans te verwijzen naar artikel 30, § 3, tweede lid van de gecoördineerde wet van 22 juli 1953 dat uitdrukkelijk vermeldt dat: “de aanbevelingen zijn eveneens bindend, tenzij de bedrijfsrevisor in bijzondere omstandigheden kan motiveren dat de afwijking ten aanzien van de aanbevelingen geen afbreuk doen aan de criteria vastgesteld in artikel 14, § 3”. Een gerechtvaardigde en gemotiveerde toepassing van de paragrafen in de twee voorgaande alinea’s kan, naar het oordeel van het ICCI, niet worden beschouwd als een afbreuk aan de principes van de Aanbeveling.

 

Tenslotte wenst het ICCI nog te verwijzen naar paragraaf 3.14.2. van de Algemene controlenormen dat met betrekking tot het controleverslag van de commissaris stelt dat: “De overtreding van het Wetboek van vennootschappen en de statuten moet niet vermeld worden indien het bestuursorgaan de nodige maatregelen heeft genomen om de eventuele gevolgen van deze onwettige toestand uit de weg te ruimen”.

 

Voor de volledigheid wenst het ICCI toch te verwijzen naar een arrest van het Hof van Cassatie van 24 mei 2007 in een zaak aangespannen door het IBR (in het kader van een tuchtprocedure) tegen een confrater onder andere wegens schending van de hierboven vernoemde paragrafen 3.2.1. en 3.2.2. van de Aanbeveling van 6 september 1996 (wellicht worden hier de eerste alinea’s van deze paragrafen geviseerd). Het arrest werd uitgesproken in het voordeel van het IBR en bevat o.a. volgende passage: “het onderdeel, in zoverre het berust op de stelling dat, indien het bestuursorgaan in gebreke blijft de jaarrekeningen binnen de wettelijke termijn te overhandigen aan de commissaris, deze alleen de plicht heeft de feiten aan te klagen bij de raad van bestuur en, in voorkomend geval, op de algemene vergadering, zonder dat die aanklacht de vorm dient aan te nemen van een verslag van niet-bevinding, faalt naar recht.” Het ICCI kan evenwel niet oordelen in welke mate de toestand die het voorwerp uitmaakte van deze tuchtprocedure, in alle aspecten vergelijkbaar is met de toestand waarin de bedrijfsrevisor zich bevindt.

 

Zelfs indien de bedrijfsrevisor zou oordelen dat hij geen verslag van niet-bevinding dient op te stellen, raadt het ICCI nochtans aan dat hij van het bestuursorgaan van de vzw een schriftelijke bevestiging bekomt van de redenen voor de vertraging in de voorlegging van het ontwerp van jaarrekening, waarbij tezelfdertijd wordt bevestigd dat de leden van de vzw, in deze omstandigheden, akkoord gaan om de statutaire algemene vergadering te verdagen tot eind augustus.

 

Het ICCI doet nochtans opmerken dat normalerwijze op de statutaire datum van de algemene vergadering de leden van de vzw zouden moeten worden samengeroepen, waarbij terzelfdertijd de beslissing tot verdaging van de algemene vergadering wordt genomen, met dezelfde agenda als de statutaire vergadering.