Tijdstip van contactname tussen confraters bij een offerte-aanvraag (wetgevende update 05/07/2019)

11 oktober 2010

Op welk tijdstip dient een contactname te zijn tussen een bedrijfsrevisor die een offerte uitschrijft voor het mandaat van commissaris en zijn confrater in functie in die vennootschap?

 

Een beursgenoteerde onderneming verzoekt een bedrijfsrevisor een fee proposal over te maken met betrekking tot het mandaat van commissaris van een dochteronderneming, terwijl de bedrijfsrevisor reeds commissaris is van de moederonderneming. De bedrijfsrevisor maakt zijn fee proposal over en richt daarna (maar nog voor de algemene vergadering) een brief naar de confrater in functie met de mededeling dat hij werd aangezocht om de uittredende confrater op te volgen. De uittredende confrater is van oordeel dat deze brief diende uitgestuurd te worden vooraleer de fee proposal werd uitgestuurd.

 

-----

 

 

De regels omtrent de contactname tussen confraters zijn vervat in artikel 13, § 5 van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren. De interpretatie van deze regels door de Juridische Commissie van het IBR is samengevat in het Vademecum 2009, Deel I, Rechtsleer, p. 490.

 

Wanneer het ICCI de geschetste situatie toetsen aan de hierboven vermelde regels, kan de Stichting vaststellen dat de confrater ten onrechte oordeelt dat de nieuwe commissaris schriftelijk contact had moeten nemen met hem vooraleer zijn offerte werd uitgestuurd. Dergelijk contact is enkel noodzakelijk vóór de nieuwe commissaris de opdracht aanvaardt.

 

De Juridische Commissie van het IBR heeft echter eveneens geoordeeld “dat de bedrijfsrevisor geen vaste en definitieve offerte kan indienen zolang hij met zijn confrater geen contact heeft opgenomen: er moet altijd in de offerte een voorbehoud blijven bestaan.  Een aanvaarding van de opdracht zou maar mogelijk zijn mits een voorbehoud betreffende het contact met de voorganger.” ⁽1⁾.

 

Indien het voorbehoud waarvan sprake in de voorgaande paragraaf werd gemaakt in de offerte, werden de richtlijnen van het Instituut correct toegepast.

 

Men kan zich ook de vraag stellen of een contact tussen een confrater in functie en zijn opvolger en een nazicht van zijn werkdocumenten vooraleer de opvolger benoemd is, geen schending inhoudt van artikel 458 van het Strafwetboek betreffende het beroepsgeheim.

 

Onder voorbehoud van een andere interpretatie door de Raad is het onze mening dat artikel 86, § 1, 3° van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren, dat bepaalt dat de geheimhoudingsplicht niet geldt in het kader van een opvolging in een revisorale opdracht, van toepassing zou kunnen zijn op alle handelingen die een confrater stelt vanaf het begin van een offerteproces.

 

Aangaande de bemerking dat een offerte een eenzijdig voorstel zou zijn dat definitief wordt zodra de cliënt de offerte aanvaardt, kan het ICCI bevestigen dat dit niet zo is wanneer een offerte een voorbehoud inhoudt (bv. voor de contactname met de confrater). Zolang het voorbehoud (dat een opschortende voorwaarde vormt) bestaat zal er geen definitieve aanvaarding zijn van de opdracht door de bedrijfsrevisor, zelfs indien de cliënt zijn beslissing heeft genomen. Onze analyse is dezelfde voor offertes in het kader van openbare aanbestedingen.

⁽1⁾ IBR, Vademecum, Deel I: Rechtsleer, 2009, p. 490.