Self-billing bij een rederij (wetgevende update 05/07/2019)

Vormt het zelf uitschrijven van een verkoopcreditnota, in plaats van het boeken van een aankoopfactuur, een overtreding van de boekhoudwetgeving in de hieronder vermelde casus?

In het kader van het mandaat als commissaris van een rederij stelt menvast dat de vennootschap inkomende documenten voor het betalen van kosten (dit zijn vaak niet officiële documenten zoals mails e.d.) inboeken als uitgaande creditnota’s. 

Deze creditnota’s worden echter nooit fysiek uitgestuurd naar de leveranciers en zijn enkel voor intern gebruik.

Voorbeelden van dergelijke kosten zijn:

-          Betaling door de kapitein aan de matrozen van het schip van een cashvergoeding

-          Betaling van doorgangsgelden aan sluizen

-          Enz.

De vennootschap ontvangt deze kosten op basis van mails, faxen, enz. en betaalt op basis hiervan de kosten. 

In de saldibalans van de vennootschap staan dan ook zeer veel openstaande handelsvorderingen met een creditsaldo, net op basis van de uitgaande creditnota’s.

Bij de opmaak van de jaarrekening worden deze creditsaldo gecorrigeerd door respectievelijke klanten met creditsaldo over te boeken naar de rubriek van de handelsschulden. 

De vennootschap is van mening dat, aangezien zij vaak samenwerken met leveranciers over heel de wereld, dit de meest eenduidige manier van werken.

De vennootschap deelt mee dat deze praktijk bij alle reders wordt toegepast, wij stelden deze vraag dan ook aan de Belgische Redersvereniging (zie hun antwoord onderaan).

Men concludeert uit het antwoord van de Belgische Redersvereniging dat deze praktijk algemeen wordt toegepast en dat hier tot nu toe geen problemen uit zijn ontstaan. Zij bevestigen echter dat er geen wettelijk kader bestaat voor deze praktijk.

Aangezien het een manier van self-billing betreft, stemden wij de desbetreffende werkwijze af met de BTW-circulaire Nr. 53/2013. Hieruit bleek volgende afwijkingen tussen de circulaire en werkwijze van de vennootschap: 

Het voorafgaandelijk akkoord

De circulaire vermeldt dat door beide partijen moet kunnen worden aangetoond dat er een akkoord bestaat mbt de self-billing. De creditnota’s worden echter nooit naar de leverancier verzonden. Uit onderstaande paragraaf leiden wij af dat deze factuur dus niet regelmatig is.

“Het is uiterst belangrijk dat de partijen in staat zijn om dit bewijs te leveren. Indien het bestaan van het akkoord niet door elke partij afzonderlijk kan worden bewezen, wordt de factuur uitgereikt door de medecontractant namelijk niet beschouwd als een regelmatige factuur.”

Facturatieregels

“Volgens de basisregel zijn de van toepassing zijnde factureringsregels diegene van de Lidstaat waar de levering van de goederen of de dienstprestatie is verricht.”

Gezien het een aankoop van een dienst door een Belgische vennootschap is, is de plaats van de handeling volgens het BTW wetboek in België. De facturen moeten dus ook voldoen aan de Belgische voorwaarden cf. het BTW wetboek.

De vennootschap stelt echter creditnota’s op in de plaats van facturen. Ons insziens zijn dit dan geen conforme facturen en kunnen deze niet worden opgenomen in boeken.

Vermelding op factuur

Tevens vermeldt de circulaire dat er op elke factuur de vermelding “Factuur uitgereikt door afnemer” moet staan. Dit is tevens niet het geval voor de door onze klant uitgereikte creditnota’s.

Kopij aan leveranciers

De circulaire stelt dat er steeds een kopij van de factuur moet worden bezorgd aan de leverancier. Dit gebeurt niet bij onze klant gezien de opgestelde creditnota’s enkel intern worden opgemaakt.

Een creditnota, ongeacht wie ze opstelt, is een verbeterend stuk (dit is trouwens de terminologie die gehanteerd wordt in art. 12 van het KB nr. 1 inzake BTW).

In de voorgelegde problematiek gaat het niet om correcties aan eerder opgestelde documenten maar om kosten die geen voorwerp uitmaken van een factuur. Kosten kunnen bewezen worden door andere verantwoordingsstukken dan facturen; het is dan ook niet nodig om via een creatieve weg verkoopcreditnota’s op te maken.

Het opstellen van een verkoopcreditnota leidt tot het debiteren van opbrengstenrekening (klasse 7 van het rekeningenstelsel). Kosten horen thuis in klasse 6. Het inboeken van kosten via het debet van een opbrengstrekening zou een inbreuk vormen op de regelgeving omtrent het compensatieverbod (art. 3:2, § 2 KB 29 april 2019).

Op basis van het voorgaande is het ICCI van oordeel dat het zelf uitschrijven van een verkoopcreditnota, in plaats van het boeken van een aankoopfactuur of enig ander verantwoordingsstuk van kosten niet toegelaten is.

Ten slotte wenst het ICCI eraan te herinneren dat het ICCI geen advies van fiscale aard verleent. Het ICCI kan zich derhalve niet uitspreken of de geschetste praktijk van self-billing al dan niet conform de voormelde BTW-regelgeving is.