Retroactieve benoeming van een commissaris (wetgevende update 05/07/2019)

Is het mogelijk een commissaris retroactief te benoemen in een vennootschap die ten onrechte geen commissaris had benoemd en die de situatie alsnog wil regulariseren?

Om op deze vraag te kunnen antwoorden, dient er te worden verwezen naar de publicatie Studies IBR 2004, De vennootschap en haar commissaris, die beschikbaar is op de website van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren (www.ibr-ire.be), onder de rubriek “Regelgeving en publicaties – Publicaties – IBR Studies – Alle studies over het beroep”.

Punt 1.6. (p. 53) van het tweede deel van deze publicatie bepaalt immers dat: “Het gebeurt soms dat een commissaris wordt benoemd door de algemene vergadering om ook de controle op de jaarrekening van een reeds afgesloten boekjaar te verrichten. Juridisch stelt die procedure geen probleem. Het spreekt vanzelf dat de bedrijfsrevisor op het niveau van zijn controleprogramma en zijn verslag rekening zal moeten houden met de laattijdigheid van de benoeming.

Het mandaat begint evenwel niet te lopen vanaf het begin van het boekjaar waarop het eerste verslag van de revisor betrekking heeft. Volgens de voorvermelde beginselen (cf. supra, punt 1.2.), zal de termijn van drie jaar, eventueel afgerond, worden berekend vanaf de effectieve datum van benoeming. Een bedrijfsrevisor die b.v. op 15 februari van jaar N zogenaamd werd benoemd voor de jaren N-1, N en N+1 zal ook het jaar N+2 in zijn controle mogen opnemen, aangezien de termijn is beginnen lopen vanaf 15 februari jaar N. Het is nuttig te preciseren dat de controle over het boekjaar N-1 gebeurt als bedrijfsrevisor in de vorm van een “bijzondere opdracht”.

Het principe van de retroactieve benoeming houdt evenwel een afwijking in van artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen [/ artikel 3:66 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen]. In het geval van een retroactieve benoeming, zal een commissaris gehouden zijn om controle uit te oefenen over vier boekjaren. Bijgevolg dient een dergelijke benoeming uitzonderlijk te zijn en beperkt tot maximaal één boekjaar bijkomend aan de drie toegelaten boekjaren.

Het lijkt ons inderdaad niet mogelijk dat de bedrijfsrevisor het jaar N-2 zou controleren in het kader van zijn commissarismandaat als gevolg van zijn benoeming in jaar N. Doch indien de vennootschap dat wenst, kan de bedrijfsrevisor de controle over het jaar N-2 retroactief wel uitvoeren, maar in de vorm van een “bijzondere opdracht”. Indien de bedrijfsrevisor deze opdracht niet krijgt, kan hij zich voor de controle van de openingscijfers van het jaar N-1 houden aan de aanbeveling van de Raad van het IBR betreffende de “aanvaarding van een controleopdracht door een bedrijfsrevisor.”.