Rechtsgeldigheid van bekomen van handtekeningen via het programma DocuSign

14 oktober 2020

Binnen het beroep van bedrijfsrevisor is het bekomen van handtekeningen op engagement letters, (saldo)bevestigingen en letters of representation door de leden van het bestuursorgaan van gecontroleerde vennootschappen rechtsgeldig wanneer dit gebeurt via het programma DocuSign?

1. De volgende vraag wordt gesteld:

    

   “Bijkomend aan uw adviezen dd. 21.12.2018 en 06.08.2020 hadden wij graag bevestiging bekomen dat het bekomen van handtekeningen op engagement letters, (saldo)bevestigingen en letters of representation door de leden van het bestuursorgaan van gecontroleerde vennootschappen rechtsgeldig is binnen ons beroep wanneer dit gebeurt via het programma DocuSign ie. middels het versturen van te ondertekenen documenten naar de persoonlijke e-mailadressen van de betrokken personen. Bij het effectief ondertekenen van het document wordt niet altijd gevraagd naar een eID zelf. Wij verwijzen hiervoor ook naar "https://www.docusign.com/how-it-works/legality/global/belgium"”.

    

2. In navolging van eerder uitgebrachte ICCI-adviezen van 21 december 2018  en 6 augustus 2020, waarnaar het ICCI integraal verwijst, kan het ICCI eerst aangeven dat men vandaag niet noodzakelijk een beroep dient te doen op een extern bedrijf of een externe dienstverlener om een gekwalificeerde elektronische handtekening te plaatsen. Met de Belgische eID-kaart heeft men immers een essentieel middel om een geldige elektronische handtekening aan te maken. Als men een gekwalificeerde elektronische handtekening wil plaatsen op een document op de computer, dan kan men het certificaat voor ondertekenen (signature) op de eID-kaart hiervoor gebruiken. Men moet dan niet noodzakelijk een beroep doen op een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten.

    

   Indien er echter geen gebruik wordt gemaakt van een eID, of indien er niet altijd wordt gevraagd naar een eID om documenten te ondertekenen, zoals in de situatieschets wordt aangegeven, dan kan alsnog een gekwalificeerde elektronische handtekening worden geplaatst indien men een beroep doet op een externe dienstverlener, meer bepaald een gekwalificeerde elektronische dienstverlener. Enkel de gekwalificeerde vertrouwensdiensten hebben dezelfde juridische waarde als de papieren of geschreven handtekening (cf. art. 25, 2. eIDAS-verordening ^{( [4] )} juncto artikel 33, 1. eIDAS-verordening ^{( [5] )}) ^{( [6] )}.

    

3. De in België gekwalificeerde elektronische vertrouwensdiensten en dienstverleners vindt men terug via de vermelde vertrouwenslijst (“Trusted List) (op grond van art. 22, 1. eIDAS-verordening). Men kan ook de lijst van de gekwalificeerde dienstverleners in de Europese Unie raadplegen waar men een selectie kan maken per vertrouwensdienst en Europese lidstaat. Men is volledig vrij in de keuze van gekwalificeerd dienstverlener (cf. art. 25, 3. eIDAS-verordening ^{( [7] )}), maar men dient er rekening mee te houden dat de keuze voor een dienstverlener uit een andere Europese lidstaat enkele praktische moeilijkheden met zich mee zou kunnen brengen, bv. op vlak van taal.

   Men vindt hier het meest actuele overzicht van de Belgische gekwalificeerde dienstverleners en diensten.

    

    

4. Na het opzoeken van de dienstverlener “DocuSign” in de Trusted List Browser van de Europese Unie, kan het ICCI bevestigen dat Docusign France inderdaad voorkomt in de lijst van de gekwalificeerde dienstverleners van de Europese Unie, meer bepaald in de Europese lidstaat Frankrijk ^{( [8] )}. Dit heeft als concreet gevolg dat de handtekening (zonder eID) geplaatst op een document door een beroep te doen op Docusign France, zijnde een gekwalificeerde elektronische dienstverlener in de EU, effectief een gekwalificeerde elektronische handtekening uitmaakt en zo dezelfde juridische waarde heeft als de papieren of geschreven handtekening, en dit in alle Europese lidstaten (cf. art. 25, 3. eIDAS-verordening).

    

   Het ICCI kan derhalve bevestigen dat het bekomen van handtekeningen op engagement letters, (saldo)bevestigingen en letters of representation door de leden van het bestuursorgaan van gecontroleerde vennootschappen rechtsgeldig is binnen het beroep van bedrijfsrevisor wanneer dit gebeurt via het programma DocuSign.

   
   

   ^{( [4] )} Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG of een gekwalificeerde elektronische handtekening (hierna: “eIDAS-verordening”).

   Art. 25, 2. eIDAS-verordening bepaalt: “2. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening.”.

   ^{( [5] )} “1. Een gekwalificeerde valideringsdienst voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen kan uitsluitend worden verleend door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten die: (...)”.

   ^{( [6] )} https://economie.fgov.be/nl/themas/online/elektronische-handel/elektronische-handtekening-en/covid-19-hoe-kan-ik-de.
   Zie ook: https://economie.fgov.be/nl/themas/online/elektronische-handel/elektronische-handtekening-en.

   ^{( [7] )} “3. Een gekwalificeerde elektronische handtekening die op een in een lidstaat afgegeven gekwalificeerd certificaat is gebaseerd, wordt in alle andere lidstaten als een gekwalificeerde elektronische handtekening erkend.”.

   ^{( [8] )} Bevestiging hiervan is eveneens te vinden op de website van DocuSign, https://www.docusign.com/trust/compliance/global_standards:
   “EU Trusted List DocuSign France SAS, a DocuSign company, is a trust service provider (TSP) under EU Regulation 910/214 for electronic identification and trust services (eIDAS). As a TSP, DocuSign France provides qualified electronic signatures (QES), qualified time stamps, advanced electronic signatures (AES), and advanced seals recognized by all EU member states. DocuSign France is listed as a qualified TSP in the Trusted List managed by the French IT Security Agency, ANSSI.”.