Overstromingen – Werkdossiers van de bedrijfsrevisor - Inondations – dossiers de travail du réviseur d’entreprises

6 augustus 2021

Est-ce que face à un cas de force majeure (inondation), le réviseur d'entreprises peut ne pas conserver ses dossiers de travail et les détruire ?

1. La situation suivante est décrite :

    

   « Suite aux importantes intempéries intervenues ces derniers jours, nous avons connu des inondations dans les caves de notre immeuble dans lequel nous exerçons nos activés de réviseur d'entreprises et des archives stockées dans ces caves ont été touchées par les inondations. Outre le fait que celles-ci sont devenues inutilisables, les conserver nous paraît impossible car cela revient à conserver de l'humidité. Nous déclarons le sinistre à notre compagnie d'assurance incendie et nous souhaitons pouvoir évacuer les archives ainsi touchées par les eaux.

   Nous souhaiterions savoir si, face à un tel cas de force majeure, le réviseur d'entreprises peut ne pas conserver ses dossiers de travail et les détruire ?

    

2. Afin de répondre à la question, l’ICCI souhaiterait faire référence aux paragraphes 2 à 4 de l’article 17 de la loi du 7 décembre 2016 qui prévoient ce qui suit :

« §2 Le réviseur d'entreprises conserve tous les autres données et documents qui sont importants pour étayer la mission révisorale, de manière à obtenir une représentation fidèle de l'exécution de la mission.

§ 3. Le dossier d'audit est clos au plus tard soixante jours après la date de signature du rapport d'audit.

§ 4. Le réviseur d'entreprises qui a exécuté la mission révisorale conserve le dossier d'audit pendant une durée de cinq ans à dater du rapport qui a été établi sur la base du dossier d'audit. »

Au vu des circonstances particulières de cette situation, l’ICCI est cependant d’avis qu’ on pourrait justifier le fait qu’on n’est pas en mesure de conserver ces documents, au travers d’une bonne documentation et à l’aide de photos des dossiers inutilisables.

Toutefois, il appartient au Collège de supervision des réviseurs d’entreprises de juger, le cas échéant lors d’un prochain contrôle de qualité, si la raison pour laquelle les dossiers n’ont pas été conservés est dûment justifiée et documentée.

L’ICCI conseille dès lors d’adresser votre demande également au Collège.

 Pour rappel, les cabinets de révision peuvent aussi conserver les dossiers sous format électronique.

Un dossier papier peut être conservé pour autant que:

• il y ait une structure détaillée et un inventaire séparé,
• le contenu soit daté et signé,
• il y ait une déclaration sur l’honneur de l’associé concerné avec confirmation de la date d’archivage