Niet-ondertekening van opdrachtbrief van commissaris (wetgevende update 27/10/2020)

Heerst er een probleem indien de vennootschap de opdrachtbrief van de commissaris niet heeft ondertekend, maar de commissaris wel steeds zijn opdracht heeft vervuld?

Dient dit te worden rechtgezet? Riskeert de vennootschap of de commissaris haar/zijn aansprakelijkheid? Wat zijn de risico's?

Als antwoord op de vraag verwijst het ICCI naar artikel 21 van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren, dat het volgende bepaalt:

“De bedrijfsrevisor en zijn cliënt stellen een opdrachtbrief op voorafgaand aan de uitvoering van elke opdracht.

  Naast de omschrijving van de opdracht bepaalt de opdrachtbrief op een evenwichtige wijze de wederzijdse rechten en plichten van de cliënt en van de bedrijfsrevisor.”.

Vervolgens wordt verwezen naar Prof. dr. B. Tilleman, Het statuut van de commissaris, Brugge, die Keure, 2007, p. 64-65, nrs. 115-116, die dit specifiek onderwerp in detail behandelt. Hierna volgt een uittreksel uit deze publicatie:

“115. (…)

Juridisch gezien is de schriftelijke opdrachtbevestiging ons inziens te kwalificeren als een aanbod van een commissaris om met de vennootschap te contracteren. Het is immers een voorstel tot contracteren waarin alle voor de totstandkoming van de overeenkomst essentiële elementen aanwezig zijn, zodat de andere partij (de vennootschap) om een overeenkomst te sluiten ze alleen nog moet aanvaarden, vermits ook de wil aanwezig is om zich juridisch te binden.

De kwalificatie als aanbod impliceert dat de commissaris verplicht is zijn mandaat op te nemen wanneer de vennootschap binnen redelijke termijn hierop ingaat. Het mandaat van de commissaris gaat hierbij in op het moment van de aanstelling van de commissaris door de algemene vergadering. Deze aanstelling moet worden beschouwd als de aanvaarding van het eerder gedane aanbod. Indien de algemene vergadering slechts bereid is de commissaris onder voorbehoud van bepaalde wijzigingen van de elementen in de schriftelijke opdrachtbevestiging (bv. in verband met de bezoldiging) te benoemen, moet dit worden beschouwd als een tegenaanbod. De benoeming van de commissaris zal in dit geval pas ingaan op het moment dat de commissaris de gewijzigde opdracht heeft aanvaard.

(…)

116. De aanvaarding kan uitdrukkelijk of stilzwijgend gebeuren en blijken uit het opnemen van het mandaat door de commissaris (art. 1985, tweede lid B.W.).”.

Bijgevolg is het ICCI van oordeel dat het feit dat de commissaris zijn opdracht vervult in desbetreffende vennootschap kan worden gekwalificeerd als zijnde een stilzwijgende aanvaarding in hoofde van de vennootschap van het eerder gedane aanbod van de commissaris door middel van de schriftelijke opdrachtbevestiging (i.e. de opdrachtbrief). Hierdoor meent het ICCI dat er zich geen specifieke problemen voordoen indien de vennootschap de opdrachtbrief van de commissaris niet heeft ondertekend, maar deze laatste zijn opdracht vervult.

Overigens, in het kader van een commissarismandaat vervult de bedrijfsrevisor een rol die ingegeven is door het algemeen belang. Het contract (i.e. de opdrachtbrief) wordt weliswaar met de vennootschap gesloten, maar de verplichte tussenkomst van de bedrijfsrevisor vloeit voort uit de wil om tevens al degenen die in relatie met de onderneming staan, te beschermen. Men kan niet stellen dat de opdrachtovereenkomst de bedrijfsrevisor zou beschermen tegen verkeerde interpretaties van zijn functies, daar het contract geen enkele informatieve rol speelt tegenover het merendeel van de aandeelhouders, en evenmin tegenover derden [1].

[1] IBR, Jaarverslag, 1992, p. 52.