Inzetten van personeel van een geschorste confrater voor de controle van de jaarrekening van een vzw waarvan de geschorste confrater commissaris was (wetgevende update 05/07/2019)

Zijn er onoverkomelijke bezwaren die pleiten tegen volgende werkwijze?

Een tijdelijk geschorste confrater heeft blijkbaar een aantal jaren de controle van een politieke partij uitgevoerd.

Een bedrijfsrevisor wordt door die politieke partij aangezocht om, al dan niet in college, controle te doen.

Is het toegelaten dat de bedrijfsrevisor desgevallend het ervaren personeel van de geschorste confrater mag inzetten voor de controle die in zijn naam of deze van het college zal gebeuren?

***

Een advies van de Juridische Commissie van het IBR dat weliswaar nog niet is goedgekeurd door de Raad van het IBR en dat van toepassing is op zelfstandige medewerkers van bedrijfsrevisorenkantoren, luidt als volgt:

“De Juridische Commissie van het Instituut is van oordeel dat het de commissaris is toegelaten een beroep te doen op medewerkers van andere bedrijfsrevisorenkantoren voor zijn controlewerkzaamheden, doch overeenkomstig artikel 139 van het Wetboek van vennootschappen [/ artikel 3:70 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen].

De Juridische Commissie van het Instituut is evenwel van mening dat er geen sprake mag zijn van “naamlening” en dit beroep niet systematisch mag zijn. Bijgevolg doet de Juridische Commissie van het Instituut opmerken dat het beroep doen op andere medewerkers van andere kantoren daadwerkelijk moet plaatshebben, derhalve geen wetsontduiking mag vormen en dient te gebeuren mits naleving van de deontologische voorschriften. In dit verband verwijst de Juridische Commissie van het Instituut naar haar advies omtrent de notie van college van commissarissen en de toepassing van de “one-to-one” regel zoals opgenomen in het IBR-Jaarverslag 2008, pp. 77-79.”.

Het ICCI vestigt eveneens de aandacht op artikel 13, § 1, eerste lid van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren dat stelt: “Alvorens een opdracht te aanvaarden, gaat de bedrijfsrevisor na en documenteert hij of hij beschikt over de nodige bekwaamheid, medewerking, middelen en tijd vereist om deze opdracht goed uit te voeren.”. Indien een bedrijfsrevisor, naast zijn eigen prestaties, uitsluitend een beroep zou doen op het personeel van zijn geschorste confrater, beantwoordt hij naar de mening van het ICCI niet aan voornoemde voorwaarde.

Voor de terbeschikkingstelling van bedienden van bedrijfsrevisorenkantoren ten behoeve van gebruikers (een ander bedrijfsrevisorenkantoor) gelden bovenop de bovenstaande voorwaarden nog de wettelijke bepalingen die gelden voor iedere terbeschikkingstelling van werknemers ten behoeve van gebruikers. Voor deze wettelijke bepalingen, inclusief de geldende voorwaarden, verwijst het ICCI integraal naar de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, rubriek “Arbeidsovereenkomsten”, sub-rubriek “Terbeschikkingstelling van werknemers ten behoeve van gebruikers”: www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=3470.

De geschetste situatie is nogal delicaat omdat snel de indruk zou kunnen gewekt worden (bij de cliënt en in het algemeen) dat er in feite niets is veranderd en dat de controle gebeurt zoals altijd, behalve dat de bedrijfsrevisor het verslag ondertekent in plaats van de geschorste confrater. Teneinde dit te vermijden en de objectiviteit en onafhankelijkheid te vrijwaren, zou het verkieselijk zijn dat er geen beroep wordt gedaan op medewerkers van de geschorste confrater.

Indien de bedrijfsrevisor toch meent medewerkers van de geschorste confrater te moeten inschakelen, is het absoluut noodzakelijk dat hij, teneinde geen foutieve indruk te laten, een maximum aan voorzorgsmaatregelen neemt, onder meer de volgende:

1.   Ten allen tijde moet(en) de medewerker(s) van de geschorste bedrijfsrevisor onder de verantwoordelijkheid van de bedrijfsrevisor staan, zowel in rechte als in feite.  Dit moet blijken uit contractuele beschikkingen alsook uit de concrete samenwerking tussen de bedrijfsrevisor en deze medewerker(s) op het dossier. Het dossier zal eveneens voldoende evidentie moeten bevatten dat de bedrijfsrevisor zelf de aard en omvang van de controleprocedures heeft bepaald en dat hij het werk van de medewerker(s) heeft gesuperviseerd, nagezien en goedgekeurd.

2.   De vergoeding van de medewerker(s) moet marktconform zijn. Het zou bijvoorbeeld niet aanvaardbaar zijn dat de kost van de ingeschakelde medewerker(s) een percentage zou zijn van de erelonen van het mandaat, zodat de geschorste confrater in feite toch de erelonen van het mandaat zou blijven incasseren, verminderd met een soort “commissie” voor uw tussenkomst. Dergelijke “commissie” is overigens verboden overeenkomstig artikel 20 van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren.

3.   De geschorste confrater mag op geen enkel moment in het dossier tussenkomen, zelfs niet op een onrechtstreekse wijze.

4.   Elke afspraak (behalve in verband met de vergoeding van de medewerkers – zie 2. supra) tussen de bedrijfsrevisor en de geschorste confrater moet worden vermeden.  Artikel 13, § 1, tweede lid van de stelt immers: “De bedrijfsrevisor aanvaardt geen opdrachten onder voorwaarden die een objectieve uitvoering daarvan in het gedrang zouden kunnen brengen. ”

Indien zou blijken dat er onvoldoende voorzorgsmaatregelen genomen zijn en dat de bedrijfsrevisor in feite hebt meegewerkt aan een “naamlening”, bestaat het risico dat de toezichtsorganen van het beroep de bedrijfsrevisor op basis van deze deontologische fout naar de tuchtinstanties zullen verwijzen.

In de vraag wordt eveneens vermeld dat de bedrijfsrevisor eventueel deze opdracht zal vervullen in college maar hij stelt hierover verder geen specifieke vraag. Uiteraard blijven de bovenvermelde opmerkingen onverminderd van toepassing in het geval van een college. Voor alle duidelijkheid wenst het ICCI ook te bevestigen dat de geschorste confrater tijdens zijn schorsing op geen enkele manier deel kan uitmaken van dergelijk college.

Tenslotte herinnert het ICCI eraan dat de benoeming als commissaris van een VZW noodzakelijkerwijs voor een periode is van drie jaar. De bedrijfsrevisor kan dus niet enkel benoemd worden voor de duur van de schorsing van de confrater. Wanneer de schorsing van de confrater beëindigd is, zal hij zijn mandaat voortzetten en zal de bedrijfsrevisor samen met hem een college vormen.