Inlichtingen vanwege de commissaris aan de FOD Economie (wetgevende update 08/10/2020)

Kan het ICCI een duidelijk antwoord geven op onderstaande vragen?

Hierbij een vraag tot inlichtingen:

kan een lid van het IBR aangesteld als commissaris bij zijn controle-activiteiten inlichtingen vragen aan de FOD Financiën (vennootschappen) en kunnen gegevens worden opgevraagd (bijv. interne jaarrekening, aangifte, aanslag, overzicht van de verworpen uitgaven, overzicht van de voordelen van alle aard)? Indien ja, welke gegevens?

kan een vraag tot inlichtingen (en gegevens) worden opgevraagd bij de FOD Financiën indien er een vermoeden is van fraude of inbreuken op de witwaswetgeving binnen de vennootschap? en

kan een vraag tot inlichtingen (en gegevens) worden opgevraagd bij de FOD Financiën indien er geen medewerking is van de bestuurders van de vennootschap m.b.t. de controle-opdracht van de commissaris?

Indien vragen kunnen worden gesteld aan de FOD Financiën, wat is de rechtsgrond?

1       Artikelen 137 tot en met 139 van het Wetboek van vennootschappen/ artikelen 3:68 tot en met 3:70 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bakenen de bevoegdheden van een commissaris af. Zo stipuleert artikel 137, § 1 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:68, § 1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen:

Ҥ 1. De commissarissen kunnen op elk ogenblik ter plaatse inzage nemen van de boeken, brieven, notulen en in het algemeen van alle documenten en geschriften van de vennootschap. Zij kunnen van het bestuursorgaan, van de gemachtigden en van de aangestelden van de vennootschap alle ophelderingen en inlichtingen vorderen en alle verificaties verrichten die zij nodig achten.

Zij kunnen van het bestuursorgaan vorderen ter zetel van de vennootschap in het bezit te worden gesteld van inlichtingen betreffende verbonden vennootschappen of betreffende andere vennootschappen waarmee een deelnemingsverhouding bestaat, voor zover zij deze inlichtingen nodig achten om de financiële toestand van de vennootschap te controleren.

Zij kunnen van het bestuursorgaan vorderen dat het aan derden de bevestiging vraagt van het bedrag van de vorderingen op, de schulden tegenover of van andere betrekkingen met de gecontroleerde vennootschap.”.

2       De commissaris heeft derhalve vijf onderzoeksbevoegdheden [1]:

- inzagerecht in alle documenten van de vennootschap;

-  vragen van bevestigingen van de leiding van de vennootschap;

-  vragen van bevestigingen van het personeel van de vennootschap;

-  vragen van bevestigingen aan derden; en

-  recht om informatie op te vragen van verbonden vennootschappen.

In principe is het dus zo dat de commissaris steeds ter plaatse inzage neemt van de boeken en in het algemeen van alle documenten en geschriften van de vennootschap (dus in casu de interne jaarrekening, aangifte, aanslag, overzicht van de verworpen uitgaven, overzicht van de voordelen van alle aard, enz.).

3       Krachtens artikel 143, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:74, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dient het bestuursorgaan van de vennootschap alle nodige stukken aan de commissaris over te maken, met het oog op het opstellen van het controleverslag, en dit ten minste één maand of, bij genoteerde vennootschappen, vijfenveertig dagen vóór de geplande datum van de algemene vergadering [2]. Bijgevolg zal de commissaris de documenten zoals vermeld in de vraagstelling niet opvragen aan de FOD Financiën, maar dient het bestuursorgaan van de vennootschap hem deze stukken over te maken indien de commissaris deze stukken vraagt.

Betreffende de notie “nodige stukken” vermeldt E. Vanderstappen het volgende: “De te overhandigen stukken zijn de jaarrekening – bestaande uit de balans, de resultatenrekening en de toelichting – en het jaarverslag. Verder kunnen deze stukken ook de door de commissaris op grond van het voormelde artikel 137 van het Wetboek van vennootschappen opgevraagde inlichtingen betreffen” [3].

4       Als antwoord op de derde vraag verwijst het ICCI naar artikel 143, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:74, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen: “Indien het bestuursorgaan in gebreke blijft om hen deze stukken binnen de wettelijke termijn, bedoeld in lid 1, te overhandigen, stellen de commissarissen een verslag van niet-bevinding op, bestemd voor de algemene vergadering van aandeelhouders en gericht aan het bestuursorgaan, voor zover zij niet in staat zijn om de termijnen na te leven die in onderhavig Wetboek zijn voorgeschreven in verband met de terbeschikkingstelling van hun verslag van commissaris.”

5       Daarenboven dient de commissaris, overeenkomstig artikel 144, § 1, 2° van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:75, § 1, 2° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, uitdrukkelijk in zijn controleverslag vermelden of hij van het bestuursorgaan en aangestelden van de vennootschap de toelichtingen en de informatie heeft bekomen die nodig is voor zijn controle.

6       Luidens artikel 170, 3° van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:96, 3° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zijn er gevangenisstraffen voorzien van een maand tot een jaar en een geldboete van 50 tot 10.000 euro of worden met één van die straffen alleen gestraft, al wie de verificaties verhinderen waaraan zij zich moeten onderwerpen krachtens Titel VII, Boek IV van het Wetboek van vennootschappen / Titel 4, Boek 3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen of weigeren de inlichtingen te verstrekken die zij krachtens voornoemde titel moeten geven of die bewust onjuiste of onvolledige inlichtingen verstrekken.

7       Naar het oordeel van het ICCI kan uit het voorgaande worden begrepen dat de commissaris de documenten zoals vermeld in de vraagstelling in principe niet zal opvragen aan de FOD Financiën, maar dat het bestuursorgaan van de vennootschap hem deze stukken dient over te maken indien de commissaris deze stukken vraagt. Indien het bestuursorgaan in gebreke blijft om de commissaris de nodige stukken te overhandigen, zoals de interne jaarrekening vermeld in de vraagstelling, dan zal de commissaris deze stukken niet opvragen aan de FOD Financiën, maar dan dient de commissaris, overeenkomstig artikel 143, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:74, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, een verslag van niet-bevinding op te stellen. Daarenboven voorziet de wetgever strafsancties indien het bestuursorgaan van de vennootschap de verificaties verhindert of weigert de nodige inlichtingen te verstrekken aan de commissaris (art. 170, 3° W. Venn. / art. 3:96, 3° WVV).

8       Betreffende de tweede vraag is het zo dat, wanneer de commissaris feiten vaststelt waarvan hij weet of vermoedt dat ze verband houden met witwassen van geld of die bewijsmateriaal voor witwassen van geld of met de financiering van terrorisme kunnen vormen, hij overeenkomstig artikel 47 juncto artikel 5, § 1, eerste lid, 23° van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten onmiddellijk schriftelijk of elektronisch (cf. art. 50 wet 18 september 2017) de Cel voor financiële informatieverwerking (CFI) op de hoogte dient te brengen [4]. In geen geval mag hij daarvan de onderneming zelf of een derde persoon in kennis stellen (art. 55 van de wet van 18 september 2017). ).

9       Wanneer de commissaris vermoedt dat een feit of een verrichting verband kan houden met witwassen van geld afkomstig uit ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd als bedoeld in artikel 4, 23°, k) van de wet van 18 september 2017, brengt hij onmiddellijk schriftelijk of elektronisch dit ter kennis van de CFI overeenkomstig artikel 47 juncto artikel 5, § 1, eerste lid, 23° van de wet van 18 september 2017.

10    Hieruit volgt dat de commissaris bij een vermoeden van fraude of inbreuken op de witwaswetgeving binnen de vennootschap onmiddellijk de CFI hiervan op de hoogte dient te brengen, in plaats van in voorkomend geval over te gaan tot het vragen van inlichtingen (en gegevens) bij de FOD Financiën zoals u in uw vraagstelling aangeeft.

[1] I. De Poorter, “Art. 137 W. Venn.”,  Vennootschappen en verenigingen. Artikelsgewijze commentaar met overzicht van rechtspraak en rechtsleer, Antwerpen, Kluwer, 2007, p. 4, nr. 3.

[2] Bij de vennootschappen waarvan de aandelen zijn toegelaten tot de verhandeling op een markt als bedoeld in artikel 4 W. Venn. / genoteerde vennootschappen als bedoeld in artikel 1:11 WVV is deze termijn vastgelegd op vijfenveertig dagen vóór de geplande datum van de algemene vergadering. (Cf. art. 143, eerste lid W. Venn. / art. 3:74, eerste lid WVV).

[3] E. Vanderstappen, “Art. 143 W. Venn.”,  Vennootschappen en verenigingen. Artikelsgewijze commentaar met overzicht van rechtspraak en rechtsleer, Antwerpen, Kluwer, 2008, p. 4, nr. 7.

[4] De commissaris deelt de informatie echter niet mee wanneer hij deze, binnen het kader van zijn beroepsuitoefening, van één van zijn cliënten ontvangt of over één van zijn cliënten verkrijgt bij het bepalen van de rechtspositie van hun cliënt, tenzij hijzelf deelneemt aan de witwasactiviteiten of de activiteiten voor financiering van terrorisme, zij juridisch advies voor witwasdoeleinden of voor financiering van terrorisme verstrekt, of hij weet dat zijn cliënt juridisch advies wenst voor deze doeleinden. (Cf. art. 53 van de wet van 18 september 2017).

[5] BS 13 juni 2007.