Impact van taalwetgeving op commissarisverslagen en op auditverslagen in het algemeen

10 april 2014

Regelmatig wordt men geconfronteerd met cliënten waar één of meerdere bestuurders of aandeelhouders, omwille van een buitenlandse nationaliteit, niet de Nederlandse of Franse taal machtig zijn.


In andere gevallen sluiten cliënten soms contracten af met internationale partijen waarbij contractueel in een auditopdracht wordt voorzien voor een bedrijfsrevisor betreffende attestering van afrekening van bepaalde contracten.

---

In België wordt het taalgebruik in bestuurszaken beheerst door drie wetgevende akten:

• Het Vlaamse Taaldecreet van 19 juli 1973 is van toepassing op ondernemingen die een exploitatiezetel hebben in het Nederlandse taalgebied;
• Het Franse Taaldecreet van 30 juni 1982 is van toepassing op ondernemingen die een exploitatiezetel hebben in het Franse taalgebied; en
• De Gecoördineerde Wetten van 18 juli 1966 op het taalgebruik in bestuurszaken  is van toepassing op ondernemingen met exploitatiezetel in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad, in de faciliteitengemeenten en in het Duitse taalgebied.

Onder “exploitatiezetel” moet worden verstaan de plaats waar de onderneming haar technische, industriële en handelsactiviteiten uitoefent (I. De Weerdt, “Taalgebruik in het bedrijfsleven”, Antwerpen, Maklu, 2010, 127 p.).

 

Wat het gebruik van het Engels betreft, is het Franse Taaldecreet de enige wettekst die in de mogelijkheid van identieke anderstalige stukken voorziet, evenals in de mogelijkheid om een vrije vertaling op te maken (art. 2).

 

Hierna behandelt het ICCI drie gevallen, namelijk de commissarisverslagen aan algemene vergaderingen van aandeelhouders, commissarisverslagen (of de revisor) aan ondernemingsraden, en verslagen ingevolge contractuele opdrachten.

 

Commissarisverslagen

Commissarisverslagen moeten worden opgesteld in de taal van het gebied waarin de maatschappelijke zetel van de vennootschap is gevestigd. Voor het tweetalig gebied Brussel‑Hoofdstad zullen de verslagen worden opgesteld in de taal van de statuten van de vennootschap. Indien de vennootschap haar statuten in meer dan één van de landstalen heeft neergelegd, zullen originele ondertekende verslagen van commissaris moeten worden neergelegd in ieder van de talen van de statuten.

 

Deze regel is eveneens van toepassing op alle andere verslagen die de commissaris moet opstellen ingevolge opdrachten conform de vennootschapswetgeving.

 

Deze regel belet natuurlijk nooit dat de commissaris vrije vertalingen kan neerleggen in andere talen, voor zover deze vertalingen duidelijk vermelden dat zij slechts “ten informatieve titel” zijn opgesteld en dat enkel de officiële verslagen in het Nederlands/Frans/Duits een juridische waarde hebben.

 

Verslagen van de commissaris aan ondernemingsraden

Verslagen van de commissaris aan ondernemingsraden moeten worden opgesteld in de taal van het gebied waarin de technische bedrijfseenheid (basis voor het organiseren van de ondernemingsraad) gevestigd is.  Indien een onderneming verschillende technische bedrijfseenheden heeft, gevestigd in verschillende taalgebieden, zal de commissaris zijn originele verslagen moeten neerleggen in elk van de talen van de gebieden waarin er technische bedrijfseenheden gevestigd zijn. Indien een onderneming slechts één technische bedrijfseenheid heeft met exploitatiezetels verbonden met een juridische eenheid in meer dan één taalgebied, zal de commissaris eveneens zijn verslagen moeten opstellen in elk van de landstalen van de vestigingen.

 

Verslagen ingevolge contractuele opdrachten

Per definitie is een contractuele opdracht afgesproken tussen de bedrijfsrevisor en zijn opdrachtgever. Aangezien zulke opdracht geen publiek karakter heeft en het verslag bestemd is voor het exclusief gebruik van de opdrachtgever, kan zulk verslag in eender welke taal worden opgesteld.