Herbenoeming als commissaris en het vrijwillig ontslag van de commissaris (wetgevende update 8/10/2020)

30 maart 2018

Men beschrijft de volgende situatie: men is 65 jaar en men oefent naast zijn mandaten als commissaris eveneens andere opdrachten uit in zijn hoedanigheid van bedrijfsrevisor.

Binnenkort moet men zich voor een aantal opdrachtgevers kandidaat stellen voor zijn herbenoeming als commissaris. Men preciseert dat de medewerker die hem bijstaat in de betreffende auditdossiers in juni 2020 met pensioen gaat. Gezien zijn leeftijd zal hij op dat moment geen opvolger meer aanwerven om haar werkzaamheden in de auditdossiers over te nemen.

In dit kader stelt men de vraag aan het ICCI of men zijn mandaten als commissaris vroegtijdig en eenzijdig kan beëindigen indien men, gedurende de komende jaren, zou beslissen om niet langer mandaten als commissaris, maar enkel nog andere opdrachten als bedrijfsrevisor uit te oefenen. Men stelt ook de vraag of er een oplossing bestaat om zijn mandaten als commissaris minstens tot juni 2020 te blijven uitoefenen.

---

1.      Artikel 132/1, § 1, van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:61, § 1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen: “De commissarissen worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar”/ “De commissaris wordt benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar”. Deze termijn is tegelijk een dwingende minimum- en maximumtermijn ^[1]. Het is dus in principe niet mogelijk om een mandaat van minder dan drie jaar uit te oefenen.

2.      Dit principe is opgenomen in artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen/ artikel 3:66, § 1, laatste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, dat stipuleert:

Ҥ 1. Overeenkomstig artikel 132/1, worden de commissarissen benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar.

[…]

Behoudens gewichtige persoonlijke redenen mogen de commissarissen tijdens hun opdracht geen ontslag nemen tenzij ter algemene vergadering en nadat zij deze schriftelijk hebben ingelicht over de beweegredenen van hun ontslag.”./

Ҥ 1. [...]
  Behoudens gewichtige persoonlijke redenen mag de commissaris tijdens zijn opdracht geen ontslag nemen tenzij ter algemene vergadering en na deze schriftelijk te hebben ingelicht over de beweegredenen van zijn ontslag.”.

Uit dit artikel blijkt dat er twee gevallen dienen te worden onderscheiden:

 

• Het ontslag wordt genomen om een persoonlijke en gewichtige reden. In de meeste gevallen zijn dat redenen van medische aard, maar het ontslag kan ook het gevolg zijn van het verzaken aan de hoedanigheid van bedrijfsrevisor, of van een tuchtsanctie. In deze gevallen moet het ontslag onmiddellijk worden aangeboden ^[2].

• Er is geen gewichtige persoonlijke reden, maar een samenloop van omstandigheden brengt de bedrijfsrevisor ertoe voortijdig een einde te stellen aan de driejarige opdracht die hem is toevertrouwd. Dit kan het gevolg zijn van ernstige meningsverschillen met de leiding van de onderneming, die van die aard zijn dat de bedrijfsrevisor oordeelt dat hij niet langer de verantwoordelijkheid voor de verklaring over de jaarrekening kan opnemen. Het geval kan zich eveneens voordoen naar aanleiding van een reorganisatie van de controle in het kader van een groep van vennootschappen. Bij gebrek aan gewichtige persoonlijke reden kan de bedrijfsrevisor, overeenkomstig de wet, alleen maar naar aanleiding van een algemene vergadering ontslag nemen en moet hij vooraf bij de vergadering verslag uitbrengen over de redenen van zijn ontslag.

Het ICCI is van oordeel dat situatie die men beschrijft, meer bepaald dat de medewerker die bijstaat in de betreffende auditdossiers in juni 2020 met pensioen gaat en dat men, gezien zijn leeftijd, op dat moment geen opvolger meer zal aanwerven om haar werkzaamheden in de auditdossiers over te nemen, niet kan worden beschouwd als zijnde een in voormeld artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:66 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen gewichtige persoonlijke reden van ontslag.

3.      Voor de volledigheid verwijst het ICCI ook naar artikel 13, § 1, eerste lid en § 2 van het wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren dat het volgende bepaalt:

“Art. 13. § 1. Alvorens een opdracht te aanvaarden, gaat de bedrijfsrevisor na en documenteert hij of hij beschikt over de nodige bekwaamheid, medewerking, middelen en tijd vereist om deze opdracht goed uit te voeren.

[…]

§ 2. Bij de uitvoering van een revisorale opdracht besteedt de bedrijfsrevisor voldoende tijd aan de opdracht en doet hij een beroep op voldoende personeel om zijn taken correct uit te voeren.”.

Uit de beschrijving van de situatie blijkt echter dat, hoewel men zich voor een aantal opdrachtgevers nog geen kandidaat heeft gesteld voor de herbenoeming als commissaris, men reeds de mogelijkheid overweegt om deze mandaten vroegtijdig te beëindigen. Gezien deze omstandigheden kan men zich de vraag stellen of de herbenoeming als commissaris volledig in lijn blijft met voormeld artikel 13, § 1, eerste lid en § 2 van de wet van 7 december 2016.

4.      Ten slotte vestigt het ICCI de aandacht op de mogelijkheid van een beëindiging van het commissarismandaat door onderling akkoord.

In het Wetboek van vennootschappen / Wetboek van vennootschappen en verenigingen (behoudens in art. 3:66, § 2 in fine WVV)  wordt niets gezegd over de beëindiging van het mandaat die minnelijk tot stand komt na akkoord van de betrokken partijen. Op grond van het algemeen verbintenissenrecht, zou een dergelijke beëindiging mogelijk zijn, mits akkoord van de commissaris enerzijds en de algemene vergadering anderzijds.

De parlementaire voorbereiding bij de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren spreekt er wel over: "Ongeacht of het mandaat al dan niet in onderlinge overeenstemming wordt onderbroken". Het ICCI wenst dan ook te wijzen op het mogelijk risico dat bij vroegtijdige beëindiging of beëindiging zonder gewichtige persoonlijke of andere geldige reden, de opdrachtgevers eventueel een schadevergoeding zouden kunnen vragen.

Er dient echter te worden opgemerkt dat, indien er een ondernemingsraad aanwezig is en er een minnelijke regeling inzake het ontslag wordt getroffen tussen de vennootschap en haar commissaris, laatstgenoemde de ondernemingsraad schriftelijk kennis moet geven van de redenen voor zijn ontslag, overeenkomstig artikel 159, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:91, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

.

Ten slotte moet worden toegevoegd dat het ontslag moet worden gegeven op de (gewone of bijzondere) algemene vergadering en dat de Raad van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren het onaanvaardbaar acht dat het mandaat vroegtijdig wordt beëindigd zonder dat de commissaris verslag uitbrengt over de jaarrekening van het reeds verstreken boekjaar, wanneer de commissaris op het einde van dat boekjaar nog in functie was.

Overeenkomstig artikel 135, § 2 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:66, § 2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen stellen de gecontroleerde vennootschap en de commissaris het College voor toezicht op de bedrijfsrevisoren (CTR), zoals bedoeld in artikel 32 van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren, in kennis van het ontslag van de commissaris tijdens zijn opdracht en zetten de redenen hiervoor op een afdoende wijze uiteen.