De commissaris en de algemene vergadering (wetgevende update 28/10/2020)

IS EEN BEDRIJFSREVISOR BEVOEGD OM IN EEN NV WAAR HIJ COMMISSARIS IS EN DE JAARREKENING TEKENT, VOLGENDE TAKEN OP ZICH NEMEN:

1. de notulen tekenen hoewel hij geen aandeelhouder is;
2. de algemene vergadering mede organiseren, en juridische vragen aan de raad van bestuur en/of over de analyse van de resultaten beantwoorden, ie in plaats van de raad van bestuur of de afgevaardigde bestuurder; en
3. zich uitspreken over de organisatie van de algemene vergadering, wat toegelaten is en wat niet, enz.?

Behoren deze punten niet tot de bevoegdheden van de raad van bestuur of de afgevaardigde bestuurder?

Aan het ICCI wordt de vraag gesteld of commissaris van een naamloze vennootschap (i) de notulen van de algemene vergadering mag ondertekenen hoewel hij geen aandeelhouder is, (ii) de algemene vergadering mede mag organiseren, (iii) tijdens de algemene vergadering juridische vragen aan de raad van bestuur en/of vragen over de analyse van de resultaten mag beantwoorden in de plaats van de raad van bestuur of de afgevaardigde bestuurder, en (iv) zich mag uitspreken over de organisatie van de algemene vergadering (i.e. wat al dan niet toegelaten is).

Eerst dient het ICCI op te merken dat de commissaris van een NV de jaarrekening zelf niet “ondertekent”, zoals u in uw vraagstelling weergeeft, maar wel het controleverslag over de jaarrekening.

Als antwoord op de eerste vraag verwijst het ICCI naar artikel 546 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 7:141, § 1, eerste lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat het volgende stelt:

“De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau ^[1] en door de aandeelhouders die erom verzoeken; afschriften voor derden worden ondertekend door één of meer bestuurders, zoals bepaald in de statuten.” /

“De notulen van een algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.”..

Hieruit kan het ICCI besluiten dat de commissaris de notulen van de algemene vergadering niet dient te ondertekenen.  Naar de mening van het ICCI is er echter geen bezwaar dat de commissaris de notulen van een algemene vergadering waarop hij aanwezig is, ondertekent.

Met betrekking tot de tweede vraag is het ICCI van mening dat het veeleer de taak van de voorzitter van een algemene vergadering is om de vergadering te “organiseren” en te leiden, behoudens het geval waarin de commissaris op vraag van aandeelhouders die een vijfde van het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen de algemene vergadering moet bijeenroepen (art. 268 (BVBA) en 532 (NV) W. Venn. / art. 5:83 (BV) en 7:126 (NV) WVV). Het ICCI meent dat de commissaris hierbij de nodige voorzichtigheid aan de dag moet leggen ten einde zich niet te mengen in het bestuur.

Wat de derde vraag betreft is het de commissaris niet verboden op een algemene vergadering te antwoorden op juridische vragen en op vragen over de analyse van de resultaten. Ook hier zal de commissaris met de nodige voorzichtigheid handelen en vermijden dat hij in de plaats treedt van het bestuursorgaan. Het ICCI wenst er wel te herinneren aan het feit dat de commissaris de wettelijke verplichting heeft te antwoorden, binnen de beperkingen van artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, op vragen van aandeelhouders die betrekking hebben op zijn controleverslag en de manier waarop hij zijn werkzaamheden heeft uitgevoerd.

Als antwoord op de vierde vraag meent het ICCI dat het niet tot de bevoegdheid behoort van de commissaris om zich uit te spreken over de organisatie van de algemene vergadering. Zo is het bijvoorbeeld niet zijn bevoegdheid om te oordelen over de gepastheid van de voorgestelde agendapunten. Het is de raad van bestuur van de vennootschap die zich in eerste instantie zal uitspreken over wat al dan niet is toegelaten tijdens de algemene vergadering. De commissaris zal uiteraard tussenbeide komen indien hij vaststelt dat een wettelijke bepaling wordt overtreden. De commissaris is immers zowel jegens de vennootschap als jegens derden, hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van een overtreding van de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen of van de statuten. Ten aanzien van de overtredingen waaraan hij geen deel heeft gehad, wordt hij van die aansprakelijkheid slechts ontheven wanneer hij aantoont dat hij zijn taak naar behoren heeft vervuld en hij die overtredingen heeft aangeklaagd bij het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, indien daar geen passend gevolg werd gegeven, op de eerste daaropvolgende algemene vergadering nadat hij er kennis van heeft gekregen (art. 140 W. Venn. / art. 3:71 WVV)

^[1] De leden van het bureau zijn lasthebbers van de algemene vergadering. Door de notulen te ondertekenen attesteren zij, namens de algemene vergadering, de regelmatigheid ervan en maken er aldus een stuk van dat uitgaat van de vennootschap (F. Hellemans, De algemene vergadering: Een onderzoek naar haar grondslagen, haar bestaansreden en de geldigheid van haar besluiten, Reeks rechtspersonen- en vennootschapsrecht Jan Ronse Instituut - KULeuven, Kalmthout, Biblo, 2001, p. 538, nr. 492).