Boekingswijze van personeelskosten van vrijwilligers in een NGO (wetgevende update 05/07/2019)

Bij VZW X (NGO) worden personeelskosten van vrijwilligers waarvoor geen uitgaven worden gedaan binnen de VZW X als volgt geboekt: 62 @ 73. Is dit juist?

Voor deze boekingswijze verwijst VZW X naar een nota van Coprogram (Vlaamse Federatie van NGO's voor Ontwikkelingssamenwerking). Hierin wordt gesteld dat de vraag aan het ICCI reeds werd gesteld op 3 oktober 2010. Is het mogelijk om het antwoord op de geformuleerde vraagstelling over te maken?

De vraag werd door het ICCI overgemaakt aan de Commissie boekhoudkundige aangelegenheden van het IBR.

Het ICCI heeft kennis gekregen van het antwoord van de Commissie boekhoudkundige aangelegenheden en deelt hieronder integraal de overwegingen van deze commissie mee:

“Op basis van het Belgisch boekhoudkundig referentiestelsel is de voorgestelde boekingswijze naar onze mening strijdig met wat bepaald wordt in het koninklijk besluit van 29 april 2019, in de mate dat kosteloos gepresteerde diensten inderdaad niet verkocht worden en een verkregen (financierings-) subsidie niet gelijkgesteld kan worden met een verkoop.

Artikel 3:160 van het koninklijk besluit van 29 april 2019 luidt als volgt: “De goederen die aan de VZW, IVZW of stichting werden geschonken of nagelaten worden geboekt op het ogenblik van hun verkrijging.

  De VZW, IVZW of stichting waardeert de goederen die haar worden geschonken of nagelaten tegen aanschaffingswaarde. Het bestuursorgaan kan, mits melding en verantwoording in de toelichting, evenwel beslissen om deze geschonken of nagelaten goederen te waarderen tegen werkelijke waarde, marktwaarde of gebruikswaarde waarbij het verschil tussen de aanschaffingswaarde en deze waarde wordt geboekt op een afzonderlijke subrekening van het betrokken actief met als tegenpost een opbrengstrekening of een rekening van het eigen vermogen. Wanneer het verschil betrekking heeft op een vast actief met een beperkte gebruiksduur moet dit verschil worden afgeschreven over de gebruiksduur.”.

De Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking (kapitaalverschaffer van de NGO's) aanvaardt in principe immers niet de prestaties van de vrijwilligers als een “voor financiering in aanmerking komende uitgave” (net zomin trouwens als de Europese Unie in het algemeen). Dit aspect moet in het kader van een analytische boekhouding opgelost worden, en niet in de algemene boekhouding. Een andere manier om deze prestaties te vermelden is om ze op te nemen in een vrije toelichting bij de jaarrekening (of beter nog in het activiteitenverslag).

Volgens bepaalde personen zou men deze echter op basis van artikel 8, § 2 van het koninklijk besluit van 19 december 2003 kunnen waarderen in de algemene boekhouding aangezien de kosteloos gepresteerde diensten gerealiseerd (verkocht) worden, maar de Commissie is daar geen voorstander van omdat de verkregen subsidie (financiering) niet het resultaat is van een realisatie/verkoop.

De IPSAS (de IFRS voor de overheidssector) aanvaarden de erkenning van deze prestaties als inkomst, en dus ook de daarmee verwante uitgaven, maar deze boekhoudkundige verwerking is niet verplicht. Deze normen sporen de aanduiding aan van de aard en het soort van de dienst (cf. §§ 102 en 108 van IPSAS 23). IPSAS 23 is van toepassing op alle overheidsentiteiten, met uitzondering van de overheidsondernemingen.

Op dit ogenblik zijn de IPSAS niet toepasbaar in het Belgisch recht voor de verenigingen en stichtingen op het vlak van de in België wettelijk te voeren boekhouding en de boekhouding waarvan verslag gegeven moet worden aan de Belgische kapitaalverschaffers, hoewel deze zeer interessant zijn. De NGO's hangen over het algemeen af van de Directie-Generaal Ontwikkeling (verbonden aan de FOD Buitenlandse Zaken) en moeten daarom de wet van 27 juni 1921 [/ het Wetboek van vennootschappen en verenigingen] en het koninklijk besluit van 29 april 2019 naleven, alsook de wet van 29 april 2002 betreffende de Belgische internationale samenwerking en de uitvoeringsbesluiten ervan (waaronder het ministerieel besluit tot wijziging van het ministerieel besluit van 25 september 1998 houdende uitvoeringsmaatregelen van het koninklijk besluit van 18 juli 1997 betreffende de erkenning en subsidiëring van niet-gouvernementele ontwikkelingsorganisaties en van hun federaties).”.