Boekhoudkundige verwerking van opbrengsten voor stichtingen van openbaar nut (wetgevende update 05/07/2019)

Kan een stichting van openbaar nut opbrengsten als volgt boekhoudkundig verwerken?  

De subsidies uitbetaalbaar in het volgende begrotingsjaar, boeken als een opbrengst in het lopende jaar, voor wat betreft de verplichtingen aan de mandaathouders die worden uitbetaald in het volgende begrotingsjaar (bv. vakantiegeld en de decemberweddes). 

Wettelijk en juridisch kader

Bij de statuten van d.d.xx is een stichting X opgericht als een Stichting van openbaar nut waardoor de boekhouding uitgevoerd dient te worden conform het Koninklijk Besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Krachtens het decreet betreffende de organisatie en financiering van het wetenschap- en innovatiebeleid wordt de stichting erkend als een privaatrechtelijk vormgegeven Extern Verzelfstandigd Agentschap.

De Vlaamse Regering heeft bij de stichting X twee regeringsafgevaardigden aangesteld. Deze hebben een raadgevende stem in de raad van bestuur en hebben een mogelijkheid beroep in te stellen bij de bevoegde minister tegen elke beslissing inzake de aanwending van de verstrekte toelage die men strijdig acht met het recht, met de statuten, met de samenwerkingsovereenkomst en met de beginselen inzake behoorlijk bestuur.

In de beheersovereenkomst van 2002 tussen de stichting X en de Vlaamse Gemeenschap worden de financiële bepalingen tussen beide partijen vastgelegd in hoofdstuk VII. Deze beheersovereenkomst was aanvankelijk geldig tot 2007 maar is tot een onbepaalde duur verlengd tot een nieuwe beheersovereenkomst getekend wordt. Op moment van dit schrijven is dit nog niet het geval waardoor de vorige beheersovereenkomst momenteel nog geldig is.

Op basis van het wettelijk kader kunnen de volgende artikels worden teruggevonden betreffende de financiering van de stichting X:  

-     Artikel 16 van het decreet betreffende de organisatie en financiering van het wetenschap- en innovatiebeleid stelt dat:

“De Vlaamse Regering betaalt jaarlijks, binnen de beschikbare begrotingskredieten, het bedrag dat aan het vermogen van de stichting X wordt toegevoegd.”.

-     Artikel 22 van de beheersovereenkomst verankert het vastliggend karakter van de subsidies voor volgend begrotingsjaar.

“Ieder jaar voor x oktober deelt de administratie aan de stichting X mee welk bedrag voorlopig als subsidie voor het volgende begrotingsjaar werd ingeschreven in het ontwerpdecreet houdende de begroting van de Vlaamse Gemeenschap.”.  

-     Artikel 29 van de beheersovereenkomst stelt dat:  

“90 % van de subsidie wordt op het einde van elke maand per twaalfde ter beschikking gesteld van de stichting X. Het resterende bedrag van 10 % wordt uitbetaald na goedkeuring door de minister van het jaarverslag (met inbegrip van de balans en de resultatenrekening).”.

Begroting

De stichting X is gehouden, conform de beheersovereenkomst, een begroting op te stellen. De volgende bepalingen kunnen worden teruggevonden:

-     Artikel 24 van de beheersovereenkomst stelt dat:  

“Het Fonds legt jaarlijks voor 1 december de ontwerpbegroting ter goedkeuring voor aan de minister(...)”. 

-     Artikel 25 van de beheersovereenkomst stelt dat:  

“§1 De Stichting past zijn begroting aan als het bedrag, bedoeld in artikel 22 van deze overeenkomst, wordt aangepast door de regering of door een decreet (...)”.  

De Stichting X gebruikt een belangrijk deel van zijn middelen voor het toekennen van mandaten aan hoofdzakelijk aspiranten en postdoctoraal onderzoekers. Deze mandaathouders staan op de loonlijst van de Stichting X en worden door de instelling vergoed. Deze mandaathouders hebben een contract van bepaalde duur (in principe 3 jaar) met een mogelijke verlenging.

Bij de opmaak van de begroting worden de subsidies die de Stichting X van de Vlaamse Overheid verwerft conform artikel 22 ingeschreven als een inkomst. Deze dienen onder andere om de lonen te betalen die verschuldigd zijn aan de mandaathouders voor het lopende jaar. Hierbij dekt deze inkomst het vakantiegeld en de lonen die in het desbetreffende jaar worden uitbetaald. Zoals eerder aangehaald, wordt deze begroting voorgelegd aan de minister die desgevallend opmerkingen kan laten geworden.  

In het Belgisch Staatsblad worden de subsidies toegekend aan de Stichting X gepubliceerd. Een eerste publicatie van het begrotingsbudget (met o.a. de financieringsenveloppe van de Stichting X) voor het volgende jaar wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad in oktober. Deze gegevens laten de Stichting X toe om zijn ontwerpbegroting op te maken. De subsidies betalingen vangen aan vanaf januari.  

Boekhoudkundige verwerking

Met het oog op het matching principe (waarbij de kosten die de Stichting X aangaat voor de mandaathouders dienen te worden gedekt door de opbrengsten), zullen de subsidies uitbetaalbaar in het volgende boekjaar, maar ter dekking van de verplichtingen aan de mandaathouders betaalbaar in het volgende boekjaar (bv. vakantiegeld en decemberwedde), als opbrengst worden opgenomen. De waarderingsregels zouden dit verder expliciteren. 

De subsidies uitbetaalbaar in het volgende boekjaar worden immers gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad in oktober. Op basis waarvan de ontwerpbegroting van de Stichting X wordt opgemaakt en voorgelegd aan de minister. Conform de beheersovereenkomst, is de minister gehouden om binnen de twee maanden opmerkingen te laten geworden. Dit betekent dat voor de opmaak van de jaarrekening de ingediende begroting werd aanvaard.  

De bovenstaande werkwijze laat toe om de balans en resultatenrekening die jaarlijks wordt opgesteld, waarin de verantwoording wordt afgelegd over het financieel beheer (cf. Art. 26, § 1 van de beheersovereenkomst), te doen aansluiten bij de begroting. Deze begroting wordt als instrument bij uitstek wordt benut door de Vlaamse Overheid, die tevens subsidiegever is.

Het ICCI meent positief te kunnen antwoorden op de vraag maar illustreert voor alle zekerheid het begrip van de vraag met een voorbeeld:

Een onderzoeker wordt aangeworven met een contract van drie jaar beginnende op 1 april 2010. In het budget van de subsidies 2010 (goedgekeurd in oktober 2009) wordt deze onderzoeker opgenomen voor 8 maanden wedde (april t.e.m. november).  De wedde voor december en het vakantiegeld over 2010, betaalbaar in 2011, worden bijgevolg niet voorzien in het budget 2010 maar moeten wel als kost geboekt worden in 2010, conform het boekhoudrecht.

Het budget 2011 (goedgekeurd in oktober 2010) voorziet voor deze onderzoeker 12 maanden wedde (december 2010 t.e.m. november 2011) alsook het vakantiegeld (over 2010) betaalbaar in juni 2011. Hetzelfde principe wordt gehanteerd voor het budget 2012. Het budget 2013 (goedgekeurd in oktober 2012) zal voor deze onderzoeker 4 maanden wedde voorzien (december 2012 t.e.m. maart 2013) alsook het vakantiegeld (over 2012 plus de 3 maanden van 2013) waarvan wij veronderstellen dat het uitbetaald wordt op de dag dat het contract met de onderzoeker ten einde loopt. Boekhoudkundig moeten, op het einde van elk boekjaar, de wedde van december en het gelopen maar niet vervallen vakantiegeld, als kost geboekt worden.

Teneinde het matching principe te eerbiedigen, lijkt het het ICCI logisch dat, bij het afsluiten van een boekjaar N, het deel van de subsidies van het boekjaar N+1 dat betrekking heeft op de wedde van december en het vakantiegeld van het boekjaar N als een verkregen opbrengst wordt geboekt, onder voorwaarde natuurlijk dat de subsidies voor het boekjaar N+1 goedgekeurd zijn op het moment dat de jaarrekening wordt opgesteld.