29 september 2023

Hoe dient de materiële activa van een cafetariaplan te worden geboekt?

 

  1. De volgende situatie wordt beschreven:

“Een onderneming biedt een cafetariaplan aan. Dit plan omvat de terbeschikkingstelling van een budget waarmee men enerzijds laptop, ipad, iphone, fiets, ... kan aankopen en anderzijds vakantiedagen, babysitcheques ...

In het kader van de materiële activa (ipad, laptop, iphone, fiets) is het de onderneming die deze activa aankoopt in overleg met het personeelslid dewelke na een periode van 5 jaar dit kan overkopen voor een vooraf bepaalde prijs. Zoals gesteld, de onderneming koopt de activa aan vervolgens activeert men deze en schrijft men hierop af.

Gelet op het feit dat het onderdeel is van een cafetariaplan en eigenlijk onderdeel is van de verloning, vragen wij ons af of men dit überhaupt bij de activa mag boeken (wie is er de facto juridisch eigenaar van deze activa daar het onderdeel is van het cafetariaplan)?

Indien men het activeert, moet men hier dan eveneens voordeel alle aard op betalen?”

 

  1. Het ICCI wenst eerst te melden dat “de regelgeving geen expliciet kader voor het cafetariaplan voorziet.[1]”

     

    In het Wetsvoorstel betreffende de regulering van cafetariaplannen in de arbeidsrelaties[2], werd het cafetariaplan als volgt gedefinieerd:

    “Een cafetariaplan is in wezen een eenvoudig concept. Werknemers krijgen de mogelijkheid zelf een vrije keuze te maken tussen een aantal loonvoordelen.”

    Een andere definitie van wat men onder een cafetariaplan kan verstaan is:

    “Volgens het principe van zelfbediening in een cafetaria, kunnen werknemers aan de hand van een door de werkgever opgesteld plan zelf hun loonpakket samenstellen. In het kader van een dergelijk cafetariaplan, krijgen werknemers concreet de mogelijkheid om delen van hun ‘klassieke loon’ (percentage van maandelijks brutoloon, bonus, eindejaarspremie,...) om te ruilen voor andere voordelen die hen meer voldoening geven.”[3]

     

  2. Vervolgens, om de vraag te beantwoorden over wie de juridische eigenaar is, zet men allereerst uit hoe een cafetariaplan in de praktijk werkt:

    “Het opzetten van een cafetariaplan bestaat steeds uit twee delen:

    -        Het creëren van een budget dat wordt ‘opgeladen’ in het cafetariaplan door de werkgever

    -        Het spenderen van dit budget door de werknemer.”[4]

     

    Voorts, wat betreft de vraag wie de juridische eigenaar is, stelt men het volgende:

    “(…) kan je als werkgever een budget voorzien voor de tussenkomst van de aankoop van een nieuwe mobiele telefoon.  Hier is de werkgever geen eigenaar en geeft hij cash geld, dat een effectieve kost moet dekken. De werkgever mag dit dus pas toekennen na het voorleggen van een aankoopfactuur.  Daarnaast zegt de Sociale Zekerheid dat je als werkgever maar om de 3 jaar mag tussenkomen in de kost voor de aankoop van een toestel.[5]”

     

    Men kan uit het bovenstaande afleiden dat indien de werkgever voorziet in een budget, de werknemer de eigenaar zal zijn van de aankopen met dat budget.

     

  3. Wat betreft de boeking van het cafetariaplan, stelt het CBN-advies 128/8 het volgende:

     

    “Privé-uitgaven die normaliter door de werknemer zelf moeten worden gedragen, maar door de onderneming definitief in zijn plaats zijn betaald, moeten evenwel steeds in de rekening Bezoldigingen worden geboekt, omdat een dergelijke betaling als een bezoldiging moet worden beschouwd. [6]”

     

    Uit het bovenstaande volgt dat het cafetariaplan niet onder materiële activa, maar onder bezoldigingen zal moeten worden geboekt. Het zal bijgevolg dus ook niet worden afgeschreven.

     

  4. Wat betreft de laatste vraag met betrekking tot “de betaling van voordelen van alle aard”, is dit, op grond van bovenstaande, in dit geval dus niet van toepassing.

     

  5.  Tot slot, wenst het ICCI nog, om volledig te zijn, te melden dat er verschillende formules mogelijk zijn zoals de leasing van activa al dan niet in combinatie met verzekeringen en onderhoud.[7]

     

    *****

     

    Sleutelwoorden: cafetariaplan, boekhoudkundige verwerking, bezoldigingen

    Mots-clés : plan cafétaria, traitement comptable, rémunérations


    [1] Cf. Cafetariaplannen of flexibele verloning, iets voor u? | Wolters Kluwer

    [2] MvT Wetsvoorstel betreffende de regulering van cafetariaplannen in arbeidsrelaties, Parl.St. Kamer, nr. 1715/001 p. 5, cf. 55K1715001.indd (dekamer.be).

    [3] Accuria, “Cafetariaplan: een loonpakket à la carte”, p.5, cf. E-book_Payflip-Accuria.pdf.

    [4] Accuria, “Cafetariaplan: een loonpakket à la carte”, p.7, cf. E-book_Payflip-Accuria.pdf.

    [5] Cf. Legal Plus HR Solutions | Een gsm en/of abonnement toekennen aan je werknemer, hoe pak je dit het beste aan?

    [6] Cf. Boeking van voordelen van alle aard | CNC CBN (cbn-cnc.be)

    [7]  Cf. Cafetariaplan: naar het einde van de alternatieve verloning? (beci.be)

______________________________

Disclaimer: Hoewel het Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) met de grootste zorgvuldigheid de ontvangen vragen behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de antwoorden geen enkele garantie geboden en draagt het geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen die werden begaan in het kader van de verstrekte antwoorden en informatie. Het antwoord wordt alleen in de taal van de vraagsteller overgenomen. De lezer en in het algemeen de gebruiker van dit antwoord blijft als enige verantwoordelijk voor het gebruik daarvan.