16 november 2022
Le code de droit économique prévoit que les pièces justificatives peuvent être conservées en original ou en copie. Si on les conserve en copie, peut-on détruire les originaux s'agissant de "document papier"?
Qu'en est-il des fichiers électroniques et autres PDF ou documents reçus électroniquement, doit-on conserver le support électronique (mail par exemple) d’origine, reçu dans sa forme originelle ?
«Art.III.86. Toute écriture s'appuie sur une pièce justificative datée et porte un indice de référence à celle-ci.
Les ventes et prestations au détail pour lesquelles l'établissement d'une facture n'est pas requis, peuvent faire l'objet d'inscriptions journalières globales.
Le Roi détermine les conditions auxquelles doivent répondre les pièces justificatives des inscriptions journalières globales visées à l'alinéa 2.
Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie, durant sept ans et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard de tiers.»
L’Avis 2010/14 de la Commission des Normes Comptables précise que la possibilité de conserver les pièces justificatives en original ou en copie implique que la conservation peut également être assurée par voie électronique.( [1] )
Les règles spécifiques à la tenue de la comptabilité et à la conservation des documents se retrouvent dans l’arrêté royal du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 A III.95 du code de droit économique.
L’article 8, deuxième alinéa de l’arrêté royal du 21 octobre 2018 dispose que :
« Le support utilisé pour la conservation des livres et journaux visés à l'alinéa 1er doit assurer l'inaltérabilité et l'accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite. »
Le rapport au Roi relatif à l’arrêté royal du 25 janvier 2005, arrêté qui a introduit dans l’arrêté royal du 12 septembre 1983 le second alinéa de l’article 9 devenu l’article 8, al.2 de l’arrêté royal du 21 octobre 2018 précité, précise explicitement qu’en matière de conservation de pièces comptables :
« le support choisi (papier, CD-ROM,) doit assurer que les données sont inaltérables et accessibles durant la période de conservation. Si la comptabilité est tenue électroniquement, on doit conserver non seulement les fichiers contenant les livres, mais aussi les programmes et les systèmes qui permettent de les lire durant cette période minimale de conservation. Chaque état comptable doit pouvoir être présenté et réimprimé pendant la période de conservation minimale ». ( [2] )
La nouvelle réglementation concernant le droit de la preuve est entrée en vigueur le 1er novembre 2020. Ces nouvelles règles du droit de la preuve permettent l’adaptation du droit de la preuve au monde numérique actuel. L’article 8.25 dispose, concernant le statut juridique, que :
La copie réalisée au moyen d'un service d'archivage électronique qualifié conforme au livre XII, titre 2, du Code de droit économique a la même force probante que l'écrit sous signature privée, dont elle est présumée, sauf preuve contraire, être une copie fidèle et durable. La présentation de l'original n'est pas exigée. (…). »
Par conséquent, il ressort de ce qui précède que la loi n’impose pas de garder une version papier des pièces justificatives. Il convient néanmoins de rappeler que, comme explicité ci-avant, les pièces justificatives conservées en copie doivent être inaltérables et accessibles.
Afin de répondre à la deuxième question, l’ICCI souhaiterait faire référence à L’avis CNC 2016/22 de la Commission des Normes Comptables ([3]):
Cet avis précise que : « il faut s’assurer que la solution informatisée permette d’effectuer un archivage spécifique qui garantisse la pérennité d’accès aux données comptables archivées, leur lisibilité, leur caractère original, voire leur restauration par des versions ultérieures de solution informatisée utilisée en vue de pouvoir produire des états comptables demandés à l’occasion d’un contrôle ».
La précision indiquant que la solution informatisée doit assurer « leur caractère original», implique qu’il appartient de conserver les fichiers électroniques et autres PDF ou documents reçus électroniquement, dans le support électronique (mail par exemple) originel reçu dans sa forme originelle.
Mots clés : Conservations des livres, pièces justificatives, copie, pièces originales, comptabilité électronique, archivage
Trefwoorden : Bewaring van boeken, verantwoordingsstukken, afschrift, originele stukken, elektronische boekhouding, archivering
([1]) Avis CNC 2010/14, Conservation des livres et des pièces justificatives, 24 septembre 2010, p. 3, http://www.cnc-cbn.be/files/advice/link/2010-14.pdf.
([3]) Cf. Conservation des livres et pièces justificatives en cas de tenue de comptabilité informatisée | CNC CBN (cnc-cbn.be)
Avis CNC 2016/22, Conservation des livres et des pièces justificatives en cas de tenue de comptabilité informatisée, 28 septembre 2016, (cbn-cnc.be).
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