Behandeling van bankuittreksels als verantwoordingstukken (wetgevende update 05/07/2019)

Kunnen elektronische bankuittreksels als verantwoordingstukken worden beschouwd in de zin van artikel 6 van de boekhoudwet van 17 juli 1975 /Boek III WER?

Overeenkomstig artikel 17, § 3 van de wet van 27 juin 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen / artikel  moeten grote vzw's hun boekhouding voeren overeenkomstig de bepalingen van de toenmalige wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van ondernemingen, huidig hoofdstuk 2 van Boek III van het Wetboek van Economisch Recht. Verder volgt uit artikel 3:176 van het koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat o.a. artikel III.86 van het voormeld Wetboek van Economisch Recht van toepassing is op de verenigingen voor het voeren van de boekhouding(, behoudens de verenigingen die overeenkomstig artikel III.85, § 2 van het Wetboek van economisch recht een vereenvoudigde boekhouding voeren).

Rekening houdend met het feit dat er geen specifieke wetgeving bestaat inzake de elektronische bankuittreksels, kan worden verwezen naar het Verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit van 25 januari 2005 tot wijziging van het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen, het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot bepaling van de minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel en het koninklijk besluit van 16 juni 1994 tot vaststelling van de bijdrage van de ondernemingen in de werkingskosten van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (BS, 7 februari 2005, blz. 3867 e.v.).

In voormeld verslag wordt inzake bewaring uitdrukkelijk vermeld dat “de gekozen drager (papier, CD-ROM,...) zowel de onuitwisbaarheid als de toegankelijkheid van de gegevens moet garanderen gedurende de bewaartermijn. Indien de boekhouding elektronisch wordt gevoerd  houdt dit in dat men niet alleen de bestanden met de boeken, maar ook de programma's en systemen waarmee deze bestanden kunnen gelezen worden, gedurende deze minimaal termijn moet bijhouden. Elk boekhoudstaat moet immers gedurende de minimale bewaartermijn kunnen worden voorgelegd en herafgedrukt.”.

Naar analogie met de bovenvermelde bepaling kan worden afgeleid dat elektronische bankuittreksels als verantwoordingstukken kunnen worden beschouwd. De voorwaarden, waaronder ze worden bewaard, maken niet uit, zolang zij maar onuitwisbaar en toegankelijk zijn gedurende de bewaartermijn.