Beantwoorden door de commissaris van vragen vanwege de algemene vergadering van aandeelhouders (wetgevende update 09/10/2020)

9 november 2016

BEANTWOORDEN VAN EEN AANDEELHOUDER?

Iemand is commissaris in een naamloze vennootschap waar er een rechtszaak is tussen de aandeelhouders m.b.t. de aandelenverdeling.

Het betreft hier een familiezaak die wordt geleid door twee zussen en waarbij de broer, die niet actief is in de vennootschap, de aandelenverdeling betwist.
Voor de algemene vergadering stelt de broer (minderheidsaandeelhouder) een vragenlijst op gericht aan de bestuurders en eveneens heel gedetailleerde vragen gericht aan de commissaris.

1. Doorgaans heeft geen enkele vraag betrekking op het controleverslag zoals voorzien in artikel 274, tweede lid (BVBA) en artikel 540, tweede lid (NV) van het Wetboek van vennootschappen / artikel 5:91, tweede lid (BV) en artikel 7:139, tweede lid (NV) van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Wanneer dit wel het geval is, stelt men de vraag in welk detail de commissaris hierop kan antwoorden zonder het beroepsgeheim in het gedrang te brengen? Kan men enkel ingaan op de algemene interpretatie van het verslag of ook op de details (met namen en cijfers) bv. rond een specifiek voorbehoud.
2. Geregeld zijn er wel vragen omtrent de vervulling van de taak van commissaris. Het betreft vragen omtrent steekproefgrootte, of er een melding werd gedaan van persoonlijk belang,… Enkele voorbeelden hiervan zijn het volgende: welke aanvullende informatie en inlichtingen heeft men moeten vragen aan de bestuurders tijdens de audit, welke werkzaamheden heeft men geselecteerd om de controle uit te voeren, welke informatie/inlichtingen heeft men verkregen waarop het oordeel is gebaseerd, welke steekproeven heeft men gedaan om de bedragen in de jaarrekening te onderzoeken. Men vraagt zich dan af of hierop moet worden ingegaan en zo ja, in welk detail.
3. In een derde groep van vragen wordt men verondersteld informatie aan de aandeelhouder te verstrekken omtrent details van de rekeningen, wie de openstaande klanten zijn, overzichten van de huuropbrengsten, hoe het systeem van klantenkortingen werkt, wat de gevoerde betalingspolitiek is, stavingstukken en zinvolle verklaringen m.b.t. de erelonen, … Mag de commissaris op deze vragen een antwoord geven, of dienen deze vragen aan de raad van bestuur gericht te worden?
4. Wanneer de raad van bestuur de informatie (waarnaar gevraagd wordt in punt 3) niet verstrekt, wat dient dan de houding te zijn? Mag de commissaris hierop dan toch antwoorden en zo ja hoe gedetailleerd moet hij hierop ingaan?

Artikel 540, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen / artikel 7:139, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen  bepaalt het volgende:

“De commissarissen geven antwoord op de vragen die hun door de aandeelhouders, tijdens de vergadering of schriftelijk, worden gesteld met betrekking tot hun verslag, voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van dien aard is dat zij nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of de commissarissen zich hebben verbonden. Zij hebben het recht ter algemene vergadering het woord te voeren in verband met de vervulling van hun taak.” /

“De commissaris deelt schriftelijke vragen die hij krijgt onmiddellijk mee aan het bestuursorgaan en geeft antwoord op de vragen die hem door de houders van aandelen, converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten op naam, of de houders van certificaten op naam die met medewerking van de vennootschap zijn uitgegeven, vooraf of tijdens de vergadering, mondeling of schriftelijk worden gesteld en die verband houden met de agendapunten waarover hij verslag uitbrengt.Hij kan, in het belang van de vennootschap, weigeren op vragen te antwoorden wanneer de mededeling van bepaalde gegevens of feiten de vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met zijn beroepsgeheim of met door de vennootschap aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen. Hij heeft het recht ter algemene vergadering het woord te voeren in verband met de vervulling van zijn taak.”..

Het ICCI verwijst naar de ICCI-publicatie: B. De Klerck, S. Van Bellinghen, E. Vanderstappen en V. Yangandi, Het beroepsgeheim van de bedrijfsrevisor, ICCI (ed.), Brugge, die Keure, 2009, en in het bijzonder de pagina’s 17 en 32, nrs. 34 en 62:

“34. (…)

De beperkingen aan de verklaringen van de commissarissen ter algemene vergadering zijn aldus nauwkeurig omschreven: het gaat alleen maar om de noodzakelijke uitleg en verantwoording over de vervulling van hun opdracht en de inhoud van het verslag. Voor het overige zijn ze door het beroepsgeheim gebonden.

“62. Artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen [/ artikel 7:139 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen]bepaalt dat de commissarissen antwoord geven op de vragen die hen door de aandeelhouders worden gesteld met betrekking tot hun verslag (cf. nr. 34).”.

Hieruit volgt dat de commissaris ter algemene vergadering énkel kan en mag antwoorden op vragen van de aandeelhouders die betrekking hebben op:

• de vervulling van zijn opdracht als commissaris; en
• de inhoud van het commissarisverslag.

Voor het overige is de commissaris door het beroepsgeheim gebonden. In ieder geval dient de commissaris niet te antwoorden op vragen vanwege een aandeelhouder die van aard zijn een ernstig nadeel te berokkenen aan de vennootschap, meer bepaald omdat zij nadelig zouden zijn voor de zakelijke belangen van de vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of de commissarissen zich hebben verbonden.

Vervolgens verwijst het ICCI naar een uittreksel uit S. De Jonghe, “Art. 539-544 W. Venn.”, Vennootschappen en verenigingen. Artikelsgewijze commentaar met overzicht van rechtspraak en rechtsleer, Antwerpen, Kluwer, 2010, p. 7:

“Zo kunnen niet enkel vragen worden gesteld over (bijzondere) verslagen zelf, maar ook over de gegevens die voor het opstellen ervan werden gebruikt, hoewel zulke gegevens zelf niet noodzakelijk hoeven voor te komen in het relevante verslag. Tijdens een gewone algemene vergadering, waarbij de jaarrekening en het jaarverslag worden besproken, en aldus de algemene boekhoudkundige situatie van de vennootschap, wordt algemeen aanvaard dat er voldoende ruimte is om vragen te stellen over de grote lijnen van het bedrijfsbeleid. ^[1]”.

Wel dient te worden opgemerkt dat er een informatieplicht in hoofde van het bestuursorgaan via het jaarverslag bestaat overeenkomstig artikel 96, § 1 van het Wetboek van vennootschappen / artikel 3:6, § 1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Hier stelt zich, nog vóór er sprake is van antwoorden op vragen van een aandeelhouder, de delicate vraag of het bestuursorgaan met voldoende diepgang de opgelegde punten in zijn jaarverslag behandelt. De commissaris dient hierover standpunt in te nemen, aangezien hij in deel II van zijn verslag rapporteert over dit jaarverslag. Het ICCI noteert trouwens dat de paragraaf over het jaarverslag in deel II van de verklaring thans (sinds de Bijkomende Norm bij de ISA’s ^[2]) minder genuanceerd is dan vroeger het geval was.

Het ICCI is derhalve van oordeel dat:

• met betrekking tot punt 1 en 2, de commissaris ter algemene vergadering mag antwoorden op vragen van de aandeelhouders die betrekking hebben op de inhoud van het commissarisverslag en de vervulling van de opdracht als commissaris en in deze mate van detail dat men vragen mag beantwoorden over de gegevens die men heeft gebruikt voor het opstellen van het commissarisverslag (bv. steekproefgrootte, selectie van werkzaamheden, cijfers, enz.); wel steeds op voorwaarde dat deze vragen vanwege de aandeelhouder niet van aard zijn een ernstig nadeel te berokkenen aan de vennootschap. Indien men, op basis van het professional judgment, van mening zou zijn dat dit laatste wel het geval zou zijn, dan dient men niet te antwoorden op deze vragen.
• met betrekking tot punt 3 en 4, de commissaris, nog vóór er sprake is van antwoorden op vragen van een aandeelhouder, een standpunt dient in te nemen in deel II van zijn verslag over de vraag of het bestuursorgaan met voldoende diepgang de opgelegde punten in zijn jaarverslag behandelt. Ter algemene vergadering zijn het de bestuurders en de commissaris die op collegiale wijze^[3] (dus niet enkel de raad van bestuur) zullen moeten beslissen of en, zo ja, hoe zij de gestelde vragen zullen beantwoorden, rekening houdend met het voormelde voorwaarde van geen ernstig nadeel aan de vennootschap. Een dergelijke vereiste collegiale beslissing sluit niet uit dat een individuele bestuurder of commissaris, een ‘dissenting opinion’ op kan nahouden door te oordelen dat het beantwoorden van de relevante vra(a)g(en) het vennootschapsbelang niet in gevaar brengt ^[4] (bijv. in casu punt 4). In voorkomend geval mag hij de betrokken vraag niet beantwoorden ^[5].

“^[1] F. De Bauw, Les assemblées générales dans les sociétés anonymes, Brussel, Bruylant, 1996,  p. 246, nr. 577; P. BAERT, ‘‘En hoe gaat het met uw wapenproductie? Bedenkingen bij het vraagrecht van de aandeelhouder, naar aanleiding van de Barco-zaak”, TRV 2002, afl. 6, p. 397.”.

^[2] IBR, Bijkomende norm bij de in België van toepassing zijnde internationale auditstandaarden (ISA’s), 29 maart 2013, pp. 47.

^[3] F. Hellemans, De algemene vergadering. Een onderzoek naar haar grondslagen, haar bestaansreden en de geldigheid van haar besluiten, Kalmthout, Biblo, 2001, p. 517, nr. 467 en vn. 1768 aldaar; S. De Jonghe, “Art. 539-544 W. Venn.”,  Vennootschappen en verenigingen. Artikelsgewijze commentaar met overzicht van rechtspraak en rechtsleer, Antwerpen, Kluwer, 2010, p. 8.

^[4] Cass. 10 maart 1977, RW 1978-79, 359.

^[5] F. Hellemans, De algemene vergadering. Een onderzoek naar haar grondslagen, haar bestaansreden en de geldigheid van haar besluiten, Kalmthout, Biblo, 2001, p. 517, nr. 467; S. De Jonghe, “Art. 539-544 W. Venn.”,  Vennootschappen en verenigingen. Artikelsgewijze commentaar me