Artikel 16 van de auditverordening - aanbestedingsprocedure

8 februari 2017

 

1. Raadt het ICCI aan om bepaalde documenten beschikbaar te maken aan geïnteresseerde partijen in de aanbestedingsprocedure? Dit om ervoor te zorgen dat de geïnteresseerde partijen de werkzaamheden van de gecontroleerde entiteit en het type wettelijke controle die moet worden uitgevoerd, kunnen begrijpen (artikel 16.3, c) Auditverordening).
2. Raadt het ICCI aan dat de aanbestedingsprocedure voor een bepaalde minimumperiode open blijft? Zou twee weken voldoende zijn? Mocht het ICCI een langere periode aanraden, op welke basis raadt het ICCI dat desgevallend aan?
3. Zijn er bepaalde standaardformulieren van aanbestedingsstukken of richtsnoeren voor de inhoud van dergelijke stukken beschikbaar voor vennootschappen die een dergelijke procedure organiseren (artikel 16.3, c) Auditverordening)?

---

1. Eerst wenst het ICCI te verduidelijken dat de aanbestedingsprocedure voor de eerste benoeming van een commissaris binnen een OOB zoals bedoeld in artikel 16, § 3 van de Auditverordening geen openbare procedure is ^[1] en dat het de gecontroleerde entiteit vrij staat de selectieprocedure vast te stellen en in de loop van de procedure directe onderhandelingen te voeren met geïnteresseerde inschrijvers (art. 16, § 3, lid 1, c) Auditverordening).
   
   
   De gecontroleerde entiteit mag zelf auditkantoren uitnodigen om een offerte in te dienen.
   
   
   Het gaat dus om “niet-openbare” aanbestedingen die moeten worden georganiseerd onder het toezicht van het auditcomité dat, overeenkomstig artikel 16, § 3, lid 2 van de Auditverordening, verantwoordelijk is voor de selectieprocedure als bedoeld in artikel 16, § 3, lid 1 van de Auditverordening ^[2].
2. Op verzoek van het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren moet de gecontroleerde vennootschap kunnen aantonen dat deze selectieprocedure op eerlijke wijze werd uitgevoerd.
   
   
   Het auditcomité moet bij de opmaak van het bestek dan ook bijzondere aandacht besteden aan de gehanteerde selectiecriteria en hun eventuele weging ^[3].
3. Het ICCI kan derhalve antwoorden dat hij het in dit kader inderdaad aanbevelingswaardig vindt dat de gecontroleerde entiteit bepaalde documenten beschikbaar maakt aan geïnteresseerde partijen in de aanbestedingsprocedure, teneinde zich ervan te kunnen vergewissen dat de aanbestedingsstukken de kantoren die een offerte indienen in staat stellen om de werkzaamheden van de gecontroleerde entiteit en het uit te voeren type wettelijke controle te begrijpen (art. 16, § 3, b) Auditverordening).
4.  Betreffende de tweede vraag staat het de gecontroleerde entiteit vrij om de periode te bepalen waarop de aanbestedingsprocedure open blijft. In ieder geval dienen de aanbestedingsstukken transparante en niet-discriminerende selectiecriteria te bevatten die door de gecontroleerde entiteit zullen worden gebruikt om de door wettelijke auditors of auditkantoren ingediende voorstellen te beoordelen (art. 16, § 3, b), in fine Auditverordening).
5. Wat de derde vraag betreft, kan het ICCI meedelen dat er, tot op heden, nog geen standaardformulieren van aanbestedingsstukken of richtsnoeren voor de inhoud van dergelijke stukken beschikbaar zijn voor vennootschappen die een dergelijke procedure organiseren.
   
   
   In de veronderstelling dat er een ondernemingsraad bestaat in de gecontroleerde entiteit, verwijst het ICCI hierbij nog naar artikel 156, vierde en vijfde lid van het Wetboek van vennootschappen, zoals gewijzigd door de wet van 7 december 2016, dat het volgende bepaalt:
   
   
   “Indien de vennootschap krachtens de wet verplicht is om een auditcomité op te richten en het voorstel van het bestuursorgaan wordt uitgebracht op aanbeveling van het auditcomité aansluitend op de selectieprocedure, bedoeld in artikel 16 van de verordening (EU) nr. 537/2014, maakt het bestuursorgaan aan de ondernemingsraad ter informatie de aanbeveling van het auditcomité, alsook de essentiële punten van de documenten die betrekking hebben op de organisatie van de selectieprocedure, met inbegrip van de selectiecriteria, over.
   
   
   Indien het voorstel van het bestuursorgaan verschilt van de voorkeur zoals vermeld in de aanbeveling van het auditcomité, licht het bestuursorgaan de redenen toe waarom de aanbeveling van het auditcomité niet wordt gevolgd en maakt hij aan de ondernemingsraad de informatie over die hij aan de algemene vergadering zal verstrekken.”.
6. Volledigheidshalve dient erop te worden gewezen dat de hiervoor gegeven antwoorden geen betrekking hebben op een eventuele verlenging van het mandaat van de commissaris na afloop van het derde mandaat – dus na negen jaar. Artikel 132/1, § 3, a) van het Wetboek van vennootschappen verwijst in deze context naar de “openbare” aanbestedingsprocedure bedoeld in artikel 17, § 4, a) van de Auditverordening.

Hoewel deze aanbestedingsprocedure “openbaar” moet zijn, gaat het echter niet om een aanbesteding die beantwoordt aan de bepalingen van de wetgeving betreffende overheidsopdrachten (behalve ingeval deze wetgeving specifiek toepasselijk is op de gecontroleerde vennootschap).

 

De Hoge Raad voor de Economische Beroepen (HREB) heeft deze interpretatie uitdrukkelijk bevestigd in zijn advies van 15 juni 2016 ^[4]. Volgens de Hoge Raad voor de Economische Beroepen volstaat het voor de openbaarmaking dat de gecontroleerde vennootschap op haar website meedeelt dat het mandaat van de commissaris in functie ten einde loopt, zonder verdere voorwaarden vast te leggen.