6 oktober 2023

Zelfs al zou een algemene vergadering via schriftelijke besluitvorming plaatsvinden, moeten alle stukken wél minstens 15 dagen op voorhand ter beschikking moeten zijn van de aandeelhouders, inclusief het commissarisverslag.

 

  1. De volgende situatie wordt beschreven:

“Welke termijnen dient de commissaris te respecteren indien de vennootschap een algemene vergadering houdt via schriftelijke besluitvorming? Volgens het WVV dienen de oproepingsformaliteiten niet gevolgd te worden bij schriftelijke besluitvorming. Wil dit dan zeggen dat de commissaris zijn verslag ook niet minstens 15 dagen voor de AV dient te bezorgen aan de aandeelhouders? Ik had begrepen dat alle stukken wél minstens 15 dagen op voorhand ter beschikking moeten zijn van de aandeelhouders, inclusief het commissarisverslag, maar enkel indien de aandeelhouders hierom vragen, dus geen actieve verplichting. Is het mogelijk dat de commissaris zijn verslag tekent op dezelfde dag van de AV bij schriftelijke besluitvorming? Hoe kan de commissaris zich (op voorhand) verzekeren dat er unaniem akkoord is van de aandeelhouders, wat verplicht is bij schriftelijke besluitvorming.”

 

  1. Artikel 5:97 van het WVV (BV) (en analoge artikelen voor de CV en BV) bepaalt het volgende:

    “Vijftien dagen vóór de algemene vergadering mogen de houders van aandelen, converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten en met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten kennis nemen van:

      1° de jaarrekening;

      2° in voorkomend geval, de geconsolideerde jaarrekening;

      3° de lijst van de aandeelhouders die hun aandelen niet hebben volgestort, met vermelding van het aantal niet-volgestorte aandelen en van hun woonplaats;

      4° in voorkomend geval, het jaarverslag, het jaarverslag over de geconsolideerde jaarrekening, het verslag van de commissaris en de andere verslagen die dit wetboek voorschrijft.

      Deze informatie, evenals de informatie die overeenkomstig artikel 3:12 wordt neergelegd bij de Nationale Bank van België, worden meegedeeld aan de houders van de betrokken effecten, de leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris overeenkomstig artikel 5:84, eerste lid.”.

     

  2. Aangezien voormeld artikel 5:97 van het WVV hoort bij Afdeling 2 ‘Gewone algemene vergadering’, is het ICCI van oordeel dat dit artikel ook onverminderd van toepassing is voor de schriftelijke algemene vergaderingen, waarvan op basis van artikel 5:85 van het WVV blijkt dat enkel de formaliteiten van bijeenroeping niet dienen te worden nageleefd (in casu enkel de artikelen van Onderafdeling 3 ‘Bijeenroeping van algemene vergadering’, behorende tot ‘Afdeling 1’ van ‘Hoofdstuk 2’, ‘Titel 4’ van ‘Boek 5’, dus enkel de artikelen 5:83 en 5:84 WVV (BV) (en analoge artikelen voor de CV en BV)).

     

  3. Uit het voorgaande blijkt dat het ICCI van oordeel is dat alle stukken wél minstens 15 dagen op voorhand ter beschikking moeten zijn van de aandeelhouders, inclusief het commissarisverslag, zelfs al zou een algemene vergadering via schriftelijke besluitvorming plaatsvinden. Bijgevolg meent het ICCI dan ook dat het niet mogelijk is dat de commissaris zijn verslag tekent op dezelfde dag van de algemene vergadering bij schriftelijke besluitvorming.

     

  4. Wat betreft de opmerking in de vraag dat alle stukken wél minstens 15 dagen op voorhand ter beschikking moeten zijn van de aandeelhouders, inclusief het commissarisverslag “(…) maar enkel indien de aandeelhouders hierom vragen, dus geen actieve verplichting”, is het ICCI van oordeel dat de zinsnede tussen aanhalingstekens foutief is. De zinsnede “In voorkomend geval” in voormeld artikel 5:97, 3° van het WVV (BV) (en analoge artikelen voor de CV en BV) betekent immers helemaal niet dat de aandeelhouders de stukken moeten vragen, maar wel dat er omstandigheden bestaan waarin er geen geconsolideerde jaarrekening of geen commissarisverslag wettelijk vereist zijn.

     

  5. Het is daarentegen wel correct dat de commissaris zich (op voorhand) niet kan verzekeren dat er unaniem akkoord is van de aandeelhouders – wat immers verplicht is bij schriftelijke besluitvorming – hetgeen dan ook a fortiori reden is om te stellen dat het niet mogelijk is dat de commissaris zijn verslag tekent op dezelfde dag van de algemene vergadering bij schriftelijke besluitvorming

     

    ***

     

    Sleutelwoorden: Schriftelijke algemene vergadering

    Mots-clés: Assemblée générale écrite

______________________________

Disclaimer: Hoewel het Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) met de grootste zorgvuldigheid de ontvangen vragen behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de antwoorden geen enkele garantie geboden en draagt het geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen die werden begaan in het kader van de verstrekte antwoorden en informatie. Het antwoord wordt alleen in de taal van de vraagsteller overgenomen. De lezer en in het algemeen de gebruiker van dit antwoord blijft als enige verantwoordelijk voor het gebruik daarvan.