FAQ COVID-19: Wat te doen als de vaste vertegenwoordiger ziek wordt?

24 april 2020

Een commissaris-audit- of bedrijfsrevisorenkantoor is aangesteld voor een commissarismandaat door de algemene vergadering. Het is natuurlijk mogelijk dat de bedrijfsrevisor vaste vertegenwoordiger ziek wordt.

Inzake de vervanging van de vaste vertegenwoordiger van het audit- of bedrijfsrevisorenkantoor bij de uitvoering van een revisorale opdracht zijn de volgende situaties te onderscheiden:

1. Definitieve onmogelijkheid van de lasthebber om zijn opdracht uit te voeren;
2. Tijdelijke onmogelijkheid en delegatie van handtekeningsbevoegdheid; en
3. Bovendien kan de vraag rijzen van de vervanging van de vaste vertegenwoordiger wanneer zijn aanwezigheid op vergaderingen van de organen (algemene vergadering) of de ondernemingsraad van de gecontroleerde entiteit verplicht is.

1. Definitieve onmogelijkheid van de lasthebber om zijn opdracht uit te voeren

Het eerste geval beoogt het geval dat de bedrijfsrevisor die gedurende een lange tijd onbeschikbaar is en zich aldus in de onmogelijkheid bevindt om zijn opdracht op een duurzame wijze uit te voeren.

Wanneer de vaste vertegenwoordiger intuitu personae (het is te zeggen dat de entiteit voor de uitvoering van de opdracht zowel het audit- of bedrijfsrevisorenkantoor als de vaste vertegenwoordiger heeft  benoemd) werd aangesteld, zal de commissaris (het audit- of bedrijfsrevisorenkantoor en zijn vaste vertegenwoordiger) zijn ontslag om “gewichtige persoonlijke redenen” moeten indienen en zal de algemene vergadering van de gecontroleerde entiteit bijgevolg dienen over te gaan tot de benoeming van een nieuwe vaste vertegenwoordiger van haar keuze, overeenkomstig de artikelen 3:58 tot 3:60 WVV, in voorkomend geval na advies van de ondernemingsraad.

Wanneer de algemene vergadering van de gecontroleerde entiteit de vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor niet intuitu personae heeft benoemd, komt het aan het bestuursorgaan (of een ander orgaan in functie van de delegaties voorzien in de statuten) van het bedrijfsrevisorenkantoor toe  om zelf de bedrijfsrevisor aan te stellen en dient, in toepassing van artikel 3:60 WVV, een nieuwe vaste vertegenwoordiger aan te wijzen. Deze nieuwe benoeming alsook de beëindiging van de functie van de verhinderde vaste vertegenwoordiger moeten worden gepubliceerd conform artikel 2:8, 5 °, b) WVV (vennootschappen), 2:9, 4 °, c) WVV (VZW), 2:10, 4 °, c) WVV (IVZW) en 2:11, 4 °, c) WVV (stichtingen).

Strikt genomen dient er geen voorafgaand akkoord te worden verkregen van de ondernemingsraad. In de praktijk getuigt het van enige hoffelijkheid dat het bedrijfsrevisorenkantoor omtrent de vervanging van de vaste vertegenwoordiger voorafgaandelijk contact neemt met het bestuursorgaan en de ondernemingsraad, teneinde zich ervan te vergewissen dat er geen bezwaar bestaat tegen de door de bedrijfsrevisorenvennootschap als vaste vertegenwoordiger voorgestelde persoon.

De vaste vertegenwoordiger van een bedrijfsrevisorenkantoor voor revisorale opdrachten dient steeds een bedrijfsrevisor natuurlijke persoon te zijn die rechtstreeks of onrechtstreeks (1) vennoot, zaakvoerder of bestuurder van het kantoor is of (2) op zelfstandige basis is verbonden met het kantoor (dus geen bedrijfsrevisor-werknemer).

2. Tijdelijke onmogelijkheid en delegatie van handtekeningsbevoegdheid

In dit geval is de benoeming van een nieuwe vaste vertegenwoordiger niet nodig.

Het is dan toegestaan dat een andere bedrijfsrevisor het verslag ondertekent in plaats van de echte vaste vertegenwoordiger, met de woorden “afwezig voor ondertekening”.

Deze mogelijkheid wordt ook uitdrukkelijk voorzien in artikel 22, § 4, in fine van de wet van
7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren: “Ingeval van overmacht kan de bedrijfsrevisor-natuurlijk persoon zijn bevoegdheid om te tekenen aan een andere bedrijfsrevisor delegeren.”.

In het geval van ongeschiktheid door ziekte of ongeval of een andere reden voor verhindering, is het daarom mogelijk om een beroep te doen op artikel 22, § 4, in fine. Indien de omstandigheden van de ongeschiktheid de bedrijfsrevisor zouden verhinderen om zijn daadwerkelijke verantwoordelijkheid van de opdracht op te nemen, dient hij zijn functie tijdens de eerstvolgende algemene vergadering te beëindigen[1]. Een bedrijfsrevisor die zelf de nodige controlewerkzaamheden heeft verricht – of onder zijn verantwoordelijkheid heeft laten uitvoeren – en die persoonlijk met de inhoud van het controleverslag heeft ingestemd, kan zijn handtekeningbevoegdheid delegeren aan een andere bedrijfsrevisor[2].

Deze tweede bedrijfsrevisor zal er zich dan wel moeten van vergewissen dat de vaste vertegenwoordiger inderdaad de nodige controlewerkzaamheden heeft verricht. Gezien het belang van controleverslagen voor de derden, zou het onaanvaardbaar zijn dat een bedrijfsrevisor het verslag van een confrater zonder verificatie ondertekent, zelfs al maken de twee confraters deel uit van hetzelfde bedrijfsrevisorenkantoor [3].

De aanbevolen voorstellingswijze van de handtekening is als volgt:

Vestigingsplaats, datum en handtekening Bedrijfsrevisorenkantoor XYZ Commissaris Vertegenwoordigd door Naam van vertegenwoordiger X die delegatie heeft ontvangen Bedrijfsrevisor Bij afwezigheid van Y, afwezig bij ondertekening

De handtekeningsdelegatie dient voorafgaandelijk te worden geformaliseerd. Zij moet de identiteit van de betrokken partijen (hij die heeft gedelegeerd en de gedelegeerde) vermelden. Het toepassingsgebied dient ook te worden afgebakend (in voorkomend geval is de delegatie beperkt tot de ondertekening van het commissarisverslag). Ten slotte moet elk van de partijen een kopie van de delegatiehandeling ondertekenen en bewaren, teneinde het bestaan ervan tegenover derden te kunnen aantonen.

De bedrijfsrevisor die aanvaardt om in de plaats van een confrater te ondertekenen draagt niet de verantwoordelijkheid van een opdracht waarin hij niet werd betrokken[4]. Een professionele benadering vereist evenwel dat de bedrijfsrevisor dat deze bedrijfsrevisor voorafgaand aan de ondertekening heeft kunnen nagaan dat de vereiste werkzaamheden werden uitgevoerd.

Indien de bedrijfsrevisor die handtekeningsdelegatie heeft ontvangen meent dat hij volgens zijn beroepsgeweten het verslag dat hem wordt voorgelegd niet kan ondertekenen, heeft hij niet het recht om dit te wijzigen zonder akkoord van de confrater. Hij heeft derhalve geen andere mogelijkheid dan de delegatie, die hij heeft ontvangen, te weigeren[5].

3. Vertegenwoordiging tijdens een vergadering die beraadslaagd op basis van een verslag opgesteld door de commissaris / van een vergadering van de ondernemingsraad waarin de basisinformatie en de jaarlijkse informatie worden besproken (delegatie van 'eenvoudige' vertegenwoordiging aan een andere bedrijfsrevisor)

Het is tevens mogelijk dat een vaste vertegenwoordiger afwezig is tijdens een vergadering van een orgaan dat beraadslaagd op basis van een door hem opgesteld verslag.

Dit is bijvoorbeeld het geval bij een algemene vergadering van de gecontroleerde entiteit.

Op advies van de Juridische Commissie is het volgens de Raad van het IBR uitgesloten dat een volmacht zou worden gegeven door de commissaris aan een lasthebber om zich te laten vertegenwoordigen op een algemene vergadering. Het mandaat van de commissaris is immers een intuitu personae overeenkomst. Een volmacht kan enkel worden verleend voor rechtshandelingen. Dit zou wel het geval zijn wanneer de wet vereist dat er een verslag van de commissaris wordt voorgelegd[6]. Deze regel is niet van toepassing op de omstandigheden als bedoeld in artikel 7:136 WVV, waar de aanwezigheid van de commissaris wel vereist is.

De commissaris woont daarom de algemene vergaderingen bij wanneer hij wordt opgeroepen om te beraadslagen op basis van een verslag dat hij heeft opgesteld. In geval van verhindering, kan hij zich laten vertegenwoordigen door een persoon voor wie hij instaat (Parl. St. Kamer 1982-83 nr. 552/35, p. 50). Overeenkomstig artikel 3:70 WVV zijn dit aangestelden of andere personen voor wie zij instaan.

In dat geval mag de commissaris alleen op de algemene vergadering worden vertegenwoordigd door een andere bedrijfsrevisor[7], in principe behorend tot hetzelfde bedrijfsrevisorenkantoor.

De agenda van de vergaderingen van de ondernemingsraad waarop economische en financiële inlichtingen worden verstrekt of besproken, wordt aan de bedrijfsrevisor meegedeeld (art. 3:85 WVV). De bedrijfsrevisor kan  deze vergaderingen bijwonen. Hij is echter verplicht om deze bij te wonen wanneer zulks hem wordt verzocht door het bestuursorgaan of door de door de werknemers benoemde leden die daartoe hebben besloten bij meerderheid van de door hen uitgebrachte stemmen (art. 3:86 WVV).

Wanneer een bedrijfsrevisor naar behoren binnen een redelijke termijn opgeroepen werd maar om dwingende redenen de vergadering niet kan bijwonen, dient hij de redenen van zijn belet mee te delen. In voorkomend geval kan een vennoot of een medewerker-revisor die over voldoende kennis van het dossier beschikt, de bedrijfsrevisor op de vergadering vervangen[8].

In al deze gevallen blijft de afwezige commissaris als enige verantwoordelijk voor zijn verslag, waarbij zijn “vervanger” slechts als vertegenwoordiger optreedt, zoals een persoon die een volmacht heeft gekregen.

4. Nuttige links

• B. Tilleman, “Het statuut van de commissaris”, publicatie ICCI 2007-2, Brugge, die Keure, 2007.
• Studies IBR, “De vennootschap en haar commissaris: praktische toepassingsgevallen”, Brussel, 2004.